เริ่มต้นการเดินทางที่เปลี่ยนแปลงไปกับ Kutools' ผู้ช่วยจดหมาย AIโดยที่ Outlook ของคุณไม่ได้เป็นเพียงไคลเอนต์อีเมล แต่เป็นสัญญาณแห่งประสิทธิภาพ ความชัดเจน และข้อมูลเชิงลึก เครื่องมือบุกเบิกนี้ก้าวข้ามการจัดการอีเมลแบบเดิมๆ โดยนำเสนอการผสมผสานระหว่างความซับซ้อนและความเรียบง่ายที่สร้างนิยามใหม่ของการสื่อสารของคุณ ด้วยการควบคุมพลังของโมเดล AI ขั้นสูง เช่น GPT-3.5 และ GPT-4 ทำให้ AI Mail Assistant ยกระดับประสบการณ์อีเมลของคุณในทุกด้าน มันนำเสนอคุณสมบัติหลักสี่ประการระดับแนวหน้า: ตอบกลับอีเมลด้วยการตอบกลับที่ละเอียดถี่ถ้วนจนพวกเขารู้สึกว่าคุณเป็นคนสร้างขึ้นเอง เพิ่มประสิทธิภาพอีเมลปรับปรุงข้อความของคุณเพื่อให้เกิดผลกระทบสูงสุด สรุปอีเมลกลั่นกรองหัวข้อที่ซับซ้อนให้เป็นภาพรวมที่กระชับ และ แปลอีเมลทำลายอุปสรรคทางภาษาได้อย่างง่ายดาย นี่ไม่ใช่แค่การปรับปรุงกิจวัตรอีเมลของคุณเท่านั้น เป็นการยกเครื่องใหม่ทั้งหมด

AI Mail Assistant ใน Kutools for Outlook คืออะไร

เหตุใดจึงเลือก AI Mail Assistant สำหรับ Outlook ของคุณ

จะตั้งค่า AI Mail Assistant เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลได้อย่างไร

• ขั้นตอนที่ 1: ติดตั้ง AI Mail Assistant
• ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานฟีเจอร์ AI Mail Assistant
• ขั้นตอนที่ 3: กำหนดการตั้งค่า AI Mail Assistant เพื่อการใช้งานส่วนบุคคล
  • การตั้งค่าสำหรับการกำหนดค่า AI
  • การตั้งค่าสำหรับการดำเนินการ
  • การตั้งค่าความรู้

ใช้ AI Mail Assistant ในขั้นตอนการทำงานของคุณพร้อมตัวอย่าง

• ตอบกลับอีเมล: สร้างการตอบกลับโดยการวิเคราะห์การสื่อสารทางอีเมลที่ผ่านมา
• เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล: เรียบเรียงอีเมลใหม่เพื่อความชัดเจน
• สรุปอีเมล: สรุปกระทู้อีเมลยาวๆเพื่อความเข้าใจที่รวดเร็ว
• แปลอีเมล: แปลอีเมลจากลูกค้าต่างประเทศเป็นภาษาที่คุณต้องการ

เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของ AI Mail Assistant

AI Mail Assistant ใน Kutools for Outlook คืออะไร

Kutools' ผู้ช่วยจดหมาย AIที่โดดเด่นในหมู่ 100 + คุณสมบัติขั้นสูงของ Kutools สำหรับ Outlookเป็นผลงานชิ้นเอกที่สร้างสรรค์โดย ขยายOffice. แสดงถึงจุดสุดยอดของนวัตกรรมอีเมล โดยผสานความสามารถของโมเดล AI เช่น GPT-3.5 และ GPT-4 เข้ากับความต้องการในชีวิตประจำวันของผู้ใช้ Outlook ที่ ผู้ช่วยจดหมาย AI พลิกโฉมประสบการณ์ Outlook ของคุณด้วยความสามารถหลักสี่ประการ:

• ตอบกลับอีเมล: ประดิษฐ์คำตอบที่สะท้อนถึงสไตล์และน้ำเสียงส่วนตัวของคุณ ทำให้ทุกคำตอบดูเหมือนมาจากคุณโดยตรง ด้วยความสามารถในการเรียนรู้เชิงลึก
• เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล: ปรับปรุงอีเมลของคุณเพื่อความชัดเจนและความเป็นมืออาชีพ โดยใช้แบบจำลองทางภาษาขั้นสูงเพื่อปรับแต่งและขัดเกลาข้อความของคุณ
• สรุปอีเมล: นำเสนอสรุปโดยย่อของเธรดอีเมลที่มีความยาว โดยใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อแยกและนำเสนอประเด็นสำคัญ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายาม
• แปลอีเมล: ขจัดอุปสรรคด้านภาษาโดยการแปลอีเมลเป็นหลายภาษา โดยใช้แบบจำลองภาษาที่ซับซ้อนเพื่อการแปลที่แม่นยำและเกี่ยวข้องกับบริบท

