ไปยังเนื้อหาหลัก

บทช่วยสอน Outlook - เทมเพลตอีเมล

ผู้เขียน: เคลลี่ แก้ไขล่าสุด: 2020-09-04

เราสามารถสร้างและใช้เทมเพลตเอกสารใน Word ได้อย่างง่ายดาย ในทำนองเดียวกันเราสามารถสร้างและใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook ได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? ใช่บทช่วยสอนนี้จะแนะนำให้คุณสร้างแก้ไขและใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook ได้อย่างง่ายดาย

สารบัญ

หมายเหตุ: วิธีการที่แนะนำในหน้านี้ใช้กับโปรแกรมเดสก์ท็อป Microsoft Outlook 2019 ใน Windows 10 และคำแนะนำอาจแตกต่างกันมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Microsoft Outlook และสภาพแวดล้อมของ Windows


1. สร้างเทมเพลตข้อความอีเมล

คุณสามารถสร้างเทมเพลตข้อความอีเมลใหม่ใน Outlook ได้อย่างง่ายดายดังนี้:

1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > อีเมลใหม่ เพื่อสร้างอีเมลใหม่

เคล็ดลับ: หรือคุณสามารถกด Ctrl + N คีย์เพื่อสร้างอีเมลใหม่

2. ขณะนี้หน้าต่างข้อความการเขียนใหม่กำลังเปิดขึ้น เพิ่มผู้รับพิมพ์หัวเรื่องเพิ่มแท็กอีเมลแนบไฟล์แนบและเขียนเนื้อหาข้อความตามที่คุณต้องการ

3. คลิก เนื้อไม่มีมัน > บันทึกเป็น.

4. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นตั้งชื่อเทมเพลตใหม่ในไฟล์ ชื่อไฟล์ เลือก เทมเพลต Outlook (* .oft) จาก บันทึกเป็นชนิด รายการแบบเลื่อนลงแล้วคลิกไฟล์ ลด ปุ่ม

ทิปส์: เทมเพลตข้อความอีเมลใหม่จะบันทึกลงในโฟลเดอร์เทมเพลต Outlook ตามค่าเริ่มต้น หากคุณต้องการบันทึกเทมเพลตลงในโฟลเดอร์อื่นคุณต้องเปิดโฟลเดอร์ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นก่อนคลิกไฟล์ ลด ปุ่ม

นี่คือเส้นทางโฟลเดอร์เทมเพลต Outlook เริ่มต้น: % AppData% \ Microsoft \ Templates

5. ตอนนี้เทมเพลตข้อความอีเมลใหม่ถูกสร้างขึ้น โปรดปิดหน้าต่างข้อความเขียนใหม่โดยไม่บันทึก


2. สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลต

2.1 สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตโดยเลือกคุณสมบัติแบบฟอร์ม

ในการสร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตที่มีอยู่ใน Outlook คุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > รายการใหม่ > เลือกแบบฟอร์ม.

2. ในกล่องโต้ตอบเลือกแบบฟอร์ม:
(1) เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ เริ่มต้น มองเข้าไป รายการแบบหล่นลง
(2) คลิกเพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณจะสร้างอีเมลจาก (เคล็ดลับ: หากเทมเพลตอีเมลของคุณไม่ปรากฏในกล่องโต้ตอบคุณสามารถคลิกที่ไฟล์ หมวดหมู่สินค้า เพื่อค้นหาและเลือกในโฟลเดอร์อื่น);
(3) คลิกไฟล์ จุดเปิด ปุ่ม

จากนั้นอีเมลใหม่จะถูกสร้างขึ้นตามเทมเพลตที่ระบุ ดำเนินการต่อเพื่อเขียนและส่งตามที่คุณต้องการ

2.2 สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตโดยเปิดไฟล์เทมเพลตโดยตรง

เราสามารถเปิดเทมเพลตอีเมลเพื่อสร้างอีเมลใหม่ได้โดยตรง

1. เปิดโฟลเดอร์ที่มีเทมเพลตอีเมล
เคล็ดลับ: หากเทมเพลตอีเมลถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์เทมเพลตเริ่มต้นคุณสามารถเปิดโฟลเดอร์โดยใช้เส้นทางโฟลเดอร์นี้: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. ดับเบิลคลิกที่เทมเพลตอีเมลเพื่อเปิด

จากนั้นอีเมลใหม่จะถูกสร้างขึ้นตามเทมเพลตที่ระบุ คุณสามารถเขียนและส่งอีเมลใหม่ได้ตามต้องการ


3. แก้ไขเทมเพลตอีเมล

ดังที่เราทราบไม่สามารถเปิดและแก้ไขเทมเพลตอีเมลได้โดยตรง อย่างไรก็ตามเราสามารถแก้ไขงานนี้ได้โดยใช้วิธีอ้อม: สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตจากนั้นบันทึกอีเมลเป็นเทมเพลตชื่อเดียวกันเพื่อเขียนทับอีเมลเดิม

1. ใน Outlook คลิก หน้าแรก > รายการใหม่ > เลือกแบบฟอร์ม.

