Microsoft Outlook มีรูปแบบข้อความสามประเภท: HTML, Rich Text และ Plain Text รูปแบบข้อความแต่ละรูปแบบตรงตามความต้องการที่แตกต่างกัน

1.1 HTML

รูปแบบ HTML เป็นรูปแบบข้อความที่ได้รับความนิยมมากที่สุดใน Outlook

อย่างที่เราทราบกันดีว่า HTML เป็นภาษาของหน้าเว็บซึ่งช่วยให้เราสามารถเขียนโค้ดหน้าเว็บของเราด้วยข้อความรูปภาพและวัตถุอื่น ๆ ที่มีการจัดรูปแบบมากมาย ในทำนองเดียวกันรูปแบบ HTML ทำให้เนื้อหาข้อความทั้งหมดดูเหมือนหน้าเว็บที่สวยงามและเรียบร้อย อีเมลในรูปแบบ HTML รองรับการจัดรูปแบบตัวอักษรทั่วไปการจัดรูปแบบย่อหน้าการจัดตำแหน่ง ฯลฯ ยิ่งไปกว่านั้นอีเมลในรูปแบบ HTML สามารถรับรู้ได้จากไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่

ผู้ใช้ Outlook สามารถใช้ชุดรูปแบบข้อความเพื่อสร้างข้อความ HTML ได้โดยตรงโดยมีส่วนหัวที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายรายการการจัดรูปแบบแบบอักษรการจัดแนว ฯลฯ ในทางกลับกันผู้ใช้ Outlook ยังสามารถตกแต่งอีเมล HTML ด้วยแบบอักษรตัวหนาข้อความตัวเอียงขีดเส้นใต้สีเน้นสี เอฟเฟกต์ข้อความขั้นสูง ฯลฯ ตามที่ต้องการ

อย่างไรก็ตามคุณต้องสังเกตว่ารูปภาพและรูปร่างบางอย่างไม่สามารถแสดงใน Outlook ของผู้รับได้โดยตรงและต้องให้ผู้รับดาวน์โหลดด้วยตนเอง ที่แย่ไปกว่านั้นผู้รับ Outlook สามารถกำหนดค่าเพื่อป้องกันไม่ให้ดาวน์โหลดรูปภาพใด ๆ ในอีเมล HTML หากรูปภาพไม่ได้ดาวน์โหลดและแสดงใน Outlook ของผู้รับรูปภาพเหล่านี้จะถูกแทนที่ด้วยตัวยึดรูปภาพซึ่งจะทำให้ข้อความทั้งหมดยุ่ง

1.2 ข้อความธรรมดา

เมื่อเทียบกับรูปแบบ HTML แล้วรูปแบบข้อความธรรมดาจะรองรับเฉพาะข้อความปกติในเนื้อหาของข้อความ รูปแบบข้อความธรรมดาไม่รองรับการจัดรูปแบบใด ๆ เช่นตัวหนาตัวเอียงขีดเส้นใต้ขีดทับสีไฮไลต์ ฯลฯ นอกจากนี้ยังไม่รองรับการแสดงรูปภาพและไฮเปอร์ลิงก์ภายในข้อความ หากคุณต้องการแทรกรูปภาพที่สำคัญในข้อความวิธีแก้ปัญหาเดียวที่ใช้ได้คือแนบเป็นไฟล์แนบ

1.3 ริชเท็กซ์

รูปแบบ Rich Text ยังรองรับการจัดรูปแบบอักษรหลายแบบไฮเปอร์ลิงก์ตารางรูปร่างรูปภาพ ฯลฯ อย่างไรก็ตามการจัดรูปแบบส่วนใหญ่ในข้อความ Rich Text ใช้ได้กับ Microsoft Outlook และ Microsoft Exchange เท่านั้น ยิ่งไปกว่านั้นไฟล์แนบจะฝังอยู่ในเนื้อหาข้อความแทนที่จะแนบในส่วนหัวของข้อความ

เมื่อเขียนข้อความใหม่หรือตอบกลับ / ส่งต่อข้อความใน Outlook เราสามารถเปลี่ยนรูปแบบข้อความได้อย่างง่ายดาย

ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่เพียงคลิกที่ HTML, ข้อความธรรมดา,หรือ Rich Text ปุ่มใน รูปแบบ กลุ่มใน จัดรูปแบบข้อความ แถบ

