บทช่วยสอน Outlook - เทมเพลตอีเมล
เราสามารถสร้างและใช้เทมเพลตเอกสารใน Word ได้อย่างง่ายดาย ในทำนองเดียวกันเราสามารถสร้างและใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook ได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? ใช่บทช่วยสอนนี้จะแนะนำให้คุณสร้างแก้ไขและใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook ได้อย่างง่ายดาย
สารบัญ
- 1. สร้างเทมเพลตข้อความอีเมล
- 2. สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลต
- 3. แก้ไขเทมเพลตอีเมล
- 4. (อัตโนมัติ) ตอบกลับด้วยเทมเพลต
- 5. ตอบกลับหรือส่งต่อด้วยเทมเพลต (ข้อความธรรมดา)
หมายเหตุ: วิธีการที่แนะนำในหน้านี้ใช้กับโปรแกรมเดสก์ท็อป Microsoft Outlook 2019 ใน Windows 10 และคำแนะนำอาจแตกต่างกันมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Microsoft Outlook และสภาพแวดล้อมของ Windows
1. สร้างเทมเพลตข้อความอีเมล
คุณสามารถสร้างเทมเพลตข้อความอีเมลใหม่ใน Outlook ได้อย่างง่ายดายดังนี้:
1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > อีเมลใหม่ เพื่อสร้างอีเมลใหม่
เคล็ดลับ: หรือคุณสามารถกด Ctrl + N คีย์เพื่อสร้างอีเมลใหม่
2. ขณะนี้หน้าต่างข้อความการเขียนใหม่กำลังเปิดขึ้น เพิ่มผู้รับพิมพ์หัวเรื่องเพิ่มแท็กอีเมลแนบไฟล์แนบและเขียนเนื้อหาข้อความตามที่คุณต้องการ
3. คลิก เนื้อไม่มีมัน > บันทึกเป็น.
4. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นตั้งชื่อเทมเพลตใหม่ในไฟล์ ชื่อไฟล์ เลือก เทมเพลต Outlook (* .oft) จาก บันทึกเป็นชนิด รายการแบบเลื่อนลงแล้วคลิกไฟล์ ลด ปุ่ม
ทิปส์: เทมเพลตข้อความอีเมลใหม่จะบันทึกลงในโฟลเดอร์เทมเพลต Outlook ตามค่าเริ่มต้น หากคุณต้องการบันทึกเทมเพลตลงในโฟลเดอร์อื่นคุณต้องเปิดโฟลเดอร์ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นก่อนคลิกไฟล์ ลด ปุ่ม
นี่คือเส้นทางโฟลเดอร์เทมเพลต Outlook เริ่มต้น: % AppData% \ Microsoft \ Templates
5. ตอนนี้เทมเพลตข้อความอีเมลใหม่ถูกสร้างขึ้น โปรดปิดหน้าต่างข้อความเขียนใหม่โดยไม่บันทึก
2. สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลต
2.1 สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตโดยเลือกคุณสมบัติแบบฟอร์ม
ในการสร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตที่มีอยู่ใน Outlook คุณสามารถทำได้ดังนี้:
1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > รายการใหม่ > เลือกแบบฟอร์ม.
2. ในกล่องโต้ตอบเลือกแบบฟอร์ม:
(1) เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ ราคาเริ่มต้นที่ มองเข้าไป รายการแบบหล่นลง
(2) คลิกเพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณจะสร้างอีเมลจาก (เคล็ดลับ: หากเทมเพลตอีเมลของคุณไม่ปรากฏในกล่องโต้ตอบคุณสามารถคลิกที่ไฟล์ หมวดหมู่สินค้า เพื่อค้นหาและเลือกในโฟลเดอร์อื่น);
(3) คลิกไฟล์ จุดเปิด ปุ่ม
จากนั้นอีเมลใหม่จะถูกสร้างขึ้นตามเทมเพลตที่ระบุ ดำเนินการต่อเพื่อเขียนและส่งตามที่คุณต้องการ
2.2 สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตโดยเปิดไฟล์เทมเพลตโดยตรง
เราสามารถเปิดเทมเพลตอีเมลเพื่อสร้างอีเมลใหม่ได้โดยตรง
1. เปิดโฟลเดอร์ที่มีเทมเพลตอีเมล
เคล็ดลับ: หากเทมเพลตอีเมลถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์เทมเพลตเริ่มต้นคุณสามารถเปิดโฟลเดอร์โดยใช้เส้นทางโฟลเดอร์นี้: % AppData% \ Microsoft \ Templates
2. ดับเบิลคลิกที่เทมเพลตอีเมลเพื่อเปิด
จากนั้นอีเมลใหม่จะถูกสร้างขึ้นตามเทมเพลตที่ระบุ คุณสามารถเขียนและส่งอีเมลใหม่ได้ตามต้องการ
3. แก้ไขเทมเพลตอีเมล
ดังที่เราทราบไม่สามารถเปิดและแก้ไขเทมเพลตอีเมลได้โดยตรง อย่างไรก็ตามเราสามารถแก้ไขงานนี้ได้โดยใช้วิธีอ้อม: สร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตจากนั้นบันทึกอีเมลเป็นเทมเพลตชื่อเดียวกันเพื่อเขียนทับอีเมลเดิม
1. ใน Outlook คลิก หน้าแรก > รายการใหม่ > เลือกแบบฟอร์ม.