2. ในกล่องโต้ตอบเลือกแบบฟอร์ม:
(1) เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ เริ่มต้น มองเข้าไป รายการแบบหล่นลง
(2) คลิกเพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณจะสร้างอีเมลจาก (เคล็ดลับ: หากคุณไม่พบเทมเพลตที่ระบุให้คลิกไฟล์ หมวดหมู่สินค้า ปุ่มเพื่อค้นหาและเลือกจากโฟลเดอร์อื่น);
(3) คลิกไฟล์ จุดเปิด ปุ่ม

3. ตอนนี้อีเมลใหม่ถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลตที่ระบุ ทำการเปลี่ยนแปลงในอีเมลใหม่ตามที่คุณต้องการ

4. ในหน้าต่างการเขียนข้อความคลิก เนื้อไม่มีมัน > บันทึกเป็น.

5. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น:
(1) เลือก เทมเพลต Outlook (* .oft) จาก บันทึกเป็นชนิด รายการแบบหล่นลง
(2) เปิดโฟลเดอร์ที่มีเทมเพลตอีเมลดั้งเดิม
(3) ใน ชื่อไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อไฟล์ตรงกับชื่อไฟล์ของเทมเพลตอีเมลดั้งเดิม
(4) คลิกไฟล์ ลด ปุ่ม

6. ตอนนี้กล่องโต้ตอบยืนยันบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น กรุณาคลิกที่ไฟล์ ใช่ ปุ่มเพื่อเขียนทับแม่แบบเดิม

จนถึงตอนนี้เราได้แก้ไขเทมเพลตอีเมลในรูปแบบวงเวียน และคุณสามารถปิดอีเมลใหม่ได้โดยไม่ต้องบันทึก


4. (อัตโนมัติ) ตอบกลับด้วยเทมเพลต

เราสามารถสร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตอีเมลโดยใช้ไฟล์ เลือกแบบฟอร์ม แต่จะตอบกลับอีเมลด้วยเทมเพลตใน Outlook ได้อย่างไร? เราสามารถสร้างกฎเพื่อแก้ปัญหานี้ได้

1. เตรียมเทมเพลตอีเมลที่คุณจะตอบกลับ (คลิกเพื่อดู วิธีสร้างเทมเพลตอีเมล.)

2. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > กฎระเบียบ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

3. ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิก กฎใหม่ แต่เพื่อสร้างกฎใหม่

4. ในตัวช่วยสร้างกฎคลิกเพื่อไฮไลต์ไฟล์ ใช้กฎเกี่ยวกับข้อความที่ฉันได้รับ ตัวเลือกและคลิกที่ ถัดไป ปุ่ม

5. ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎที่สองระบุเงื่อนไขที่จะตอบกลับอีเมลและคลิกที่ ถัดไป ปุ่ม
ในกรณีของฉันฉันทำเครื่องหมายที่ ส่งมาให้ฉันเท่านั้น ตัวเลือก

6. ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎที่สามให้ทำเครื่องหมายที่ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือกใน ขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิกข้อความที่เชื่อมโยง“เทมเพลตที่ระบุ"ใน ขั้นตอนที่ 2 มาตรา.

7. ตอนนี้ในกล่องโต้ตอบเลือกเทมเพลตการตอบกลับให้เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ จาก มองเข้าไป รายการแบบหล่นลงคลิกเพื่อเลือกเทมเพลตที่ระบุแล้วคลิก จุดเปิด ปุ่ม

เคล็ดลับ: หากคุณไม่พบเทมเพลตที่ระบุในกล่องโต้ตอบให้คลิกที่ไฟล์ หมวดหมู่สินค้า เพื่อเลือกจากโฟลเดอร์อื่น

8. ตอนนี้มันกลับไปที่วิซาร์ดกฎที่สามแล้วคลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

9. ในวิซาร์ดกฎที่สี่ระบุข้อยกเว้นหากจำเป็นแล้วคลิกไฟล์ ถัดไป ปุ่ม

10. ในวิซาร์ดกฎสุดท้ายตั้งชื่อกฎในไฟล์ ขั้นตอนที่ 1 เลือกตัวเลือกตามที่คุณต้องการในไฟล์ ขั้นตอนที่ 2 ส่วนและคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น ปุ่ม