หมายเหตุ: หากข้อความตอบกลับหรือส่งต่อถูกฝังอยู่ในบานหน้าต่างการอ่านคุณต้องคลิกไฟล์ เปิดออก ที่มุมซ้ายบนของบานหน้าต่างการอ่านเพื่อแสดงข้อความตอบกลับหรือส่งต่อในหน้าต่างข้อความ

โดยทั่วไปอีเมลใหม่จะถูกส่งในรูปแบบ HTML โดยอัตโนมัติใน Outlook อย่างไรก็ตามในบางกรณีเราจำเป็นต้องส่งอีเมลใหม่ในรูปแบบข้อความอื่นโดยอัตโนมัติเช่นข้อความธรรมดาหรือ Rich Text ในส่วนนี้จะแนะนำให้คุณเปลี่ยนรูปแบบข้อความเริ่มต้นสำหรับข้อความขาออกใหม่ทั้งหมดใน Outlook

1. คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options.

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านซ้ายไปที่ไฟล์ เขียนข้อความ และเลือกรูปแบบข้อความใหม่จากไฟล์ เขียนข้อความในรูปแบบนี้ รายการแบบหล่นลง

3. คลิก OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

จากนี้ไปข้อความใหม่ทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็นรูปแบบข้อความที่ระบุโดยอัตโนมัติ

โดยทั่วไปเราได้รับอีเมลหลายฉบับทุกวันใน Outlook และอีเมลเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบ HTML รูปแบบข้อความธรรมดาหรือรูปแบบ Rich Text ที่นี่ส่วนนี้จะแสดงบทช่วยสอนในการเปลี่ยนรูปแบบของอีเมลที่ได้รับใน Outlook อย่างรวดเร็ว

1. ในรายการข้อความดับเบิลคลิกเพื่อเปิดอีเมลที่ระบุ

2. จากนั้นอีเมลจะเปิดขึ้นในหน้าต่างข้อความ คลิก ระบุความประสงค์หรือขอข้อมูลเพิ่มเติม > สถานะ > แก้ไขข้อความ.

3. ขณะนี้ข้อความสามารถแก้ไขได้ ไปข้างหน้าเพื่อเปิดใช้งานไฟล์ จัดรูปแบบข้อความ จากนั้นคลิกรูปแบบข้อความที่ระบุซึ่งคุณจะแปลงอีเมลเป็นในไฟล์ รูปแบบ กลุ่ม

4. กด Ctrl + S หรือคลิกปุ่ม ลด ปุ่ม (โดยค่าเริ่มต้นคือ ลด อยู่ในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเหนือแท็บ) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงจากนั้นปิดหน้าต่างข้อความ

หมายเหตุ: วิธีนี้สามารถเปลี่ยนรูปแบบข้อความสำหรับอีเมลที่ได้รับครั้งละหนึ่งฉบับเท่านั้น

หากคุณต้องการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบข้อความธรรมดาอยู่เสมอส่วนนี้จะช่วยแก้ปัญหาของคุณได้อย่างง่ายดายใน Outlook

1. ในอินเทอร์เฟซหลักของ Outlook คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ ในแถบด้านซ้ายแล้วคลิกไฟล์ การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ ปุ่ม

3. ในกล่องโต้ตอบศูนย์ความเชื่อถือคลิก การรักษาความปลอดภัยอีเมล ในแถบด้านซ้ายจากนั้นทำเครื่องหมายที่ อ่านจดหมายมาตรฐานทั้งหมดในรูปแบบข้อความธรรมดา ตัวเลือกใน อ่านเป็นข้อความธรรมดา มาตรา.

4. คลิก OK ต่อเนื่องกันเพื่อปิดทั้งสองกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้กลับไปที่อินเทอร์เฟซหลักของ Outlook และคุณจะเห็นอีเมลที่ได้รับทั้งหมดในรายการข้อความจะถูกแปลงเป็นข้อความธรรมดาโดยอัตโนมัติ

5. เลือกอีเมลที่คุณจะตอบกลับจากนั้นคลิก หน้าแรก > ตอบ or ตอบทั้งหมด.