2. ในกล่องโต้ตอบเลือกแบบฟอร์ม:
(1) เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ ราคาเริ่มต้นที่ มองเข้าไป รายการแบบหล่นลง
(2) คลิกเพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณจะสร้างอีเมลจาก (เคล็ดลับ: หากคุณไม่พบเทมเพลตที่ระบุให้คลิกไฟล์ หมวดหมู่สินค้า ปุ่มเพื่อค้นหาและเลือกจากโฟลเดอร์อื่น);
(3) คลิกไฟล์ จุดเปิด ปุ่ม
3. ตอนนี้อีเมลใหม่ถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลตที่ระบุ ทำการเปลี่ยนแปลงในอีเมลใหม่ตามที่คุณต้องการ
4. ในหน้าต่างการเขียนข้อความคลิก เนื้อไม่มีมัน > บันทึกเป็น.
5. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น:
(1) เลือก เทมเพลต Outlook (* .oft) จาก บันทึกเป็นชนิด รายการแบบหล่นลง
(2) เปิดโฟลเดอร์ที่มีเทมเพลตอีเมลดั้งเดิม
(3) ใน ชื่อไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อไฟล์ตรงกับชื่อไฟล์ของเทมเพลตอีเมลดั้งเดิม
(4) คลิกไฟล์ ลด ปุ่ม
6. ตอนนี้กล่องโต้ตอบยืนยันบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น กรุณาคลิกที่ไฟล์ ใช่ ปุ่มเพื่อเขียนทับแม่แบบเดิม
จนถึงตอนนี้เราได้แก้ไขเทมเพลตอีเมลในรูปแบบวงเวียน และคุณสามารถปิดอีเมลใหม่ได้โดยไม่ต้องบันทึก
4. (อัตโนมัติ) ตอบกลับด้วยเทมเพลต
เราสามารถสร้างอีเมลใหม่จากเทมเพลตอีเมลโดยใช้ไฟล์ เลือกแบบฟอร์ม แต่จะตอบกลับอีเมลด้วยเทมเพลตใน Outlook ได้อย่างไร? เราสามารถสร้างกฎเพื่อแก้ปัญหานี้ได้
1. เตรียมเทมเพลตอีเมลที่คุณจะตอบกลับ (คลิกเพื่อดู วิธีสร้างเทมเพลตอีเมล.)
2. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > กฎระเบียบ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.
3. ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิก กฎใหม่ แต่เพื่อสร้างกฎใหม่
4. ในตัวช่วยสร้างกฎคลิกเพื่อไฮไลต์ไฟล์ ใช้กฎเกี่ยวกับข้อความที่ฉันได้รับ ตัวเลือกและคลิกที่ ถัดไป ปุ่ม
5. ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎที่สองระบุเงื่อนไขที่จะตอบกลับอีเมลและคลิกที่ ถัดไป ปุ่ม
ในกรณีของฉันฉันทำเครื่องหมายที่ ส่งมาให้ฉันเท่านั้น ตัวเลือก
6. ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎที่สามให้ทำเครื่องหมายที่ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือกใน ขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิกข้อความที่เชื่อมโยง“เทมเพลตที่ระบุ"ใน ขั้นตอนที่ 2 มาตรา.
7. ตอนนี้ในกล่องโต้ตอบเลือกเทมเพลตการตอบกลับให้เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ จาก มองเข้าไป รายการแบบหล่นลงคลิกเพื่อเลือกเทมเพลตที่ระบุแล้วคลิก จุดเปิด ปุ่ม
เคล็ดลับ: หากคุณไม่พบเทมเพลตที่ระบุในกล่องโต้ตอบให้คลิกที่ไฟล์ หมวดหมู่สินค้า เพื่อเลือกจากโฟลเดอร์อื่น
8. ตอนนี้มันกลับไปที่วิซาร์ดกฎที่สามแล้วคลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
9. ในวิซาร์ดกฎที่สี่ระบุข้อยกเว้นหากจำเป็นแล้วคลิกไฟล์ ถัดไป ปุ่ม
10. ในวิซาร์ดกฎสุดท้ายตั้งชื่อกฎในไฟล์ ขั้นตอนที่ 1 เลือกตัวเลือกตามที่คุณต้องการในไฟล์ ขั้นตอนที่ 2 ส่วนและคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น ปุ่ม
เคล็ดลับ: หากต้องการตอบกลับอีเมลในโฟลเดอร์กล่องขาเข้าตอนนี้ให้ทำเครื่องหมายที่ เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ใน“ กล่องจดหมาย” ตัวเลือก
11. จะกลับไปที่กล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนคลิก OK เพื่อปิด
เคล็ดลับ:
(1) ในการตอบกลับอีเมลขาเข้าทั้งหมดโดยอัตโนมัติคุณต้องให้ Outlook ทำงานตลอดเวลา
(2) หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติในบัญชี Exchange คุณสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > การตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติตอบกลับอัตโนมัติจากนั้นระบุการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติและข้อความตามภาพด้านล่างที่แสดง:
5. ตอบกลับหรือส่งต่อด้วยเทมเพลต (ข้อความธรรมดา)
หากเนื้อหาตอบกลับหรือส่งต่อเป็นคำธรรมดาเท่านั้นในเทมเพลตคุณสามารถใช้ขั้นตอนสั้น ๆ เพื่อให้ตอบกลับหรือส่งต่อด้วยเทมเพลตได้
1. ในมุมมองจดหมายคลิก หน้าแรก > สร้างใหม่ (ใน ขั้นตอนง่ายๆ กลุ่ม).
2ในกล่องโต้ตอบแก้ไขขั้นตอนด่วนตั้งชื่อขั้นตอนด่วนใหม่ระบุการดำเนินการเป็น ตอบ or ตอบทั้งหมด or ข้างหน้าคลิก แสดงตัวเลือก เพื่อขยายส่วนตัวเลือกพิมพ์ตอบกลับหรือส่งต่อเนื้อหาแล้วคลิก เสร็จสิ้น ปุ่ม
จนถึงตอนนี้ขั้นตอนด่วนใหม่ได้ถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณสามารถใช้ขั้นตอนด่วนได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิก
3. หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลตามขั้นตอนด่วนนี้ให้เลือกอีเมลแล้วคลิกขั้นตอนด่วนใหม่ในไฟล์ ขั้นตอนง่ายๆ กลุ่ม
4. จากนั้นหน้าต่างข้อความตอบกลับหรือส่งต่อจะเปิดขึ้นพร้อมกับเนื้อหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการแล้วคลิก ส่ง ปุ่ม
บทความเพิ่มเติม ...
สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน
Kutools สำหรับ Outlook - คุณสมบัติอันทรงพลังมากกว่า 100 รายการเพื่อเติมพลังให้กับ Outlook ของคุณ
🤖 ผู้ช่วยจดหมาย AI: ส่งอีเมลระดับมืออาชีพทันทีด้วยเวทมนตร์ AI คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อตอบกลับอย่างชาญฉลาด น้ำเสียงที่สมบูรณ์แบบ การเรียนรู้หลายภาษา เปลี่ยนรูปแบบการส่งอีเมลอย่างง่ายดาย! ...
📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ไม่อยู่ที่สำนักงาน (ใช้ได้กับ POP และ IMAP) / กำหนดการส่งอีเมล / Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล / ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง) / เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ / แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...
📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมลได้อย่างง่ายดาย / บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ / ลบอีเมลที่ซ้ำกัน / การค้นหาขั้นสูง / รวมโฟลเดอร์ ...
📁 ไฟล์แนบโปร: บันทึกแบทช์ / การแยกแบทช์ / การบีบอัดแบบแบตช์ / บันทึกอัตโนมัติ / ถอดอัตโนมัติ / บีบอัดอัตโนมัติ ...
🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น / เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน Outlook ของคุณด้วยมุมมองแบบแท็บ / ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...
???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา / อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง / 🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...
👩🏼🤝👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก / แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม / ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...
เกิน คุณสมบัติ 100 รอการสำรวจของคุณ! คลิกที่นี่เพื่อค้นพบเพิ่มเติม