เคล็ดลับ: หากต้องการตอบกลับอีเมลในโฟลเดอร์กล่องขาเข้าตอนนี้ให้ทำเครื่องหมายที่ เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ใน“ กล่องจดหมาย” ตัวเลือก

11. จะกลับไปที่กล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิก OK เพื่อปิด

เคล็ดลับ:
(1) ในการตอบกลับอีเมลขาเข้าทั้งหมดโดยอัตโนมัติคุณต้องให้ Outlook ทำงานตลอดเวลา
(2) หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติในบัญชี Exchange คุณสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > การตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติตอบกลับอัตโนมัติจากนั้นระบุการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติและข้อความตามภาพด้านล่างที่แสดง:


5. ตอบกลับหรือส่งต่อด้วยเทมเพลต (ข้อความธรรมดา)

หากเนื้อหาตอบกลับหรือส่งต่อเป็นคำธรรมดาเท่านั้นในเทมเพลตคุณสามารถใช้ขั้นตอนสั้น ๆ เพื่อให้ตอบกลับหรือส่งต่อด้วยเทมเพลตได้

1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > สร้างใหม่ (ใน ขั้นตอนง่ายๆ กลุ่ม).

2ในกล่องโต้ตอบแก้ไขขั้นตอนด่วนตั้งชื่อขั้นตอนด่วนใหม่ระบุการดำเนินการเป็น ตอบ or ตอบทั้งหมด or ข้างหน้าคลิก แสดงตัวเลือก เพื่อขยายส่วนตัวเลือกพิมพ์ตอบกลับหรือส่งต่อเนื้อหาแล้วคลิก เสร็จสิ้น ปุ่ม

จนถึงตอนนี้ขั้นตอนด่วนใหม่ได้ถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณสามารถใช้ขั้นตอนด่วนได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิก

3. หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลตามขั้นตอนด่วนนี้ให้เลือกอีเมลแล้วคลิกขั้นตอนด่วนใหม่ในไฟล์ ขั้นตอนง่ายๆ กลุ่ม

4. จากนั้นหน้าต่างข้อความตอบกลับหรือส่งต่อจะเปิดขึ้นพร้อมกับเนื้อหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการแล้วคลิก ส่ง ปุ่ม


บทความเพิ่มเติม ...


สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

ข่าวด่วน: Kutools สำหรับ Outlook เปิดตัว เวอร์ชันฟรี!

สัมผัสประสบการณ์ Kutools ใหม่สำหรับ Outlook เวอร์ชันฟรีพร้อมฟีเจอร์ที่น่าทึ่งกว่า 70 รายการ ให้คุณใช้งานได้ตลอดไป! คลิกดาวน์โหลดเลย!

🤖 Kutools AI : ส่งอีเมลระดับมืออาชีพทันทีด้วยเวทมนตร์ AI คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อตอบกลับอย่างชาญฉลาด น้ำเสียงที่สมบูรณ์แบบ การเรียนรู้หลายภาษา เปลี่ยนรูปแบบการส่งอีเมลอย่างง่ายดาย! ...

📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ตอบกลับอัตโนมัติ (ใช้ได้กับ POP และ IMAP)  /  กำหนดการส่งอีเมล  /  Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล  /  ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง)   /  เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ   /  แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...

📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมล  /  บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ  /  ลบอีเมลที่ซ้ำกัน  /  การค้นหาขั้นสูง  /  รวมโฟลเดอร์ ...

📁 ไฟล์แนบโปรบันทึกแบทช์  /  การแยกแบทช์  /  การบีบอัดแบบแบตช์  /  บันทึกอัตโนมัติ   /  ถอดอัตโนมัติ  /  บีบอัดอัตโนมัติ ...

🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น   /  เตือนคุณเมื่อมีอีเมลสำคัญมาถึง  /  ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...

???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา  /   อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง  /  🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก  /  แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม  /  ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...

ปลดล็อค Kutools for Outlook ทันทีด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว—ฟรีอย่างถาวร- อย่ารอช้า ดาวน์โหลดตอนนี้และเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ!

kutools สำหรับคุณสมบัติ Outlook1 kutools สำหรับคุณสมบัติ Outlook2
 

 

 

ภาพ / เรื่องราว / outlook- บทช่วยสอน / อีเมลแม่แบบ / doc-edit-email-from-template-1.png
Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations