ตรวจสอบเนื้อหาข้อความใน Outlook

บทช่วยสอน Outlook - ตรวจสอบอีเมล

เมื่อผู้รับได้รับและอ่านอีเมลของคุณด้วยคำที่สะกดผิดหลายคำจะทำให้ผู้รับได้รับประสบการณ์ที่เลวร้ายมากและทำให้พวกเขารู้สึกว่าคุณประมาทและไม่เข้มงวด ดังนั้นการตรวจสอบการสะกดคำหรือการแก้ไขอัตโนมัติจึงค่อนข้างจำเป็นและสำคัญเมื่อคุณเขียนอีเมล ที่นี่บทช่วยสอนนี้พูดถึงการตรวจการสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติในการเขียนอีเมลใน Outlook

สารบัญ

1. ตรวจสอบการสะกดด้วยตนเอง
2. ตรวจสอบการสะกดโดยอัตโนมัติก่อนส่งอีเมล
3. ทำเครื่องหมายคำที่สะกดผิดโดยขีดเส้นใต้สีแดง
4. แก้ไขคำที่สะกดผิดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์
5. เปลี่ยนภาษาตรวจการสะกดเริ่มต้น

1. ตรวจสอบการสะกดด้วยตนเอง
2. ตรวจสอบการสะกดอัตโนมัติก่อนส่ง
3. ขีดเส้นใต้ขีดเส้นใต้สีแดง
4. แก้ไขการสะกดผิดอัตโนมัติเป็นประเภท
5. ภาษาตรวจการสะกดเริ่มต้น

หมายเหตุ: วิธีการที่แนะนำในหน้านี้ใช้กับโปรแกรมเดสก์ท็อป Microsoft Outlook 2019 ใน Windows 10 และคำแนะนำอาจแตกต่างกันมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Microsoft Outlook และสภาพแวดล้อมของ Windows

1. ตรวจสอบการสะกดด้วยตนเอง

เราสามารถตรวจการสะกดด้วยตนเองเมื่อเขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับ / ส่งต่ออีเมลใน Outlook

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก รีวิว > การสะกดและไวยากรณ์ เพื่อเริ่มตรวจการสะกด

เคล็ดลับ:
(1) หลังจากวางเคอร์เซอร์ในเนื้อหาข้อความแล้วคุณยังสามารถกดปุ่ม F7 กุญแจสำคัญในการเริ่มตรวจการสะกด
(2) หากคุณต้องการตรวจสอบการสะกดสำหรับส่วนหนึ่งของเนื้อหาข้อความให้เลือกส่วนในเนื้อหาข้อความจากนั้นคลิก รีวิว > การสะกดและไวยากรณ์ หรือกดปุ่ม F7 กุญแจสำคัญในการเริ่มตรวจการสะกด

2. ในกล่องโต้ตอบการสะกดและไวยากรณ์คำที่สะกดผิดจะถูกทำเครื่องหมายเป็นสีแดงและคุณสามารถคลิกปุ่มตามความต้องการของคุณได้

ละเว้นครั้งเดียว: หากคุณไม่ต้องการแก้ไขการสะกดผิดในโอกาสนี้ให้คลิก ละเว้นครั้งเดียว ปุ่ม
ไม่สนใจทั้งหมด: หากต้องการละเว้นการสะกดผิดเดิมตลอดเวลาในข้อความปัจจุบันให้คลิกที่ ไม่สนใจทั้งหมด ปุ่ม
เพิ่มลงในพจนานุกรม: หากคุณคิดว่าคำที่ทำเครื่องหมายถูกต้องและต้องการป้องกันไม่ให้คำนี้ถูกระบุว่าเป็นคำที่สะกดผิดในข้อความอื่น ๆ ในอนาคตให้เพิ่มคำนี้ในพจนานุกรมตรวจการสะกด
เปลี่ยนแปลง: เลือกคำจากไฟล์ ข้อเสนอแนะ กล่องรายการแล้วคลิกไฟล์ เปลี่ยนแปลง เพื่อแทนที่คำที่สะกดผิดด้วยคำที่เลือกไว้ในโอกาสนี้
เปลี่ยนทั้งหมด: เลือกคำจากไฟล์ ข้อเสนอแนะ กล่องรายการแล้วคลิกไฟล์ เปลี่ยนทั้งหมด เพื่อแทนที่คำที่สะกดผิดด้วยคำที่เลือกไว้ในเนื้อหาข้อความทั้งหมด
การแก้ไขอัตโนมัติ: คลิกปุ่ม Aแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่มสำหรับแก้ไขคำที่สะกดผิด
ภาษาพจนานุกรม: เลือกภาษาพิสูจน์จากรายการดรอปดาวน์นี้
ตรวจสอบไวยากรณ์: หากคุณต้องการตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำพร้อมกันให้เลือกตัวเลือกนี้ มิฉะนั้นให้ยกเลิกการเลือก
Options: คลิกปุ่มนี้เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวแก้ไข ในกล่องโต้ตอบคุณสามารถตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติและกำหนดค่าตัวเลือกการตรวจการสะกดอื่น ๆ ได้ตามที่คุณต้องการ

เคล็ดลับ: ในกล่องโต้ตอบการสะกดและไวยากรณ์จะแสดงคำที่สะกดผิดเป็นสีแดงทีละคำ หลังจากเพิกเฉยเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขคำที่สะกดผิดแล้วจะแสดงคำสะกดผิดถัดไปโดยอัตโนมัติ

3. หลังจากจัดการกับคำที่สะกดผิดทั้งหมดในข้อความปัจจุบันแล้วให้ปิดกล่องโต้ตอบการสะกดและไวยากรณ์

2. ตรวจสอบการสะกดโดยอัตโนมัติก่อนส่งอีเมล

ผู้ใช้บางคนมักลืมตรวจการสะกดเมื่อเขียนอีเมลใน Outlook ไม่ต้องเป็นห่วงนะ! Microsoft Outlook ยังรองรับการตรวจสอบการสะกดโดยอัตโนมัติก่อนส่งอีเมล

1. ใน Outlook คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options.

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านซ้ายและทำเครื่องหมายที่ ตรวจสอบการสะกดก่อนส่งทุกครั้ง ตัวเลือกใน เขียนข้อความ มาตรา.

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ข้อความต้นฉบับถูกตรวจสอบการสะกดในข้อความตอบกลับหรือส่งต่อให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นข้อความต้นฉบับในการตอบกลับหรือส่งต่อ ในกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook

3. คลิก OK ปุ่ม

จากนี้ไปมีสองสถานการณ์เมื่อคุณคลิกไฟล์ ส่ง ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่:
A: ข้อความปัจจุบันจะถูกส่งทันทีหากไม่มีคำที่สะกดผิดในเนื้อหาข้อความ
B. กล่องโต้ตอบการสะกดจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติหากมีคำที่สะกดผิดในข้อความปัจจุบันดังภาพด้านล่างที่แสดง

3. ทำเครื่องหมายคำที่สะกดผิดด้วยขีดเส้นใต้สีแดง

คุณอาจสังเกตเห็นว่าเมื่อเราพิมพ์คำในเนื้อหาข้อความคำที่สะกดผิดจะมีเครื่องหมายขีดเส้นใต้สีแดงย่นโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามบางครั้งขีดเส้นใต้สีแดงจะไม่ปรากฏขึ้น ที่นี่ส่วนนี้จะแนะนำให้คุณแสดงหรือซ่อนขีดเส้นใต้สีแดงสำหรับคำที่สะกดผิดใน Outlook

1. คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options.

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านซ้ายแล้วคลิกไฟล์ การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่มใน เขียนข้อความ มาตรา.

