Microsoft Outlook มีรูปแบบข้อความสามประเภท: HTML, Rich Text และ Plain Text รูปแบบข้อความแต่ละรูปแบบตรงตามความต้องการที่แตกต่างกัน

1.1 HTML

รูปแบบ HTML เป็นรูปแบบข้อความที่ได้รับความนิยมมากที่สุดใน Outlook

อย่างที่เราทราบกันดีว่า HTML เป็นภาษาของหน้าเว็บซึ่งช่วยให้เราสามารถเขียนโค้ดหน้าเว็บของเราด้วยข้อความรูปภาพและวัตถุอื่น ๆ ที่มีการจัดรูปแบบมากมาย ในทำนองเดียวกันรูปแบบ HTML ทำให้เนื้อหาข้อความทั้งหมดดูเหมือนหน้าเว็บที่สวยงามและเรียบร้อย อีเมลในรูปแบบ HTML รองรับการจัดรูปแบบตัวอักษรทั่วไปการจัดรูปแบบย่อหน้าการจัดตำแหน่ง ฯลฯ ยิ่งไปกว่านั้นอีเมลในรูปแบบ HTML สามารถรับรู้ได้จากไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่

ผู้ใช้ Outlook สามารถใช้ชุดรูปแบบข้อความเพื่อสร้างข้อความ HTML ได้โดยตรงโดยมีส่วนหัวที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายรายการการจัดรูปแบบแบบอักษรการจัดแนว ฯลฯ ในทางกลับกันผู้ใช้ Outlook ยังสามารถตกแต่งอีเมล HTML ด้วยแบบอักษรตัวหนาข้อความตัวเอียงขีดเส้นใต้สีเน้นสี เอฟเฟกต์ข้อความขั้นสูง ฯลฯ ตามที่ต้องการ

อย่างไรก็ตามคุณต้องสังเกตว่ารูปภาพและรูปร่างบางอย่างไม่สามารถแสดงใน Outlook ของผู้รับได้โดยตรงและต้องให้ผู้รับดาวน์โหลดด้วยตนเอง ที่แย่ไปกว่านั้นผู้รับ Outlook สามารถกำหนดค่าเพื่อป้องกันไม่ให้ดาวน์โหลดรูปภาพใด ๆ ในอีเมล HTML หากรูปภาพไม่ได้ดาวน์โหลดและแสดงใน Outlook ของผู้รับรูปภาพเหล่านี้จะถูกแทนที่ด้วยตัวยึดรูปภาพซึ่งจะทำให้ข้อความทั้งหมดยุ่ง

1.2 ข้อความธรรมดา

เมื่อเทียบกับรูปแบบ HTML แล้วรูปแบบข้อความธรรมดาจะรองรับเฉพาะข้อความปกติในเนื้อหาของข้อความ รูปแบบข้อความธรรมดาไม่รองรับการจัดรูปแบบใด ๆ เช่นตัวหนาตัวเอียงขีดเส้นใต้ขีดทับสีไฮไลต์ ฯลฯ นอกจากนี้ยังไม่รองรับการแสดงรูปภาพและไฮเปอร์ลิงก์ภายในข้อความ หากคุณต้องการแทรกรูปภาพที่สำคัญในข้อความวิธีแก้ปัญหาเดียวที่ใช้ได้คือแนบเป็นไฟล์แนบ

1.3 ริชเท็กซ์

รูปแบบ Rich Text ยังรองรับการจัดรูปแบบอักษรหลายแบบไฮเปอร์ลิงก์ตารางรูปร่างรูปภาพ ฯลฯ อย่างไรก็ตามการจัดรูปแบบส่วนใหญ่ในข้อความ Rich Text ใช้ได้กับ Microsoft Outlook และ Microsoft Exchange เท่านั้น ยิ่งไปกว่านั้นไฟล์แนบจะฝังอยู่ในเนื้อหาข้อความแทนที่จะแนบในส่วนหัวของข้อความ

เมื่อเขียนข้อความใหม่หรือตอบกลับ / ส่งต่อข้อความใน Outlook เราสามารถเปลี่ยนรูปแบบข้อความได้อย่างง่ายดาย

ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่เพียงคลิกที่ HTML, ข้อความธรรมดา,หรือ Rich Text ปุ่มใน รูปแบบ กลุ่มใน จัดรูปแบบข้อความ แถบ

