1.1 เพิ่มแฟล็กหรือเตือนความจำในอีเมลฉบับเดียวก่อนส่ง

เมื่อเขียน / ตอบกลับ / ส่งต่ออีเมลในหน้าต่างข้อความเราสามารถเพิ่มค่าสถานะติดตามค่าสถานะที่กำหนดเองหรือการแจ้งเตือนไปยังอีเมลได้อย่างง่ายดาย

1.1.1 เพิ่มแฟล็กติดตามในอีเมลเดียวก่อนส่ง

ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม > ติดตามแล้วเลือกธงจากเมนูแบบเลื่อนลงตามที่คุณต้องการ

จากนั้นคุณจะเห็นข้อมูลการตั้งค่าสถานะถูกเพิ่มไว้เหนือส่วนหัวของข้อความดังภาพด้านล่างที่แสดง:

เคล็ดลับ:
(1) หากข้อความตอบกลับ / ส่งต่อถูกฝังอยู่ในบานหน้าต่างการอ่านคุณต้องคลิกปุ่มจอใหญ่เพื่อแสดงข้อความตอบกลับ / ส่งต่อในหน้าต่างข้อความ

(2) หลังจากส่งอีเมลนี้แล้วธงติดตาม  จะแสดงข้างอีเมลที่ส่งในรายการข้อความโดยอัตโนมัติและอีเมลที่ส่งจะถูกเพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำโดยอัตโนมัติด้วย

(3) แฟล็กติดตามผลประเภทนี้ใช้ได้ใน Outlook ของผู้ส่งเท่านั้น ผู้รับจะไม่ได้รับแฟล็กติดตามผล

1.1.2 เพิ่มค่าสถานะที่กำหนดเองหรือการแจ้งเตือนไปยังอีเมลฉบับเดียวก่อนส่ง

หากคุณต้องการเพิ่มค่าสถานะที่กำหนดเองหรือการแจ้งเตือนในการเขียนตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในปัจจุบันคุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม > ติดตาม > ประเพณี or เพิ่มคำเตือน ตามที่คุณต้องการ

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม: หากข้อความตอบกลับ / ส่งต่อถูกฝังอยู่ในบานหน้าต่างการอ่านคุณต้องคลิกไฟล์ เปิดออก ปุ่มเพื่อแสดงข้อความตอบกลับ / ส่งต่อในหน้าต่างข้อความประการแรก

2. ในกล่องโต้ตอบกำหนดเองไปที่ไฟล์ ตั้งค่าสถานะสำหรับฉัน และทำดังนี้:
(1) พิมพ์ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะในไฟล์ ตั้งค่าสถานะเป็น กล่อง;
(2) ระบุวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดตามที่คุณต้องการ
(3) หากคุณต้องการเพิ่มการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลให้ทำเครื่องหมายที่ เตือน และระบุวันที่และเวลาเตือนความจำตามที่คุณต้องการ

3. คลิก OK ปุ่ม

4. เขียนและส่งอีเมล

1.2 ตั้งค่าสถานะอีเมลขาออกทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

หากคุณต้องการตั้งค่าสถานะอีเมลขาออกทั้งหมดโดยอัตโนมัติคุณสามารถสร้างกฎเพื่อให้บรรลุ

1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > กฎระเบียบ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

2. ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิก กฎใหม่ ภายใต้ กฎอีเมล แถบ

3. ในตัวช่วยสร้างกฎคลิกเพื่อไฮไลต์ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่งและคลิกแท็บ ถัดไป ปุ่ม

4. ในตัวช่วยสร้างกฎข้อที่สองอย่าตรวจสอบเงื่อนไขใด ๆ และคลิก ถัดไป โดยตรง. จากนั้นในกล่องโต้ตอบ Microsoft Outlook ที่เปิดขึ้นมาให้คลิก ใช่ เพื่อจะดำเนินต่อไป.

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม: หากคุณต้องการเพิ่มแฟล็กสำหรับอีเมลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดเท่านั้นคุณสามารถเลือกตัวเลือกเฉพาะและระบุเงื่อนไขจากนั้นคลิก ถัดไป ปุ่ม

5. ในตัวช่วยสร้างกฎที่สาม:
(1) ทำเครื่องหมายที่ ตั้งค่าสถานะข้อความสำหรับการดำเนินการในหลายวัน ตัวเลือกใน ขั้นตอนที่ 1 มาตรา;
(2) คลิกข้อความที่ขีดเส้นใต้ ดำเนินการในหลายวัน ใน ขั้นตอนที่ 2 มาตรา;
(3) ในกล่องโต้ตอบข้อความตั้งค่าสถานะที่ปรากฏขึ้นให้ระบุข้อความที่ตั้งค่าสถานะและเตือนระยะเวลาตามที่คุณต้องการแล้วคลิก OK;
(4) ตอนนี้มันกลับไปที่ตัวช่วยสร้างกฎแล้วคลิก ถัดไป.