เคล็ดลับ: ในการส่งต่ออีเมลให้เลือกอีเมลในรายการข้อความจากนั้นคลิก Kutools> ส่งต่อ

6. จากนั้นคุณจะเห็นข้อความตอบกลับหรือข้อความส่งต่อถูกสร้างขึ้นในรูปแบบข้อความธรรมดา คุณสามารถเขียนข้อความตอบกลับและส่งได้ตามต้องการ

หมายเหตุ: ถ้า อ่านหลักมาตรฐานทั้งหมดในข้อความธรรมดา เปิดใช้งานตัวเลือกอีเมลที่ได้รับทั้งหมดจะถูกแปลงเป็นรูปแบบข้อความธรรมดาโดยอัตโนมัติ

หากคุณต้องการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML ใน Outlook คุณสามารถลองใช้โค้ด VBA ด้านล่างเพื่อแก้ปัญหาได้อย่างง่ายดาย

1. ใน Outlook กด อื่น ๆ + F11 ปุ่มเพื่อเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications

2. ในหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications คลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > โมดูลจากนั้นวางโค้ดด้านล่างลงในโมดูลใหม่

VBA: ตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML โดยอัตโนมัติ

Sub ForceReplyInHTML () 'อัปเดตโดย ExtendOffice.com เมื่อ 11/18/2020 Dim xSelection เป็น Outlook การเลือก Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText เป็น Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) ถ้า xWinStr = "Explorer" จากนั้นตั้งค่า xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection ถ้า xSelection.Count> 0 จากนั้นตั้งค่า xItem = xSelection.Iem (1) อื่น MsgBox "ไม่ได้เลือกรายการข้อความ" & "โปรดทำการเลือกก่อน", vbInformation, "Kutools for Outlook" ออกจาก Sub End หาก ElseIf xWinStr = "Inspector" จากนั้นตั้งค่า xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "ประเภทหน้าต่างที่ไม่รองรับ" & vbNewLine & "โปรดทำการเลือก" & "หรือเปิดรายการก่อน . ", vbInformation," Kutools for Outlook "ออกจาก Sub End ถ้าถ้า xItem.Class <> olMail แล้ว MsgBox" ไม่ได้เลือกรายการข้อความ "&" โปรดทำการเลือกก่อน ", vbInformation," Kutools for Outlook "ออกจาก Sub End ถ้า xIsPlainText = ชุดเท็จ xMailItem = xItem ถ้า xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain จากนั้น xIsPlainText = True End หาก xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML ตั้งค่า xRMail = xMailItem.Reply 'หากจำเป็นต้องตอบกลับผู้รับทั้งหมดใน HTML ให้เปลี่ยน xMailItem.Reply เป็น xMailItem.ReplyAll' หากต้องการส่งต่อใน HTML ให้เปลี่ยน xMailItem.Reply xMailItemForward ถ้า xIsPlainText = True แล้ว xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End ถ้า xRMail.Display (False) ตั้งค่า xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม: โค้ดด้านบนจะช่วยให้คุณตอบกลับอีเมลในรูปแบบ HTML หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลทั้งหมดหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML โดยอัตโนมัติคุณสามารถทำได้ดังนี้:

(1) ในการตอบกลับผู้รับทั้งหมดในรูปแบบ HTML ให้แทนที่โค้ดด้านซ้ายด้วยโค้ดด้านขวา:
ตั้งค่า xRMail = xMailItem.Reply      ตั้งค่า xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) ในการส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML ให้แทนที่โค้ดด้านซ้ายด้วยโค้ดด้านขวา:
ตั้งค่า xRMail = xMailItem.Reply      ตั้งค่า xRMail = xMailItem Forward

3. ตอนนี้คุณสามารถคลิกเพื่อเลือกอีเมลและในหน้าต่างโมดูลที่ระบุคลิกไฟล์ วิ่ง หรือกด F5 ปุ่มตอบกลับตอบกลับทั้งหมดหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบ HTML

อย่างไรก็ตามการเปิดหน้าต่างโมดูลที่ระบุเพื่อเรียกใช้รหัส VBA ด้วยตนเองเป็นครั้งคราวจะน่าเบื่อ หากเราจำเป็นต้องใช้ VBA นี้บ่อยๆเพื่อความสะดวกในการทำงานเราสามารถเพิ่ม VBA นี้ลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเป็นปุ่มคำสั่งเพื่อให้เราสามารถใช้โมดูล VBA นี้ได้โดยคลิกเพียงครั้งเดียวในอนาคต

4. ในหน้าต่างโมดูลที่ระบุกด Ctrl + S คีย์เพื่อบันทึกรหัสจากนั้นปิดหน้าต่างโมดูลและหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications

5. ในอินเทอร์เฟซหลักของ Outlook คลิกลูกศรขนาดเล็ก  ในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนจากนั้นเลือก คำสั่งเพิ่มเติม จากเมนูแบบเลื่อนลง

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม: คุณยังสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook จากนั้นคลิกที่ แถบเครื่องมือด่วน ในแถบด้านซ้าย