ด้วยการรวมคุณสมบัติเหล่านี้เข้ากับรูทีนอีเมลรายวันของคุณ ผู้ช่วยจดหมาย AI ไม่เพียงแต่ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ แต่ยังทำให้การสื่อสารของคุณสมบูรณ์ขึ้นอีกด้วย ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกอีเมลที่คุณส่งหรือรับตรงตามมาตรฐานสูงสุดในด้านประสิทธิภาพและประสิทธิผล

เหตุใดจึงเลือก AI Mail Assistant สำหรับ Outlook ของคุณ

ในโลกดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญ ที่ ผู้ช่วยจดหมาย AI ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี AI ที่ล้ำสมัยเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่ได้เป็นเพียงการอ่านเท่านั้น แต่ยังรู้สึก เข้าใจ และได้รับการชื่นชม มันเกี่ยวกับการยกระดับเกมอีเมลของคุณ และทำให้ทุกการโต้ตอบมีความหมายและมีผลกระทบมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะจัดการอีเมลรายวันจำนวนมากหรือมุ่งเน้นไปที่ข้อความสำคัญเพียงข้อความเดียว AI Mail Assistant คือพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ของคุณ รับรองว่าคุณจะเป็นผู้นำในเกมการสื่อสาร นี่คือบางส่วน ประโยชน์ที่สำคัญ คุณสมบัตินี้มี:

⚙️ บูรณาการอย่างราบรื่นกับ Outlook: ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับ Outlook โดยจะปรับปรุงประสบการณ์อีเมลของคุณในสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคย ทำให้มั่นใจได้ถึงขั้นตอนการทำงานที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพ

📧 การตอบกลับอีเมลส่วนบุคคล: ด้วยการใช้ประโยชน์จากโมเดล AI เช่น GPT-3.5, GPT-4 และ Gemini จะช่วยสร้างสรรค์การตอบกลับที่สะท้อนสไตล์และน้ำเสียงที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณ ทำให้มั่นใจได้ว่าอีเมลทุกฉบับจะรู้สึกเหมือนเป็นการเขียนโดยคุณเอง

✏️ เพิ่มความชัดเจนและความเป็นมืออาชีพ: ใช้โมเดลภาษาขั้นสูงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณ รับประกันความชัดเจนและความเป็นมืออาชีพในทุกข้อความที่คุณส่ง

📄 การสรุปอีเมลที่มีประสิทธิภาพ: ใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อให้สรุปโดยย่อของเธรดอีเมลที่มีความยาว โดยแยกและนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

🌍 ความสามารถในการแปลภาษา: ทลายกำแพงด้านภาษาด้วยโมเดลที่ซับซ้อนเพื่อการแปลที่แม่นยำ ทำให้การสื่อสารทั่วโลกเป็นเรื่องง่าย

🔄 การเรียนรู้แบบปรับตัว: เรียนรู้อย่างต่อเนื่องจากพฤติกรรมและการตั้งค่าอีเมลของคุณเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของคุณได้ดีขึ้น ปรับปรุงความช่วยเหลือเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อการสนับสนุนที่เป็นส่วนตัวยิ่งขึ้นในขณะที่ใช้คุณสมบัติตอบกลับอีเมล ระบบนี้จะปรับเพื่อเพิ่มความแม่นยำของการตอบกลับของคุณตามรูปแบบการโต้ตอบของคุณ ทำให้มั่นใจได้ว่าการตอบกลับจะแม่นยำยิ่งขึ้นและปรับให้เหมาะกับรูปแบบการสื่อสารของคุณ ซึ่งท้ายที่สุดจะนำไปสู่ประสบการณ์การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

⏰ ระบบอัตโนมัติที่ช่วยประหยัดเวลา: ทำให้งานอีเมลที่เป็นกิจวัตรเป็นอัตโนมัติ เช่น การจัดระเบียบอีเมลและกำหนดเวลาการติดตามผล ทำให้คุณมีเวลาสำหรับงานที่สำคัญมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของคุณ

🖥️ ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่าย: มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย ทำให้ผู้ใช้ทุกระดับเทคโนโลยีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอีเมลและการสื่อสารได้อย่างง่ายดาย

🔐 ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยขั้นสูง: ใช้โปรโตคอลการเข้ารหัสและการรักษาความปลอดภัยล่าสุดเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลอีเมลของคุณได้รับการปกป้อง ทำให้คุณอุ่นใจได้ในความปลอดภัยของการสื่อสารของคุณ

จะตั้งค่า AI Mail Assistant เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลได้อย่างไร

พลิกโฉมประสบการณ์อีเมลของคุณด้วย ผู้ช่วยจดหมาย AI อยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่ก้าว ที่นี่เราจะแสดงคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่า ผู้ช่วยจดหมาย AI ใน Outlook ของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: ติดตั้ง AI Mail Assistant

ไปที่ ดาวน์โหลดหน้า เพื่อดาวน์โหลดและติดตั้ง Kutools สำหรับ Outlook.

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานคุณสมบัติ AI Mail Assistant

1. หลังจากติดตั้ง Kutools สำหรับ Outlookไปที่ Kutools แล้วคลิก ผู้ช่วยจดหมาย AI.

ในปี 2 ผู้ช่วยจดหมาย AI บานหน้าต่างจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของหน้าต่าง Outlook

3.และในขณะเดียวกัน. คู่มือผู้ช่วย AI Mail กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น โดยจะแนะนำสี่ฟังก์ชันที่ AI Mail Assistant นำเสนอ คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

หมายเหตุ: กล่องโต้ตอบป๊อปอัปนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดใช้งาน AI Mail Assistant เป็นครั้งแรกเท่านั้น หากคุณต้องการเข้าถึงคู่มือนี้อีกครั้งในอนาคต เพียงคลิกที่ ปุ่ม

4. อื่น ๆ คู่มือผู้ช่วย AI Mail กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น มันแนะนำ ข้อกำหนดการใช้งาน ของเครื่องมือนี้ คลิก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ หรือคลิก หลัง เพื่อกลับไปยังกล่องโต้ตอบคำแนะนำผู้ช่วย AI Mail ก่อนหน้า

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดการตั้งค่า AI Mail Assistant สำหรับการใช้งานส่วนบุคคล

ในบานหน้าต่าง AI Mail Assistant โปรดคลิกที่ การกำหนดค่า AI ไอคอนเพื่อเปิด การตั้งค่า AI กล่องโต้ตอบ คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าได้สามลักษณะ: การกำหนดค่า AI, การกระทำและ ความรู้.

การตั้งค่าสำหรับการกำหนดค่า AI

ไปที่ การกำหนดค่า AI แท็บในนั้น การตั้งค่า AI กล่องโต้ตอบ และโปรดปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เลือกผู้ให้บริการ AI (OpenAI, GoogleAI,หรือ AzureAI) จาก ผู้ให้บริการ AI รายการแบบหล่นลง

2. คัดลอกและวางคีย์ API ของคุณลงใน คีย์ API กล่องข้อความ.

3. เลือกรุ่น (จีพีที-3.5-เทอร์โบ, gpt-4-turbo-แสดงตัวอย่าง,หรือ GPT-4) จาก รุ่น รายการแบบหล่นลง

4. สุดท้ายคลิกไฟล์ ลด ปุ่ม

การตั้งค่าสำหรับการดำเนินการ

หลังจากกำหนดค่าข้อมูลผู้ให้บริการ AI แล้ว ให้ไปที่ การกระทำ แท็บเพื่อกำหนดบทบาทของโมเดล และระบุงานที่ควรทำภายในบทบาทนั้น

ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร การกระทำ ส่วนจะมีสี่แท็บ: ตอบกลับอีเมล, เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล, สรุปอีเมลและ แปลอีเมล. นำทางไปยังแต่ละแท็บเพื่อปรับแต่ง พรอมต์บทบาท และ พร้อมรับคำสั่ง ตามความต้องการของคุณ

ตัวอย่างการกำหนดค่าการดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น ฉันต้องการแปลอีเมลเป็นภาษาฝรั่งเศส คุณสามารถทำดังนี้:

1. ไปที่ แปลอีเมล ใน การกระทำ มาตรา.
2. ปรับเปลี่ยน พร้อมรับคำสั่ง ในกล่องข้อความ
   ที่นี่เปลี่ยนข้อความ “กรุณาแปลเนื้อหาต่อไปนี้เป็น ภาษาจีน:” ถึงข้อความ “กรุณาแปลเนื้อหาต่อไปนี้เป็น ฝรั่งเศส:"
3. คลิก ลด ปุ่ม

หมายเหตุ: หากคุณต้องการใช้ค่าเริ่มต้น พรอมต์บทบาท และ พร้อมรับคำสั่ง อีกครั้ง คลิกที่ รีเซ็ต ปุ่ม

การตั้งค่าความรู้

หากต้องการเพิ่มความแม่นยำและความเกี่ยวข้องบริบทของการตอบกลับของ AI โปรดไปที่ ความรู้ แท็บเพื่อเพิ่มอีเมลประวัติ

ความรู้มีหน้าที่อะไร?

พื้นที่ ความรู้ ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลท้องถิ่นแบบรวมศูนย์ จัดเก็บข้อมูลอีเมลในอดีต ปรับปรุงความแม่นยำและความเกี่ยวข้องบริบทของการตอบกลับของ Al โดยการวิเคราะห์และเรียนรู้จากการสื่อสารทางอีเมลที่ผ่านมา

การใช้ความรู้

คุณสามารถ เพิ่มอีเมลประวัติลงในความรู้ด้วยตนเอง. หรือ เปิดใช้งานคุณสมบัติการเพิ่มอัตโนมัติ เพื่อให้อีเมลถูกเพิ่มเข้าไปในความรู้ทันทีหลังจากส่ง ช่วยให้ระบบ Al เรียนรู้และปรับตัวได้ดีขึ้น

เพิ่มด้วยตนเอง

1 คลิกที่ เพิ่มด้วยตนเอง ปุ่ม

2. ในป๊อปอัป เพิ่มด้วยตนเอง กล่องโต้ตอบ เลือกอีเมลที่คุณต้องการเรียนรู้แล้วคลิก OK.

• เลือก อีเมลทั้งหมดของบัญชีให้เลือกช่องทำเครื่องหมายก่อนบัญชี
• เลือก ส่งอีเมลทีละรายการให้เลือกช่องทำเครื่องหมายก่อนส่งอีเมล
• เลือก อีเมลของหนึ่งเดือนที่ผ่านมา, คลิก อีเมลหนึ่งเดือนล่าสุด การเชื่อมโยง;
  หรือจะเลือก อีเมลของหนึ่งปีล่าสุด, คลิก อีเมลหนึ่งปีล่าสุด ลิงค์

3. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับจำนวนอีเมลที่ต้องเรียนรู้ คลิก ใช่.

4. กล่องโต้ตอบอื่นจะปรากฏขึ้นเพื่อเตือนคุณถึงจำนวนอีเมลที่ได้เรียนรู้สำเร็จ คลิก OK.

เพิ่มโดยอัตโนมัติ

1. ตรวจสอบ เพิ่มโดยอัตโนมัติ ช่องทำเครื่องหมาย
2. เลือกที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการเพิ่มโดยทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากที่อยู่แต่ละแห่ง
3. คลิก ลด ปุ่ม

ใช้ AI Mail Assistant ในขั้นตอนการทำงานของคุณพร้อมตัวอย่าง

หลังจากการกำหนดค่าของ ผู้ช่วยจดหมาย AIตอนนี้คุณสามารถใช้คุณสมบัติหลักสี่ประการของ AI Mail Assistant ได้แล้ว

• ตอบกลับอีเมล
• เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล
• สรุปอีเมล
• แปลอีเมล

ตอบกลับอีเมล: สร้างการตอบกลับโดยการวิเคราะห์การสื่อสารทางอีเมลที่ผ่านมา

ลองจินตนาการว่าคุณได้รับอีเมลจากลูกค้าเพื่อขอข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับโครงการที่คุณพูดคุยเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว แทนที่จะรวมอีเมลของคุณด้วยตนเอง คุณใช้ ผู้ช่วยจดหมาย AI's ตอบกลับอีเมล คุณสมบัติ. ด้วยการวิเคราะห์การสื่อสารทางอีเมลที่ผ่านมาของคุณ AI จะสร้างการตอบกลับที่ครอบคลุมและสอดคล้องกัน ซึ่งจะรวบรวมรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ สะท้อนถึงน้ำเสียงส่วนตัวของคุณ และรับประกันความต่อเนื่องในการสื่อสารของคุณ