6. ในตัวช่วยสร้างกฎที่สี่คลิก ถัดไป โดยตรง.

เคล็ดลับ: ที่นี่เราสามารถกำหนดข้อยกเว้นเพื่อเรียกใช้กฎนี้ได้ หากจำเป็นให้ระบุข้อยกเว้นของกฎตามที่คุณต้องการ

7. ในวิซาร์ดกฎสุดท้ายตั้งชื่อกฎระบุตัวเลือกกฎที่กำลังทำงานอยู่และคลิกไฟล์ เสร็จสิ้น ปุ่ม

บางครั้งมีคำเตือนกล่องโต้ตอบ Microsoft Outlook โผล่ขึ้นมาให้คลิกที่ไฟล์ OK เพื่อปิด

8. จากนั้นเรากลับไปที่กล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิก OK เพื่อปิด

จากนี้ไปอีเมลขาออกทั้งหมดจะถูกตั้งค่าสถานะโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม:
(1) กฎจะไม่ตั้งค่าสถานะอีเมลขาออกหากเราปิด Outlook
(2) กฎจะเพิ่มเฉพาะค่าสถานะสำหรับรายการที่ส่งใน Outlook ของผู้ส่งและผู้รับจะไม่ได้รับข้อมูลการตั้งค่าสถานะ

2.1 ทำเครื่องหมายอีเมลหนึ่งฉบับว่าสำคัญ

เมื่อคุณเขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับ / ส่งต่ออีเมลใน Outlook คุณสามารถเพิ่มหรือเปลี่ยนลำดับความสำคัญของอีเมลได้
ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิกที่ ความสำคัญสูง or ความสำคัญต่ำ ปุ่มเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญสำหรับอีเมลที่กำลังแก้ไขอยู่โดยตรง

หมายเหตุ:
(1) ถ้า ความสำคัญสูง or ความสำคัญต่ำ ถูกไฮไลต์ไว้แล้วคุณสามารถคลิกปุ่มอีกครั้งเพื่อยกเลิกลำดับความสำคัญจากอีเมล

(2) หรือคุณสามารถคลิกจุดยึด  ที่มุมขวาล่างของไฟล์ แท็ก กลุ่มใน ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อเปิดใช้งานกล่องโต้ตอบคุณสมบัติระบุลำดับความสำคัญจากไฟล์ ความสำคัญ รายการแบบหล่นลงและปิดกล่องโต้ตอบ

(3) อย่างไรก็ตามในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่คุณสามารถคลิกได้เช่นกัน เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > อสังหาริมทรัพย์ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติจากนั้นระบุลำดับความสำคัญจากไฟล์ ความสำคัญ รายการแบบหล่นลง

(4) เมื่อข้อความตอบกลับหรือส่งต่อถูกฝังอยู่ในบานหน้าต่างการอ่านคุณสามารถคลิกไฟล์ ความสำคัญสูง or ความสำคัญต่ำ ปุ่มบน ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม แท็บ (เขียนเครื่องมือ) โดยตรง

2.2 ทำเครื่องหมายอีเมลใหม่ทั้งหมดว่าสำคัญโดยอัตโนมัติ

หากคุณต้องการทำเครื่องหมายอีเมลขาออกทั้งหมดเป็นลำดับความสำคัญสูงโดยอัตโนมัติคุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือก Outlook ได้ดังนี้:

1. ในมุมมองจดหมายคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านข้างซ้ายไปที่ ส่งข้อความ และระบุความสำคัญเริ่มต้นจากไฟล์ ระดับความสำคัญเริ่มต้น รายการแบบหล่นลง

3. คลิก OK ปุ่ม

จากนี้ไปอีเมลและการตอบกลับใหม่ทั้งหมดที่คุณส่งจะถูกทำเครื่องหมายเป็นระดับความสำคัญเริ่มต้นที่ระบุโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามอีเมลส่งต่อจะยังคงเป็นระดับความสำคัญของอีเมลเดิม