3. ตอนนี้กล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวแก้ไขจะปรากฏขึ้นและ พิสูจน์อักษร เปิดใช้งานในแถบด้านซ้าย ไปที่ไฟล์ เมื่อแก้ไขการสะกดใน Outlook ส่วนและ:
A. หากต้องการแสดงขีดเส้นใต้สีแดงสำหรับคำที่สะกดผิดโปรดตรวจสอบ ตรวจสอบการสะกดขณะที่คุณพิมพ์ ตัวเลือก;
B. หากต้องการซ่อนขีดเส้นใต้สีแดงสำหรับคำที่สะกดผิดโปรดยกเลิกการเลือก ตรวจสอบการสะกดขณะที่คุณพิมพ์ ตัวเลือก

4. คลิก OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

จากนี้ไปหากคุณเปิดใช้งานไฟล์ ตรวจสอบการสะกดขณะที่คุณพิมพ์ คำที่สะกดผิดจะถูกทำเครื่องหมายด้วยขีดสีแดงขีดเส้นใต้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์คำสะกดผิดและกดปุ่ม ช่องว่าง or เข้าสู่ ป้อนข้อความในหน้าต่างการเขียนการอ้างอิงหรือการส่งต่อข้อความใหม่

4. แก้ไขคำสะกดผิดโดยอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์

บางครั้งเมื่อคุณพิมพ์คำที่สะกดผิดแล้วกด ช่องว่าง or เข้าสู่ คีย์ในเนื้อหาข้อความของหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อใหม่คำที่สะกดผิดจะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติตามภาพด้านล่างที่แสดง นั่นเป็นเพราะตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติถูกเปิดอยู่ ในส่วนนี้ฉันจะแนะนำให้คุณเปิดหรือปิดใช้งานตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติเพิ่มหรือลบรายการแก้ไขอัตโนมัติตั้งค่าข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติ ฯลฯ ใน Outlook

4.1 เปิด / ปิดการแก้ไขอัตโนมัติ

คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติใน Outlook ได้ง่ายๆดังนี้

1. คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options ใน Outlook

3. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวแก้ไขตรวจสอบให้แน่ใจ พิสูจน์อักษร เปิดใช้งานในแถบด้านซ้ายแล้วคลิก ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่มใน ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ มาตรา.

4. ในกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติในอีเมลบน การแก้ไขอัตโนมัติ เลือกแท็บ แทนที่ข้อความในขณะที่คุณพิมพ์ ตัวเลือกเพื่อเปิดตัวเลือกแก้ไขอัตโนมัติหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกเพื่อปิดตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ

5. คลิก OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม:
(1) แม้ว่าคุณจะเปิดใช้งานตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ แต่เฉพาะคำที่สะกดผิดที่คุณได้เพิ่มเป็นรายการแก้ไขอัตโนมัติเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้โดยอัตโนมัติกล่าวว่า "bcak" เป็น "back" ที่ถูกต้อง
(2) แม้ว่าคุณจะเปิดใช้งานตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติคำที่สะกดผิดจะไม่ได้รับการแก้ไขหากคุณพิมพ์เฉพาะคำโดยไม่ต้องกดปุ่ม เข้าสู่ or ช่องว่าง สำคัญ .

4.2 เพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติ

คุณยังสามารถเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติที่กำหนดเองได้ตามต้องการใน Outlook

1. เปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติและเปิดใช้งานไฟล์ การแก้ไขอัตโนมัติ แถบ
เคล็ดลับ: คุณสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options > การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติ คลิกเพื่อดูขั้นตอนโดยละเอียด!

2. จากนั้นคุณสามารถเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติได้ดังนี้:
(1) ใน แทนที่ พิมพ์คำหรือสตริงข้อความที่จะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติในอนาคต
(2) ใน กับ พิมพ์คำหรือสตริงข้อความที่จะแทนที่คำสะกดผิดโดยอัตโนมัติ
(3) คลิกไฟล์ เพิ่ม ปุ่ม

เคล็ดลับ:
(1) การดำเนินการนี้จะเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติทีละรายการ ในการเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติหลายรายการคุณต้องดำเนินการนี้ซ้ำเพื่อเพิ่มทีละรายการ
(2) คุณยังสามารถเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติและให้ใบหน้าที่ยิ้มแทนที่ด้วยสตริงเฉพาะ: https://www.extendoffice.com/documents/outlook/1776-outlook-insert-smiley-face.html#autocorrect

3. คลิก OK ปุ่มเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

4.3 ลบรายการแก้ไขอัตโนมัติ

หากจำเป็นคุณสามารถลบรายการแก้ไขอัตโนมัติบางรายการออกจาก Outlook ได้เช่นกัน คุณสามารถทำได้ดังนี้:

2. จากนั้นคุณสามารถลบรายการแก้ไขอัตโนมัติได้ดังนี้:
(1) ใน แทนที่ พิมพ์คำสำคัญเพื่อค้นหารายการแก้ไขอัตโนมัติที่ระบุในกล่องรายการด้านล่าง สำหรับข้อมูลของคุณการดำเนินการนี้เป็นทางเลือก หากคุณสามารถค้นหารายการที่ระบุในกล่องรายการด้านล่างได้โดยตรงเพียงข้ามการดำเนินการนี้
(2) คลิกเพื่อไฮไลต์รายการที่ระบุที่คุณจะลบในกล่องรายการ
(3) คลิกไฟล์ ลบ ปุ่ม

เคล็ดลับ: การดำเนินการนี้จะลบรายการแก้ไขอัตโนมัติทีละรายการ หากต้องการลบหลายรายการโปรดดำเนินการนี้ซ้ำตามต้องการ

3. คลิก OK ปุ่มเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

4.4 ข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติ

หากคุณต้องการตั้งค่าข้อยกเว้นบางประการสำหรับไลบรารีการแก้ไขอัตโนมัติใน Outlook คุณสามารถทำได้ดังนี้:

2. คลิก ข้อยกเว้น ปุ่ม

3. ในกล่องโต้ตอบข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติให้ทำดังนี้:
(1) เปิดใช้งานแท็บที่ระบุตามความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่นฉันต้องการตั้งค่าข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติเกี่ยวกับตัวพิมพ์ใหญ่เริ่มต้นฉันเปิดใช้งานไฟล์ CAps เริ่มต้น แถบ
(2) ใน ไม่ถูกต้อง พิมพ์คำเฉพาะที่คุณจะกำหนดเป็นข้อยกเว้น
(3) คลิกไฟล์ เพิ่ม ปุ่ม

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการเพิ่มข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติหลายรายการคุณสามารถดำเนินการนี้ซ้ำเพื่อเพิ่มทีละรายการ

4. คลิก OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบทั้งหมด

จนถึงตอนนี้คุณได้เพิ่มข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติแล้ว

5. เปลี่ยนภาษาตรวจการสะกดเริ่มต้น

สมมติว่าภาษาเริ่มต้นของ Microsoft Office ของคุณคือภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) แต่คุณต้องการเขียนเป็นภาษาอังกฤษ (สหราชอาณาจักร) และหวังว่าภาษาตรวจการสะกดจะตรงกับภาษาเขียนของคุณคุณจะจัดการกับมันอย่างไร คุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก รีวิว > ภาษา > ตั้งค่าภาษาการพิสูจน์อักษร.

2. ในกล่องโต้ตอบภาษาคลิกเพื่อไฮไลต์ภาษาที่ระบุซึ่งคุณจะเปลี่ยนภาษาการพิสูจน์อักษรเริ่มต้นและคลิกที่ไฟล์ ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ปุ่ม

3. ในกล่องโต้ตอบที่โผล่ขึ้นมาให้คลิกที่ไฟล์ OK ปุ่ม

4. คลิก OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบภาษา

จนถึงตอนนี้ภาษาการพิสูจน์อักษรเริ่มต้นได้ถูกเปลี่ยนไปแล้ว

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม:
(1) ภาษาการพิสูจน์อักษรเริ่มต้นจะใช้ร่วมกันภายในแอปพลิเคชัน Microsoft Office ทั้งหมดและจะมีผลในเอกสารงานนำเสนอและอีเมลใหม่ทั้งหมดตามเทมเพลต NORMAL
(2) คุณยังสามารถตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ในภาษาอื่นชั่วคราวสำหรับอีเมลที่แก้ไขในปัจจุบันเท่านั้น: ในกล่องโต้ตอบภาษาคลิกเพื่อไฮไลต์ภาษาใหม่ที่คุณจะเปลี่ยนภาษาการพิสูจน์อักษรและคลิกที่ OK ปุ่มโดยตรง