หมายเหตุ: หากข้อความตอบกลับหรือส่งต่อถูกฝังอยู่ในบานหน้าต่างการอ่านคุณต้องคลิกไฟล์ เปิดออก ที่มุมซ้ายบนของบานหน้าต่างการอ่านเพื่อแสดงข้อความตอบกลับหรือส่งต่อในหน้าต่างข้อความ

โดยทั่วไปอีเมลใหม่จะถูกส่งในรูปแบบ HTML โดยอัตโนมัติใน Outlook อย่างไรก็ตามในบางกรณีเราจำเป็นต้องส่งอีเมลใหม่ในรูปแบบข้อความอื่นโดยอัตโนมัติเช่นข้อความธรรมดาหรือ Rich Text ในส่วนนี้จะแนะนำให้คุณเปลี่ยนรูปแบบข้อความเริ่มต้นสำหรับข้อความขาออกใหม่ทั้งหมดใน Outlook

1. คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options.

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านซ้ายไปที่ไฟล์ เขียนข้อความ และเลือกรูปแบบข้อความใหม่จากไฟล์ เขียนข้อความในรูปแบบนี้ รายการแบบหล่นลง

3. คลิก OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

จากนี้ไปข้อความใหม่ทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็นรูปแบบข้อความที่ระบุโดยอัตโนมัติ

โดยทั่วไปเราได้รับอีเมลหลายฉบับทุกวันใน Outlook และอีเมลเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบ HTML รูปแบบข้อความธรรมดาหรือรูปแบบ Rich Text ที่นี่ส่วนนี้จะแสดงบทช่วยสอนในการเปลี่ยนรูปแบบของอีเมลที่ได้รับใน Outlook อย่างรวดเร็ว

1. ในรายการข้อความดับเบิลคลิกเพื่อเปิดอีเมลที่ระบุ

2. จากนั้นอีเมลจะเปิดขึ้นในหน้าต่างข้อความ คลิก ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม > สถานะ > แก้ไขข้อความ.

3. ขณะนี้ข้อความสามารถแก้ไขได้ ไปข้างหน้าเพื่อเปิดใช้งานไฟล์ จัดรูปแบบข้อความ จากนั้นคลิกรูปแบบข้อความที่ระบุซึ่งคุณจะแปลงอีเมลเป็นในไฟล์ รูปแบบ กลุ่ม

4. กด Ctrl + S หรือคลิกปุ่ม ลด ปุ่ม (โดยค่าเริ่มต้นคือ ลด อยู่ในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเหนือแท็บ) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงจากนั้นปิดหน้าต่างข้อความ

หมายเหตุ: วิธีนี้สามารถเปลี่ยนรูปแบบข้อความสำหรับอีเมลที่ได้รับครั้งละหนึ่งฉบับเท่านั้น

หากคุณต้องการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบข้อความธรรมดาอยู่เสมอส่วนนี้จะช่วยแก้ปัญหาของคุณได้อย่างง่ายดายใน Outlook

1. ในอินเทอร์เฟซหลักของ Outlook คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ ในแถบด้านซ้ายแล้วคลิกไฟล์ การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ ปุ่ม

3. ในกล่องโต้ตอบศูนย์ความเชื่อถือคลิก การรักษาความปลอดภัยอีเมล ในแถบด้านซ้ายจากนั้นทำเครื่องหมายที่ อ่านจดหมายมาตรฐานทั้งหมดในรูปแบบข้อความธรรมดา ตัวเลือกใน อ่านเป็นข้อความธรรมดา มาตรา.

4. คลิก OK ต่อเนื่องกันเพื่อปิดทั้งสองกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้กลับไปที่อินเทอร์เฟซหลักของ Outlook และคุณจะเห็นอีเมลที่ได้รับทั้งหมดในรายการข้อความจะถูกแปลงเป็นข้อความธรรมดาโดยอัตโนมัติ

5. เลือกอีเมลที่คุณจะตอบกลับจากนั้นคลิก Home > ตอบ or ตอบทั้งหมด.