6. ตอนนี้กล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook ปรากฏขึ้นและไฟล์ แถบเครื่องมือด่วน เปิดใช้งานในแถบด้านซ้าย คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้:
(1) เลือก แมโคร จาก เลือกคำสั่งจาก รายการแบบหล่นลง
(2) ในกล่องรายการด้านซ้ายคลิกเพื่อไฮไลต์คำสั่ง VBA ที่ระบุที่เราเพิ่มไว้ตอนนี้
(3) คลิกไฟล์ เพิ่ม ปุ่ม

7. ตอนนี้คำสั่ง VBA ที่ระบุถูกเพิ่มลงในกล่องรายการด้านขวา ดำเนินการต่อไปนี้:
(1) ในกล่องรายการด้านขวาคลิกเพื่อไฮไลต์คำสั่ง VBA ที่ระบุ
(2) คลิกไฟล์ แก้ไข ปุ่ม;
(3) ในกล่องโต้ตอบ Modify Button ที่แจ้งให้ระบุสัญลักษณ์สำหรับคำสั่ง VBA ในไฟล์ สัญลักษณ์ กล่อง;
(4) พิมพ์ชื่อที่เข้าใจง่ายสำหรับคำสั่ง VBA ในไฟล์ ชื่อที่แสดง กล่อง;
(5) คลิกไฟล์ OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดทั้งสองกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้คำสั่ง VBA ถูกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนดังภาพด้านล่างที่แสดง

ในอนาคตคุณสามารถคลิกคำสั่ง VBA ในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเพื่อตอบกลับตอบกลับทั้งหมดหรือส่งต่ออีเมลที่เลือกในปัจจุบันในรูปแบบ HTML ไม่ว่าอีเมลต้นฉบับจะอยู่ในรูปแบบข้อความใด

หากคุณต้องการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลในรูปแบบข้อความธรรมดา แต่ไม่มีผลกับรูปแบบข้อความของอีเมลที่ได้รับใน Outlook คุณจะจัดการกับมันได้อย่างไร? ยกเว้น VBA ข้างต้นมีวิธีง่ายๆในการตอบกลับหรือส่งต่อใน HTML หรือไม่? แล้วการตอบกลับหรือส่งต่อในรูปแบบ Rich Text โดยอัตโนมัติล่ะ? ที่นี่ส่วนนี้จะแนะนำเครื่องมือของบุคคลที่สามที่น่าทึ่ง การจัดรูปแบบคำตอบคงที่ และ แก้ไขการจัดรูปแบบไปข้างหน้า ให้บริการโดย Kutools สำหรับ Outlook เพื่อตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลใด ๆ ที่มีรูปแบบข้อความที่ระบุโดยอัตโนมัติ

1. คลิก Kutools > การจัดรูปแบบคงที่ > การจัดรูปแบบคำตอบคงที่ > ตั้งค่าการจัดรูปแบบการตอบกลับ.

หมายเหตุ: หากต้องการส่งต่ออีเมลให้ใครก็ตามในรูปแบบข้อความคงที่โปรดคลิก Kutools > การจัดรูปแบบคงที่ > แก้ไขการจัดรูปแบบ Froward > ตั้งค่าการจัดรูปแบบไปข้างหน้า.

2. ในตั้งค่าการจัดรูปแบบการตอบกลับหรือตั้งค่าการจัดรูปแบบไปข้างหน้าให้ตรวจสอบรูปแบบข้อความที่ระบุซึ่งคุณจะตอบกลับหรือส่งต่อเสมอและคลิก OK ปุ่ม

3. ไปข้างหน้าเพื่อคลิก Kutools > การจัดรูปแบบคงที่ > การจัดรูปแบบคำตอบคงที่ (หรือ แก้ไขการจัดรูปแบบไปข้างหน้า)> เปิดใช้งานการจัดรูปแบบคำตอบคงที่ (หรือ เปิดใช้งานการจัดรูปแบบไปข้างหน้าคงที่) เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติ

และในกล่องโต้ตอบ Kutools for Outlook ที่ยืนยันอีกครั้งให้คลิกไฟล์ OK ปุ่ม

จากนี้ไปเมื่อคุณคลิก หน้าแรก > ตอบ, ตอบทั้งหมด,หรือ ข้างหน้า ในการตอบกลับ / ส่งต่ออีเมลการตอบกลับหรือส่งต่อจะเปลี่ยนเป็นรูปแบบข้อความที่ระบุโดยอัตโนมัติ