ไปยังเนื้อหาหลัก

บทช่วยสอน Outlook - อะไหล่ด่วน

ผู้เขียน: เคลลี่ แก้ไขล่าสุด: 2020-10-12

หากคุณต้องการพิมพ์ข้อความชิ้นเดียวกันแทรกกราฟิกเดียวกันในการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ใน Outlook คุณจะทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ ง่ายขึ้นได้อย่างไร เมื่อเปรียบเทียบกับการพิมพ์เนื้อหาเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก Outlook มีคุณลักษณะ Quick Parts ที่น่าทึ่งเพื่อช่วยให้เราสามารถนำข้อความกราฟิกสัญลักษณ์ต่างๆมาใช้ซ้ำในเนื้อหาข้อความที่เขียนได้อย่างง่ายดาย

สารบัญ

หมายเหตุ: วิธีการที่แนะนำในหน้านี้ใช้กับโปรแกรมเดสก์ท็อป Microsoft Outlook 2019 ใน Windows 10 และคำแนะนำอาจแตกต่างกันมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Microsoft Outlook และสภาพแวดล้อมของ Windows


1. อะไหล่ด่วนคืออะไร?

พื้นที่ อะไหล่ด่วน คุณลักษณะคือไลบรารีของเนื้อหาที่คุณสามารถป้อนในเนื้อหาข้อความได้เป็นประจำเช่นข้อความกราฟิกสัญลักษณ์ ฯลฯ โดย อะไหล่ด่วน ไลบรารีคุณสามารถนำรายการทั้งหมดที่จัดเก็บไว้กลับมาใช้ใหม่ในเนื้อหาข้อความของคุณได้ทันที

รายการที่จัดเก็บในไลบรารี Quick Parts ถูกกำหนดให้เป็นแบบเอกสารสำเร็จรูปโดย Microsoft Office และ AutoText เป็นหน่วยการสร้างประเภทหนึ่งเพื่อให้เรานำมาใช้ซ้ำได้


2. ตำแหน่งของอะไหล่ด่วน

2.1 ตำแหน่งของคุณลักษณะ Quick Parts

ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่หน้าต่าง อะไหล่ด่วน คุณลักษณะอยู่ในไฟล์ ข้อความ กลุ่มใน สิ่งที่ใส่เข้าไป แถบ

2.2 ตำแหน่งของไฟล์ Quick Parts

ดังที่เราทราบรายการของแกลเลอรีชิ้นส่วนด่วนจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ที่มีชื่อว่า NormalEmail.dotm. NormalEmail.dotm ไฟล์ถูกเก็บไว้ในเส้นทางโฟลเดอร์ต่อไปนี้:
% APPDATA% \ Microsoft \ Templates

เปิดโฟลเดอร์วางเส้นทางโฟลเดอร์ลงในไฟล์ ที่ตั้ง แล้วกดปุ่ม เข้าสู่ สำคัญ. จากนั้นคุณจะได้รับไฟล์ NormalEmail.dotm ไฟล์ในโฟลเดอร์เปิด

เคล็ดลับ: เมื่อเราวางเส้นทางโฟลเดอร์ในไฟล์ ที่ตั้ง แล้วกดปุ่ม เข้าสู่ คีย์ % APPDATA% \ Microsoft \ Templates จะเปลี่ยนเป็น C: \ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3. สร้างรายการ Quick Parts ใหม่

คุณสามารถสร้างรายการ Quick Parts ใหม่ได้อย่างง่ายดายเมื่อเขียนใหม่ตอบกลับหรือส่งต่อข้อความใน Outlook

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้เลือกส่วนของข้อความที่คุณจะบันทึกเป็นรายการ Quick Parts ในเนื้อหาของข้อความ

2. คลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > อะไหล่ด่วน > บันทึกการเลือกลงในคลังภาพด่วน.

3. ในกล่องโต้ตอบสร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่โปรด:
(1) พิมพ์ชื่อในไฟล์ Name กล่อง;
(2) ระบุหมวดหมู่จากไฟล์ Category รายการแบบหล่นลง
(3) พิมพ์คำอธิบายเกี่ยวกับรายการใหม่นี้ในไฟล์ รายละเอียด กล่อง;
(4) เลือกรุ่นเม็ดมีดจาก Options รายการแบบหล่นลง

ทิปส์:
(1) คุณสามารถเพิ่มรายการ Quick Parts ใหม่ในหมวดหมู่ใหม่: คลิก ใน Category เลือก สร้างหมวดหมู่ใหม่ จากรายการดรอปดาวน์จากนั้นสร้างหมวดหมู่ใหม่ในกล่องโต้ตอบใหม่ที่โผล่ขึ้นมา