เคล็ดลับ: ในการส่งต่ออีเมลให้เลือกอีเมลในรายการข้อความจากนั้นคลิก Kutools> ส่งต่อ

6. จากนั้นคุณจะเห็นข้อความตอบกลับหรือข้อความส่งต่อถูกสร้างขึ้นในรูปแบบข้อความธรรมดา คุณสามารถเขียนข้อความตอบกลับและส่งได้ตามต้องการ

หมายเหตุ: ถ้า อ่านหลักมาตรฐานทั้งหมดในข้อความธรรมดา เปิดใช้งานตัวเลือกอีเมลที่ได้รับทั้งหมดจะถูกแปลงเป็นรูปแบบข้อความธรรมดาโดยอัตโนมัติ

หากคุณต้องการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML ใน Outlook คุณสามารถลองใช้โค้ด VBA ด้านล่างเพื่อแก้ปัญหาได้อย่างง่ายดาย

1. ใน Outlook กด อื่น ๆ + F11 ปุ่มเพื่อเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications

2. ในหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications คลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > โมดูลจากนั้นวางโค้ดด้านล่างลงในโมดูลใหม่

VBA: ตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML โดยอัตโนมัติ

Sub ForceReplyInHTML () 'อัปเดตโดย ExtendOffice.com วันที่ 11/18/2020 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow) ถ้า xWinStr = "Explorer" จากนั้น ตั้งค่า xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection ถ้า xSelection.Count > 0 จากนั้น ตั้งค่า xItem = xSelection.Item(1) อื่น ๆ MsgBox "ไม่ได้เลือกรายการข้อความ " & "โปรดทำการเลือกก่อน", ข้อมูล vb"Kutools for Outlook" ออกจาก Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" จากนั้น Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "ไม่รองรับหน้าต่างประเภท " & vbNewLine & "โปรดเลือก" & "หรือเปิดรายการก่อน", vbInformation, "Kutools for Outlook" ออกจาก Sub End ถ้า ถ้า xItem.Class <> olMail แล้วก็ MsgBox "ไม่ได้เลือกรายการข้อความ " & "โปรดเลือกก่อน", vbInformation, "Kutools for Outlook" ออกจาก Sub End ถ้า xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem ถ้า xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain แล้ว xIsPlainText = True End ถ้า xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'ถ้าจำเป็นต้องตอบกลับผู้รับทั้งหมดใน HTML ให้เปลี่ยน xMailItem.Reply เป็น xMailItem.ReplyAll ' ถ้าจำเป็นต้องส่งต่อใน HTML ให้เปลี่ยน xMailItem.Reply เป็น xMailItem.Forward ถ้า xIsPlainText = True จากนั้น xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End ถ้า xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing จบซับ

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม: โค้ดด้านบนจะช่วยให้คุณตอบกลับอีเมลในรูปแบบ HTML หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลทั้งหมดหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML โดยอัตโนมัติคุณสามารถทำได้ดังนี้:

(1) ในการตอบกลับผู้รับทั้งหมดในรูปแบบ HTML ให้แทนที่โค้ดด้านซ้ายด้วยโค้ดด้านขวา:
ตั้งค่า xRMail = xMailItem.Reply      ตั้งค่า xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) ในการส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML ให้แทนที่โค้ดด้านซ้ายด้วยโค้ดด้านขวา:
ตั้งค่า xRMail = xMailItem.Reply      ตั้งค่า xRMail = xMailItem Forward

3. ตอนนี้คุณสามารถคลิกเพื่อเลือกอีเมลและในหน้าต่างโมดูลที่ระบุคลิกไฟล์ วิ่ง หรือกด F5 ปุ่มตอบกลับตอบกลับทั้งหมดหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML

อย่างไรก็ตามการเปิดหน้าต่างโมดูลที่ระบุเพื่อเรียกใช้รหัส VBA ด้วยตนเองเป็นครั้งคราวจะน่าเบื่อ หากเราจำเป็นต้องใช้ VBA นี้บ่อยๆเพื่อความสะดวกในการทำงานเราสามารถเพิ่ม VBA นี้ลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเป็นปุ่มคำสั่งเพื่อให้เราสามารถใช้โมดูล VBA นี้ได้โดยคลิกเพียงครั้งเดียวในอนาคต

4. ในหน้าต่างโมดูลที่ระบุกด Ctrl + S คีย์เพื่อบันทึกรหัสจากนั้นปิดหน้าต่างโมดูลและหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications

5. ในอินเทอร์เฟซหลักของ Outlook คลิกลูกศรขนาดเล็ก  ในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนจากนั้นเลือก คำสั่งเพิ่มเติม จากเมนูแบบเลื่อนลง

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม: คุณยังสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook จากนั้นคลิกที่ แถบเครื่องมือด่วน ในแถบด้านซ้าย