2.3 หมายเหตุ

เมื่อผู้รับได้รับอีเมลที่มีลำดับความสำคัญต่างกันพวกเขาจะเห็นอีเมลที่มีลำดับความสำคัญสูงถูกทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดง  และอีเมลที่มีความสำคัญต่ำจะมีเครื่องหมายลูกศรชี้ลงสีน้ำเงิน  ในรายการข้อความตามภาพด้านล่างที่แสดง

เมื่อผู้รับอ่านอีเมลในบานหน้าต่างการอ่านหรือหน้าต่างข้อความข้อมูลระดับความสำคัญจะถูกเพิ่มไว้ด้านล่างส่วนหัวของข้อความตามภาพหน้าจอด้านบน

3.1 ทำเครื่องหมายข้อความว่าเป็นความลับส่วนตัวส่วนตัวหรือปกติ

ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่เราสามารถตั้งค่าสถานะความลับสำหรับอีเมลปัจจุบันได้ง่ายๆดังนี้:

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > อสังหาริมทรัพย์ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ

เคล็ดลับ:
(1) หรือคุณสามารถเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติโดยคลิกที่จุดยึด  ที่มุมขวาล่างของไฟล์ แท็ก กลุ่มใน ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม แถบ

(2) หากข้อความตอบกลับหรือส่งต่อถูกฝังอยู่ในบานหน้าต่างการอ่านคุณสามารถคลิกที่จุดยึด  ที่มุมขวาล่างของไฟล์ แท็ก กลุ่มใน ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม แท็บ (เขียนเครื่องมือ).

2. ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติให้เลือกสถานะความไวจากไฟล์ ความไว รายการแบบหล่นลงตามที่คุณต้องการและปิดกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้สถานะความลับถูกตั้งค่าสำหรับอีเมลปัจจุบันจากนั้นเขียนและส่งตามที่คุณต้องการ

3.2 ทำเครื่องหมายอีเมลใหม่ทั้งหมดโดยอัตโนมัติว่าเป็นข้อมูลลับส่วนตัวส่วนตัวหรือปกติ

คุณยังสามารถกำหนดค่าตัวเลือก Outlook เพื่อเพิ่มสถานะความลับที่ระบุสำหรับอีเมลใหม่ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

1. ในมุมมองจดหมายคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านข้างทางซ้ายไปที่ไฟล์ ส่งข้อความ และระบุระดับความไวเริ่มต้นตามที่คุณต้องการ

3. คลิก OK ปุ่ม

นับจากนี้เป็นต้นไปอีเมลใหม่ทั้งหมดจะถูกตั้งค่าเป็นสถานะความลับเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับ: การตอบกลับและการส่งต่อจะยังคงเป็นสถานะความลับของอีเมลต้นฉบับ

3.3 หมายเหตุ

1. เมื่อผู้รับได้รับอีเมลที่มีสถานะเป็นความลับ พวกเขาจะได้รับข้อมูลสถานะความลับด้านล่างส่วนหัวของข้อความเมื่ออ่านในบานหน้าต่างการอ่านหรือหน้าต่างข้อความ

2. ข้อความที่มีระดับความไวของ ส่วนตัว จะไม่ส่งต่อหรือเปลี่ยนเส้นทางตามกฎกล่องขาเข้าของผู้รับ

นอกจากนี้เรายังสามารถเพิ่มหมวดหมู่หนึ่งหรือหลายหมวดหมู่สำหรับการเขียนตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลใหม่ใน Outlook

4.1 จัดหมวดหมู่อีเมลหนึ่งฉบับ

ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่คุณสามารถเพิ่มหมวดหมู่หนึ่งหรือหลายหมวดหมู่สำหรับอีเมลดังต่อไปนี้:

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > อสังหาริมทรัพย์ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ

เคล็ดลับ:

(1) คุณยังสามารถคลิกจุดยึด  ที่มุมขวาล่างของไฟล์ แท็ก กลุ่มใน ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ

(2) หากข้อความตอบกลับหรือส่งต่อถูกฝังอยู่ในบานหน้าต่างการอ่านคุณสามารถคลิกที่จุดยึด  ที่มุมขวาล่างของไฟล์ แท็ก กลุ่มใน ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม แท็บ (เขียนเครื่องมือ) เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ

2. ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติระบุประเภทจากไฟล์ หมวดหมู่ รายการแบบหล่นลงตามที่คุณต้องการและปิดกล่องโต้ตอบ

ทิปส์:
(1) คุณสามารถระบุประเภทสีหนึ่งประเภทจากไฟล์ หมวดหมู่ รายการแบบหล่นลงในแต่ละครั้งและดำเนินการซ้ำเพื่อเพิ่มหมวดหมู่สีหลายสี

(2) คุณยังสามารถคลิก หมวดหมู่ > หมวดหมู่ทั้งหมด เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบประเภทสี และในกล่องโต้ตอบใหม่ให้สร้างเปลี่ยนชื่อหรือลบหมวดหมู่ตามที่คุณต้องการหรือเลือกหลายหมวดหมู่พร้อมกันหากจำเป็น

(3) ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติคลิก หมวดหมู่ > ล้างหมวดหมู่ทั้งหมด เพื่อลบหมวดหมู่ที่มีอยู่ทั้งหมดออกจากอีเมลแก้ไขปัจจุบัน
จากนั้นเขียนและส่งอีเมลตามที่คุณต้องการ

4.2 จัดหมวดหมู่อีเมลใหม่ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ในบางกรณีคุณอาจต้องจัดหมวดหมู่อีเมลขาออกทั้งหมดโดยอัตโนมัติหรืออีเมลขาออกตามเกณฑ์พิเศษคุณสามารถสร้างกฎเพื่อให้บรรลุได้

1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > กฎระเบียบ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

2. ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิก กฎใหม่ ใต้ปุ่ม กฎอีเมล แถบ

3. ในตัวช่วยสร้างกฎคลิกเพื่อไฮไลต์ไฟล์ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง ตัวเลือกและคลิกที่ ถัดไป ปุ่ม

4. ในตัวช่วยสร้างกฎที่สองให้คลิกที่ไฟล์ ถัดไป โดยไม่ต้องระบุเงื่อนไขใด ๆ จากนั้นคลิก ใช่ ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Outlook

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการเพิ่มหมวดหมู่สำหรับอีเมลตามเกณฑ์คุณสามารถเลือกเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องและกำหนดเงื่อนไขตามที่คุณต้องการ

5. ในตัวช่วยสร้างกฎข้อที่สามโปรดดำเนินการดังนี้:
(1) ทำเครื่องหมายที่ กำหนดให้เป็นหมวดหมู่หมวดหมู่ ตัวเลือกใน ขั้นตอนที่ 1 มาตรา;
(2) คลิกข้อความที่ขีดเส้นใต้“หมวดหมู่"ใน ขั้นตอนที่ 2 มาตรา;
(3) ขณะนี้กล่องโต้ตอบหมวดหมู่สีปรากฏขึ้นโปรดเลือกหมวดหมู่สีหนึ่งหรือหลายสีตามที่คุณต้องการ
(4) คลิกไฟล์ OK ปุ่ม;
(5) คลิกไฟล์ ถัดไป ปุ่มในตัวช่วยสร้างกฎ

6. ในวิซาร์ดกฎที่สี่ระบุข้อยกเว้นหากจำเป็นแล้วคลิกไฟล์ ถัดไป ปุ่ม

7. ในวิซาร์ดกฎสุดท้ายตั้งชื่อกฎใหม่ในไฟล์ ขั้นตอนที่ 1 เลือกตัวเลือกการทำงานตามที่คุณต้องการในไฟล์ ขั้นตอนที่ 2 ส่วนและคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น ปุ่ม

หมายเหตุ: หากกล่องโต้ตอบคำเตือน Microsoft Outlook ปรากฏขึ้นโปรดคลิกที่ไฟล์ OK เพื่อดำเนินการต่อ

8. ตอนนี้มันกลับไปที่กล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิกที่ OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิด

นับจากนี้เป็นต้นไปอีเมลขาออกทั้งหมด (หรือเกณฑ์การประชุมอีเมลหากคุณระบุไว้) จะถูกเพิ่มหมวดหมู่สีที่ระบุโดยอัตโนมัติ
เคล็ดลับ: ต้องใช้ Outlook ทำงานเป็นประจำ หาก Outlook ไม่ทำงานกฎจะไม่จัดประเภทอีเมลขาออก

4.3 หมายเหตุ

หมวดหมู่จะถูกส่งไปพร้อมกับอีเมลถึงผู้รับ เมื่อผู้รับได้รับอีเมลเหล่านี้ใน Outlook พวกเขาจะได้รับประเภทสีนอกเหนือจากอีเมลในรายการข้อความและที่ด้านบนของเนื้อหาข้อความในบานหน้าต่างการอ่านหรือหน้าต่างข้อความ