1. หลังจากเลือกอีเมลหรือข้อความในอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับแล้ว ให้คลิกที่ ตอบกลับอีเมล ไอคอนใน ผู้ช่วยจดหมาย AI บานหน้าต่าง

2 คลิกที่ ผลิต ปุ่ม

3. คุณสามารถเห็นการตอบกลับที่สร้างขึ้นถูกแทรกลงในเนื้อหาอีเมลโดยอัตโนมัติเป็นแบบร่าง

เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล: เรียบเรียงอีเมลใหม่เพื่อความชัดเจน

ก่อนที่จะส่งอีเมลสำคัญ คุณตัดสินใจที่จะปรับแต่งเนื้อหาเพื่อความชัดเจนและผลกระทบที่ดีขึ้น โดยเลือกแบบร่างของคุณและคลิกที่ เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล ไอคอน the ผู้ช่วยจดหมาย AI ปรับข้อความของคุณใหม่ให้กระชับ โน้มน้าวใจ และเป็นมืออาชีพมากขึ้น สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อเสนอของคุณไม่เพียงแต่ได้รับการตอบรับอย่างดี แต่ยังเป็นที่เข้าใจอย่างถ่องแท้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบรับเชิงบวก

1. หลังจากเลือกอีเมลฉบับร่างหรือข้อความในอีเมลฉบับร่างที่คุณต้องการใช้ถ้อยคำใหม่ ให้คลิกที่ เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล ไอคอนใน ผู้ช่วยจดหมาย AI บานหน้าต่าง

2 คลิกที่ ผลิต ปุ่ม

3. หลังจากสร้างเนื้อหาที่ปรับให้เหมาะสมแล้ว ให้คลิกที่ สิ่งที่ใส่เข้าไป ปุ่มเพื่อแทรกลงในเนื้อหาอีเมล

สรุปอีเมล: สรุปเธรดอีเมลยาวเพื่อความเข้าใจที่รวดเร็ว

เมื่อต้องเผชิญกับเธรดอีเมลที่มีความยาวซึ่งมีผู้เข้าร่วมและประเด็นที่พูดคุยกันมากมาย คุณจะหันไปหา ผู้ช่วยจดหมาย AI's สรุปอีเมล คุณสมบัติ. ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว เครื่องมือจะกลั่นกรองหัวข้อให้เป็นบทสรุปที่กระชับ โดยเน้นการตัดสินใจที่สำคัญและรายการดำเนินการ ข้อมูลสรุปนี้ช่วยให้คุณเข้าใจสาระสำคัญของการสนทนาได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องกรองอีเมลยาวๆ ทั้งหมด

1 หลังจากเลือกอีเมลหรือข้อความในอีเมลที่คุณต้องการสรุปแล้วให้คลิกที่ สรุปอีเมล ไอคอนใน ผู้ช่วยจดหมาย AI บานหน้าต่าง

2 คลิกที่ ผลิต ปุ่ม

3. คุณสามารถดูข้อมูลสรุปของอีเมลที่ถูกสร้างขึ้นได้สำเร็จ

แปลอีเมล: การแปลอีเมลจากลูกค้าต่างประเทศเป็นภาษาที่คุณต้องการ

การรับอีเมลสำคัญจากลูกค้าต่างประเทศในภาษาที่คุณไม่เข้าใจทั้งหมด คุณใช้ แปลอีเมล คุณสมบัติของ ผู้ช่วยจดหมาย AI. โดยการเลือกข้อความและเริ่มการแปล AI จะให้คำแปลที่แม่นยำและเกี่ยวข้องกับบริบทเป็นภาษาที่คุณต้องการ สิ่งนี้ไม่เพียงทำลายอุปสรรคด้านภาษาเท่านั้น แต่ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณสามารถตอบสนองได้อย่างเหมาะสมและรักษาการสื่อสารที่ราบรื่น

1. หลังจากเลือกอีเมลหรือข้อความในอีเมลที่คุณต้องการแปลแล้ว ให้คลิก แปลอีเมล ไอคอนใน ผู้ช่วยจดหมาย AI บานหน้าต่าง

2 คลิกที่ ผลิต ปุ่ม

3. คุณสามารถดูได้ว่าเนื้อหาที่แปลถูกสร้างขึ้นสำเร็จแล้ว

เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของ AI Mail Assistant