6. ตอนนี้กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook ปรากฏขึ้นและไฟล์ แถบเครื่องมือด่วน เปิดใช้งานในแถบด้านซ้าย คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้:
(1) เลือก แมโคร จาก เลือกคำสั่งจาก รายการแบบหล่นลง
(2) ในกล่องรายการด้านซ้ายคลิกเพื่อไฮไลต์คำสั่ง VBA ที่ระบุที่เราเพิ่มไว้ตอนนี้
(3) คลิกไฟล์ เพิ่ม ปุ่ม

7. ตอนนี้คำสั่ง VBA ที่ระบุถูกเพิ่มลงในกล่องรายการด้านขวา ดำเนินการต่อไปนี้:
(1) ในกล่องรายการด้านขวาคลิกเพื่อไฮไลต์คำสั่ง VBA ที่ระบุ
(2) คลิกไฟล์ แก้ไข ปุ่ม;
(3) ในกล่องโต้ตอบ Modify Button ที่แจ้งให้ระบุสัญลักษณ์สำหรับคำสั่ง VBA ในไฟล์ สัญลักษณ์ กล่อง;
(4) พิมพ์ชื่อที่เข้าใจง่ายสำหรับคำสั่ง VBA ในไฟล์ ชื่อที่แสดง กล่อง;
(5) คลิกไฟล์ OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดทั้งสองกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้คำสั่ง VBA ถูกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนดังภาพด้านล่างที่แสดง

ในอนาคตคุณสามารถคลิกคำสั่ง VBA ในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเพื่อตอบกลับตอบกลับทั้งหมดหรือส่งต่ออีเมลที่เลือกในปัจจุบันในรูปแบบ HTML ไม่ว่าอีเมลต้นฉบับจะอยู่ในรูปแบบข้อความใด

หากคุณต้องการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบข้อความธรรมดา แต่ไม่มีผลกับรูปแบบข้อความของอีเมลที่ได้รับใน Outlook คุณจะจัดการกับมันได้อย่างไร? ยกเว้น VBA ข้างต้นมีวิธีง่ายๆในการตอบกลับหรือส่งต่อใน HTML หรือไม่? แล้วการตอบกลับหรือส่งต่อในรูปแบบ Rich Text โดยอัตโนมัติล่ะ? ที่นี่ส่วนนี้จะแนะนำเครื่องมือของบุคคลที่สามที่น่าทึ่ง การจัดรูปแบบคำตอบคงที่ และ แก้ไขการจัดรูปแบบไปข้างหน้า ให้บริการโดย Kutools for Outlook เพื่อตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลใด ๆ ที่มีรูปแบบข้อความที่ระบุโดยอัตโนมัติ

1. คลิก Kutools > การจัดรูปแบบคงที่ > การจัดรูปแบบคำตอบคงที่ > ตั้งค่าการจัดรูปแบบการตอบกลับ.

หมายเหตุ: หากต้องการส่งต่ออีเมลให้ใครก็ตามในรูปแบบข้อความคงที่โปรดคลิก Kutools > การจัดรูปแบบคงที่ > แก้ไขการจัดรูปแบบ Froward > ตั้งค่าการจัดรูปแบบไปข้างหน้า.

2. ในตั้งค่าการจัดรูปแบบการตอบกลับหรือตั้งค่าการจัดรูปแบบไปข้างหน้าให้ตรวจสอบรูปแบบข้อความที่ระบุซึ่งคุณจะตอบกลับหรือส่งต่อเสมอและคลิก OK ปุ่ม

3. ไปข้างหน้าเพื่อคลิก Kutools > การจัดรูปแบบคงที่ > การจัดรูปแบบคำตอบคงที่ (หรือ แก้ไขการจัดรูปแบบไปข้างหน้า)> เปิดใช้งานการจัดรูปแบบคำตอบคงที่ (หรือ เปิดใช้งานการจัดรูปแบบไปข้างหน้าคงที่) เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติ

และในการยืนยันการโผล่ออกมาอีกครั้ง Kutools for Outlook คลิกที่ OK ปุ่ม

จากนี้ไปเมื่อคุณคลิก Home > ตอบ, ตอบทั้งหมด,หรือ ข้างหน้า ในการตอบกลับ / ส่งต่ออีเมลการตอบกลับหรือส่งต่อจะเปลี่ยนเป็นรูปแบบข้อความที่ระบุโดยอัตโนมัติ