(2) มีรุ่นแทรกสามแบบใน Options รายการแบบเลื่อนลง:
A. แทรกเนื้อหาเท่านั้น: แทรกรายการ Quick Parts ที่ระบุไว้ที่เคอร์เซอร์ในเนื้อหาข้อความ
B. แทรกเนื้อหาในย่อหน้าของตนเอง: แทรกรายการ Quick Parts ที่ระบุในย่อหน้าแยก
C. แทรกเนื้อหาในเพจของตัวเอง: ดูเหมือนว่ารายการ Quick Parts ที่ระบุจะถูกแทรกในย่อหน้าแยกต่างหากในเนื้อหาข้อความ อย่างไรก็ตามในตัวอย่างก่อนพิมพ์ (เนื้อไม่มีมัน > พิมพ์) คุณจะเห็นมันอยู่ในหน้าแยกต่างหาก

4. คลิก OK ในกล่องโต้ตอบสร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่

จากนั้นข้อความหรือวัตถุที่เลือกจะถูกบันทึกเป็นรายการ Quick Parts ใน Outlook


4. ใส่รายการอะไหล่ด่วนในเนื้อหาข้อความ

รายการอะไหล่ด่วนสามารถใช้ซ้ำในเนื้อหาข้อความได้อย่างง่ายดายโดยการคลิกเท่านั้น

4.1 ใส่รายการอะไหล่ด่วน

ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้วางเคอร์เซอร์ในเนื้อหาข้อความที่คุณจะแทรกรายการ Quick Parts แล้วคลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > อะไหล่ด่วนแล้วคลิกรายการ Quick Part ที่ระบุจากเมนูแบบเลื่อนลง

จากนั้นรายการ Quick Part ที่ระบุจะถูกแทรกที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์หรือย่อหน้า / หน้าใหม่ถัดจากตำแหน่งเคอร์เซอร์

หรืออีกวิธีหนึ่งในไฟล์ อะไหล่ด่วน เมนูแบบเลื่อนลงคุณสามารถคลิกขวาที่รายการ Quick Part ที่ระบุจากนั้นเลือก แทรกที่ตำแหน่งเอกสารปัจจุบัน, แทรกที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร,หรือ แทรกที่ท้ายเอกสาร จากเมนูบริบทตามที่คุณต้องการ

4.2 ใส่รายการอะไหล่ด่วนด้วยปุ่มลัด

ในเนื้อหาข้อความพิมพ์ชื่อของรายการส่วนด่วนแล้วกดปุ่ม F3 คีย์จากนั้นชื่อรายการ Quick Part จะถูกแทนที่ด้วยเนื้อหาทันที


5. เปลี่ยนชื่อรายการอะไหล่ด่วน

บางครั้งคุณอาจต้องเปลี่ยนชื่อรายการ Quick Part คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้ง่ายๆดังนี้:

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > อะไหล่ด่วนจากนั้นในเมนูแบบเลื่อนลงให้คลิกขวาที่รายการที่ระบุแล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ จากเมนูคลิกขวา

2. ในกล่องโต้ตอบ Modify Building Block พิมพ์ชื่อรายการใหม่ในไฟล์ Name แล้วคลิกไฟล์ OK ปุ่ม

3. ในกล่องโต้ตอบการยืนยันอีกครั้งที่เปิดขึ้นมาให้คลิกไฟล์ ใช่ ปุ่ม

จากนั้นใน อะไหล่ด่วน เมนูแบบเลื่อนลงคุณจะเห็นรายการที่ระบุถูกเปลี่ยนชื่อไปแล้ว


6. แก้ไขรายการอะไหล่ด่วน

บางครั้งมีการสะกดผิดในเนื้อหาของรายการ Quick Part หรือเราจำเป็นต้องอัปเดตข้อมูลในเนื้อหาหรือด้วยเหตุผลอื่น ๆ เราจำเป็นต้องเปลี่ยนเนื้อหารายการ อย่างไรก็ตามดูเหมือนว่า Outlook จะไม่รองรับเลย ไม่เป็นไร! เราสามารถแทรกรายการ Quick Part ในเนื้อหาของข้อความแก้ไขเนื้อหาจากนั้นบันทึกเนื้อหาที่แก้ไขเป็นรายการชื่อเดียวกันเพื่อเขียนทับเนื้อหาเดิม

ในกรณีของฉันมีการสะกดผิดในเนื้อหารายการและฉันต้องการเปลี่ยนรูปแบบสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในนั้นฉันสามารถทำได้ดังนี้:

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > อะไหล่ด่วนจากนั้นในเมนูแบบเลื่อนลงให้คลิกรายการที่ระบุฉันจะแก้ไข

2. ตอนนี้รายการ Quick Part ถูกแทรกในเนื้อหาของข้อความ แก้ไขและจัดรูปแบบเนื้อหาตามต้องการ

3. เลือกเนื้อหาที่แก้ไขแล้วคลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > อะไหล่ด่วน > บันทึกการเลือกลงในคลังภาพด่วน.

4. ในกล่องโต้ตอบสร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพิมพ์ชื่อเดียวกับชื่อรายการเดิมในไฟล์ Name เลือกหมวดหมู่เดียวกันจากไฟล์ Category รายการแบบเลื่อนลงแล้วคลิกไฟล์ OK ปุ่ม

5. แล้วคลิกไฟล์ ใช่ ในกล่องโต้ตอบการยืนยันอีกครั้งที่เปิดขึ้นมา

จากนั้นในเมนูแบบเลื่อนลง Quick Parts คุณจะเห็นรายการที่ระบุได้รับการแก้ไขและแสดงเนื้อหาใหม่


7. ลบรายการอะไหล่ด่วน

คุณยังสามารถลบรายการ Quick Parts จากแกลเลอรีใน Outlook

7.1 ลบรายการ Quick Parts หนึ่งหรือหลายรายการ

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > อะไหล่ด่วนจากนั้นในรายการดรอปดาวน์ให้คลิกขวาที่รายการที่ระบุแล้วเลือก จัดระเบียบและลบ จากเมนูคลิกขวา

2. ตอนนี้กล่องโต้ตอบ Building Blocks Organizer ปรากฏขึ้นและรายการที่ระบุจะถูกไฮไลต์โดยค่าเริ่มต้น เราสามารถคลิกไฟล์ ลบ ปุ่มเพื่อลบออกโดยตรง

3. จากนั้นคลิกปุ่ม ใช่ ในกล่องโต้ตอบการยืนยันอีกครั้งที่เปิดขึ้นมา

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการลบรายการ Quick Parts อื่น ๆ ให้เลือกหนึ่งรายการในกล่องโต้ตอบ Building Blocks Organizer และคลิกที่ ลบ ปุ่ม. และทำซ้ำการดำเนินการนี้เพื่อลบรายการอื่น ๆ ทีละรายการ

4. ปิดกล่องโต้ตอบ Building Blocks Organizer

จากนั้นรายการ Quick Parts ที่ระบุจะถูกลบออก

7.2 ลบรายการ Quick Parts ทั้งหมดจำนวนมาก

หากคุณต้องการลบแกลเลอรี Quick Parts ทั้งหมดออกจาก Outlook คุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. ปิด Outlook

2. เปิดโฟลเดอร์ที่มีไฟล์เริ่มต้นของแกลเลอรี Outlook Quick Parts: เปิดโฟลเดอร์วางเส้นทางโฟลเดอร์ด้านล่างในไฟล์ ที่ตั้ง แล้วกดปุ่ม เข้าสู่ กุญแจ
เส้นทางโฟลเดอร์: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

3. ในโฟลเดอร์เปิดให้ค้นหาไฟล์ NormalEmail.dotm คลิกขวาและเลือก ลบ จากเมนูคลิกขวา

เคล็ดลับ: หรือคุณสามารถเลือกไฟล์ NormalEmail.dotm แล้วกด ลบ กุญแจสำคัญในการลบออก

เมื่อคุณเปิด Microsoft Outlook ในภายหลังและเปิดหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อใหม่คุณจะเห็นรายการ Quick Part ทั้งหมดถูกลบออกเป็นกลุ่ม อะไหล่ด่วน เมนูแบบเลื่อนลง


8. สำรองและกู้คืนแกลเลอรี Quick Parts

ตัวอย่างเช่นคุณต้องการย้ายแกลเลอรี Outlook Quick Parts ไปยังคอมพิวเตอร์ / แล็ปท็อปเครื่องอื่นหรือแชร์แกลเลอรีกับเพื่อนร่วมงานเพื่อนร่วมชั้นหรืออย่างอื่นคุณสามารถรับข้อมูลสำรองของแกลเลอรี Outlook Quick Parts ได้ และการสำรองข้อมูลทำให้สามารถกู้คืนแกลเลอรี Outlook Quick Parts ของคุณสำหรับอุบัติเหตุได้

8.1 สำรองข้อมูลใน Quick Parts Gallery

1. ปิด Outlook

2. เปิดโฟลเดอร์วางเส้นทางโฟลเดอร์ด้านล่างลงในไฟล์ ที่ตั้ง แล้วกดปุ่ม Eศูนย์กลางการหมุน กุญแจ
เส้นทางโฟลเดอร์: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

จากนั้นโฟลเดอร์ที่มีเอกสารเริ่มต้นของแกลเลอรี Quick Parts จะเปิดขึ้น

3. ข้อมูลของแกลเลอรี Outlook Quick Parts จะถูกเก็บไว้ในไฟล์ NormalEmail.dotm ไฟล์. คลิกขวาที่ไฟล์นี้แล้วเลือก คัดลอก จากเมนูคลิกขวา

เคล็ดลับ: หรือคุณสามารถเลือกไฟล์ NormalEmail.dotm แล้วกด Ctrl + C คีย์เพื่อคัดลอก

4. เปิดโฟลเดอร์ที่คุณจะจัดเก็บไฟล์สำรองแล้วกด Ctrl + V คีย์เพื่อวางไฟล์ในโฟลเดอร์นี้

จนถึงตอนนี้เรามีไฟล์สำรองของ Outlook Quick Parts Gallery และคุณสามารถย้ายข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์ / แล็ปท็อปเครื่องอื่นหรือแชร์ไปยังเครื่องอื่น ๆ ได้ตามต้องการ

8.2 กู้คืนคลังชิ้นส่วนด่วน

หากคุณเคยสำรองแกลเลอรี Quick Parts มาก่อนคุณสามารถกู้คืนได้ใน Outlook ของคุณหากแกลเลอรีสูญหายเนื่องจากอุบัติเหตุการอัปเดตหรือเหตุผลอื่น ๆ

1. ปิด Outlook

2. เปิดโฟลเดอร์ที่มีไฟล์สำรองเลือกไฟล์สำรองแล้วกด Ctrl + C คีย์เพื่อคัดลอก

3. เปิดโฟลเดอร์ที่จัดเก็บเอกสารเริ่มต้นของ Outlook Quick Parts Gallery: เปิดโฟลเดอร์วางเส้นทางโฟลเดอร์ด้านล่างลงในไฟล์ ที่ตั้ง แล้วกดปุ่ม Eศูนย์กลางการหมุน กุญแจ
เส้นทางโฟลเดอร์: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

4. ในโฟลเดอร์เปิดให้กด Ctrl + V คีย์เพื่อวางไฟล์สำรองลงในโฟลเดอร์

เมื่อคุณเปิด Outlook ในภายหลังคุณจะเห็นรายการ Quick Parts ถูกกู้คืนในไฟล์ อะไหล่ด่วน เมนูแบบเลื่อนลงในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่


บทความเพิ่มเติม ...


สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

ข่าวด่วน: Kutools สำหรับ Outlook เปิดตัว เวอร์ชันฟรี!

สัมผัสประสบการณ์ Kutools ใหม่สำหรับ Outlook เวอร์ชันฟรีพร้อมฟีเจอร์ที่น่าทึ่งกว่า 70 รายการ ให้คุณใช้งานได้ตลอดไป! คลิกดาวน์โหลดเลย!

🤖 Kutools AI : ส่งอีเมลระดับมืออาชีพทันทีด้วยเวทมนตร์ AI คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อตอบกลับอย่างชาญฉลาด น้ำเสียงที่สมบูรณ์แบบ การเรียนรู้หลายภาษา เปลี่ยนรูปแบบการส่งอีเมลอย่างง่ายดาย! ...

📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ตอบกลับอัตโนมัติ (ใช้ได้กับ POP และ IMAP)  /  กำหนดการส่งอีเมล  /  Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล  /  ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง)   /  เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ   /  แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...

📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมล  /  บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ  /  ลบอีเมลที่ซ้ำกัน  /  การค้นหาขั้นสูง  /  รวมโฟลเดอร์ ...

📁 ไฟล์แนบโปรบันทึกแบทช์  /  การแยกแบทช์  /  การบีบอัดแบบแบตช์  /  บันทึกอัตโนมัติ   /  ถอดอัตโนมัติ  /  บีบอัดอัตโนมัติ ...

🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น   /  เตือนคุณเมื่อมีอีเมลสำคัญมาถึง  /  ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...

???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา  /   อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง  /  🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก  /  แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม  /  ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...

ปลดล็อค Kutools for Outlook ทันทีด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว—ฟรีอย่างถาวร- อย่ารอช้า ดาวน์โหลดตอนนี้และเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ!

kutools สำหรับคุณสมบัติ Outlook1 kutools สำหรับคุณสมบัติ Outlook2
 

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations