ไปยังเนื้อหาหลัก

บทช่วยสอน Outlook - ตรวจสอบอีเมล

เมื่อผู้รับได้รับและอ่านอีเมลของคุณด้วยคำที่สะกดผิดหลายคำจะทำให้ผู้รับได้รับประสบการณ์ที่เลวร้ายมากและทำให้พวกเขารู้สึกว่าคุณประมาทและไม่เข้มงวด ดังนั้นการตรวจสอบการสะกดคำหรือการแก้ไขอัตโนมัติจึงค่อนข้างจำเป็นและสำคัญเมื่อคุณเขียนอีเมล ที่นี่บทช่วยสอนนี้พูดถึงการตรวจการสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติในการเขียนอีเมลใน Outlook

สารบัญ

หมายเหตุ: วิธีการที่แนะนำในหน้านี้ใช้กับโปรแกรมเดสก์ท็อป Microsoft Outlook 2019 ใน Windows 10 และคำแนะนำอาจแตกต่างกันมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Microsoft Outlook และสภาพแวดล้อมของ Windows


1. ตรวจสอบการสะกดด้วยตนเอง

เราสามารถตรวจการสะกดด้วยตนเองเมื่อเขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับ / ส่งต่ออีเมลใน Outlook

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก รีวิว > การสะกดและไวยากรณ์ เพื่อเริ่มตรวจการสะกด

เคล็ดลับ:
(1) หลังจากวางเคอร์เซอร์ในเนื้อหาข้อความแล้วคุณยังสามารถกดปุ่ม F7 กุญแจสำคัญในการเริ่มตรวจการสะกด
(2) หากคุณต้องการตรวจสอบการสะกดสำหรับส่วนหนึ่งของเนื้อหาข้อความให้เลือกส่วนในเนื้อหาข้อความจากนั้นคลิก รีวิว > การสะกดและไวยากรณ์ หรือกดปุ่ม F7 กุญแจสำคัญในการเริ่มตรวจการสะกด

2. ในกล่องโต้ตอบการสะกดและไวยากรณ์คำที่สะกดผิดจะถูกทำเครื่องหมายเป็นสีแดงและคุณสามารถคลิกปุ่มตามความต้องการของคุณได้

  1. ละเว้นครั้งเดียว: หากคุณไม่ต้องการแก้ไขการสะกดผิดในโอกาสนี้ให้คลิก ละเว้นครั้งเดียว ปุ่ม
  2. ไม่สนใจทั้งหมด: หากต้องการละเว้นการสะกดผิดเดิมตลอดเวลาในข้อความปัจจุบันให้คลิกที่ ไม่สนใจทั้งหมด ปุ่ม
  3. เพิ่มลงในพจนานุกรม: หากคุณคิดว่าคำที่ทำเครื่องหมายถูกต้องและต้องการป้องกันไม่ให้คำนี้ถูกระบุว่าเป็นคำที่สะกดผิดในข้อความอื่น ๆ ในอนาคตให้เพิ่มคำนี้ในพจนานุกรมตรวจการสะกด
  4. เปลี่ยนแปลง: เลือกคำจากไฟล์ ข้อเสนอแนะ กล่องรายการแล้วคลิกไฟล์ เปลี่ยนแปลง เพื่อแทนที่คำที่สะกดผิดด้วยคำที่เลือกไว้ในโอกาสนี้
  5. เปลี่ยนทั้งหมด: เลือกคำจากไฟล์ ข้อเสนอแนะ กล่องรายการแล้วคลิกไฟล์ เปลี่ยนทั้งหมด เพื่อแทนที่คำที่สะกดผิดด้วยคำที่เลือกไว้ในเนื้อหาข้อความทั้งหมด
  6. การแก้ไขอัตโนมัติ: คลิกปุ่ม Aแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่มสำหรับแก้ไขคำที่สะกดผิด
  7. ภาษาพจนานุกรม: เลือกภาษาพิสูจน์จากรายการดรอปดาวน์นี้
  8. ตรวจสอบไวยากรณ์: หากคุณต้องการตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำพร้อมกันให้เลือกตัวเลือกนี้ มิฉะนั้นให้ยกเลิกการเลือก
  9. Options: คลิกปุ่มนี้เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวแก้ไข ในกล่องโต้ตอบคุณสามารถตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติและกำหนดค่าตัวเลือกการตรวจการสะกดอื่น ๆ ได้ตามที่คุณต้องการ

เคล็ดลับ: ในกล่องโต้ตอบการสะกดและไวยากรณ์จะแสดงคำที่สะกดผิดเป็นสีแดงทีละคำ หลังจากเพิกเฉยเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขคำที่สะกดผิดแล้วจะแสดงคำสะกดผิดถัดไปโดยอัตโนมัติ

3. หลังจากจัดการกับคำที่สะกดผิดทั้งหมดในข้อความปัจจุบันแล้วให้ปิดกล่องโต้ตอบการสะกดและไวยากรณ์


2. ตรวจสอบการสะกดโดยอัตโนมัติก่อนส่งอีเมล

ผู้ใช้บางคนมักลืมตรวจการสะกดเมื่อเขียนอีเมลใน Outlook ไม่ต้องเป็นห่วงนะ! Microsoft Outlook ยังรองรับการตรวจสอบการสะกดโดยอัตโนมัติก่อนส่งอีเมล

1. ใน Outlook คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options.

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านซ้ายและทำเครื่องหมายที่ ตรวจสอบการสะกดก่อนส่งทุกครั้ง ตัวเลือกใน เขียนข้อความ มาตรา.

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ข้อความต้นฉบับถูกตรวจสอบการสะกดในข้อความตอบกลับหรือส่งต่อให้ทำเครื่องหมายที่ ละเว้นข้อความต้นฉบับในการตอบกลับหรือส่งต่อ ในกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook

3. คลิก OK ปุ่ม

จากนี้ไปมีสองสถานการณ์เมื่อคุณคลิกไฟล์ ส่ง ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่:
A: ข้อความปัจจุบันจะถูกส่งทันทีหากไม่มีคำที่สะกดผิดในเนื้อหาข้อความ
B. กล่องโต้ตอบการสะกดจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติหากมีคำที่สะกดผิดในข้อความปัจจุบันดังภาพด้านล่างที่แสดง


3. ทำเครื่องหมายคำที่สะกดผิดด้วยขีดเส้นใต้สีแดง

คุณอาจสังเกตเห็นว่าเมื่อเราพิมพ์คำในเนื้อหาข้อความคำที่สะกดผิดจะมีเครื่องหมายขีดเส้นใต้สีแดงย่นโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามบางครั้งขีดเส้นใต้สีแดงจะไม่ปรากฏขึ้น ที่นี่ส่วนนี้จะแนะนำให้คุณแสดงหรือซ่อนขีดเส้นใต้สีแดงสำหรับคำที่สะกดผิดใน Outlook

1. คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options.

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านซ้ายแล้วคลิกไฟล์ การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่มใน เขียนข้อความ มาตรา.

3. ตอนนี้กล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวแก้ไขจะปรากฏขึ้นและ พิสูจน์อักษร เปิดใช้งานในแถบด้านซ้าย ไปที่ไฟล์ เมื่อแก้ไขการสะกดใน Outlook ส่วนและ:
A. หากต้องการแสดงขีดเส้นใต้สีแดงสำหรับคำที่สะกดผิดโปรดตรวจสอบ ตรวจสอบการสะกดขณะที่คุณพิมพ์ ตัวเลือก;
B. หากต้องการซ่อนขีดเส้นใต้สีแดงสำหรับคำที่สะกดผิดโปรดยกเลิกการเลือก ตรวจสอบการสะกดขณะที่คุณพิมพ์ ตัวเลือก

4. คลิก OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

จากนี้ไปหากคุณเปิดใช้งานไฟล์ ตรวจสอบการสะกดขณะที่คุณพิมพ์ คำที่สะกดผิดจะถูกทำเครื่องหมายด้วยขีดสีแดงขีดเส้นใต้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์คำสะกดผิดและกดปุ่ม ช่องว่าง or เข้าสู่ ป้อนข้อความในหน้าต่างการเขียนการอ้างอิงหรือการส่งต่อข้อความใหม่


4. แก้ไขคำสะกดผิดโดยอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์

บางครั้งเมื่อคุณพิมพ์คำที่สะกดผิดแล้วกด ช่องว่าง or เข้าสู่ คีย์ในเนื้อหาข้อความของหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อใหม่คำที่สะกดผิดจะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติตามภาพด้านล่างที่แสดง นั่นเป็นเพราะตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติถูกเปิดอยู่ ในส่วนนี้ฉันจะแนะนำให้คุณเปิดหรือปิดใช้งานตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติเพิ่มหรือลบรายการแก้ไขอัตโนมัติตั้งค่าข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติ ฯลฯ ใน Outlook

4.1 เปิด / ปิดการแก้ไขอัตโนมัติ

คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติใน Outlook ได้ง่ายๆดังนี้

1. คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options ใน Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Outlook คลิก จดหมาย ในแถบด้านซ้ายแล้วคลิกไฟล์ การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่มใน เขียนข้อความ มาตรา.

3. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวแก้ไขตรวจสอบให้แน่ใจ พิสูจน์อักษร เปิดใช้งานในแถบด้านซ้ายแล้วคลิก ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ ปุ่มใน ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ มาตรา.

4. ในกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติในอีเมลบน การแก้ไขอัตโนมัติ เลือกแท็บ แทนที่ข้อความในขณะที่คุณพิมพ์ ตัวเลือกเพื่อเปิดตัวเลือกแก้ไขอัตโนมัติหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกเพื่อปิดตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ

5. คลิก OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม:
(1) แม้ว่าคุณจะเปิดใช้งานตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ แต่เฉพาะคำที่สะกดผิดที่คุณได้เพิ่มเป็นรายการแก้ไขอัตโนมัติเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้โดยอัตโนมัติกล่าวว่า "bcak" เป็น "back" ที่ถูกต้อง
(2) แม้ว่าคุณจะเปิดใช้งานตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติคำที่สะกดผิดจะไม่ได้รับการแก้ไขหากคุณพิมพ์เฉพาะคำโดยไม่ต้องกดปุ่ม เข้าสู่ or ช่องว่าง สำคัญ .

4.2 เพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติ

คุณยังสามารถเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติที่กำหนดเองได้ตามต้องการใน Outlook

1. เปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติและเปิดใช้งานไฟล์ การแก้ไขอัตโนมัติ แถบ
เคล็ดลับ: คุณสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options > การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติ คลิกเพื่อดูขั้นตอนโดยละเอียด!

2. จากนั้นคุณสามารถเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติได้ดังนี้:
(1) ใน แทนที่ พิมพ์คำหรือสตริงข้อความที่จะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติในอนาคต
(2) ใน กับ พิมพ์คำหรือสตริงข้อความที่จะแทนที่คำสะกดผิดโดยอัตโนมัติ
(3) คลิกไฟล์ เพิ่ม ปุ่ม

เคล็ดลับ:
(1) การดำเนินการนี้จะเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติทีละรายการ ในการเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติหลายรายการคุณต้องดำเนินการนี้ซ้ำเพื่อเพิ่มทีละรายการ
(2) คุณยังสามารถเพิ่มรายการแก้ไขอัตโนมัติและให้ใบหน้าที่ยิ้มแทนที่ด้วยสตริงเฉพาะ: https://www.extendoffice.com/documents/outlook/1776-outlook-insert-smiley-face.html#autocorrect

3. คลิก OK ปุ่มเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

4.3 ลบรายการแก้ไขอัตโนมัติ

หากจำเป็นคุณสามารถลบรายการแก้ไขอัตโนมัติบางรายการออกจาก Outlook ได้เช่นกัน คุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. เปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติและเปิดใช้งานไฟล์ การแก้ไขอัตโนมัติ แถบ
เคล็ดลับ: คุณสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options > การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติ คลิกเพื่อดูขั้นตอนโดยละเอียด!

2. จากนั้นคุณสามารถลบรายการแก้ไขอัตโนมัติได้ดังนี้:
(1) ใน แทนที่ พิมพ์คำสำคัญเพื่อค้นหารายการแก้ไขอัตโนมัติที่ระบุในกล่องรายการด้านล่าง สำหรับข้อมูลของคุณการดำเนินการนี้เป็นทางเลือก หากคุณสามารถค้นหารายการที่ระบุในกล่องรายการด้านล่างได้โดยตรงเพียงข้ามการดำเนินการนี้
(2) คลิกเพื่อไฮไลต์รายการที่ระบุที่คุณจะลบในกล่องรายการ
(3) คลิกไฟล์ ลบ ปุ่ม

เคล็ดลับ: การดำเนินการนี้จะลบรายการแก้ไขอัตโนมัติทีละรายการ หากต้องการลบหลายรายการโปรดดำเนินการนี้ซ้ำตามต้องการ

3. คลิก OK ปุ่มเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

4.4 ข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติ

หากคุณต้องการตั้งค่าข้อยกเว้นบางประการสำหรับไลบรารีการแก้ไขอัตโนมัติใน Outlook คุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. เปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติและเปิดใช้งานไฟล์ การแก้ไขอัตโนมัติ แถบ
เคล็ดลับ: คุณสามารถคลิก เนื้อไม่มีมัน > Options > การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติ คลิกเพื่อดูขั้นตอนโดยละเอียด!

2. คลิก ข้อยกเว้น ปุ่ม

3. ในกล่องโต้ตอบข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติให้ทำดังนี้:
(1) เปิดใช้งานแท็บที่ระบุตามความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่นฉันต้องการตั้งค่าข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติเกี่ยวกับตัวพิมพ์ใหญ่เริ่มต้นฉันเปิดใช้งานไฟล์ CAps เริ่มต้น แถบ
(2) ใน ไม่ถูกต้อง พิมพ์คำเฉพาะที่คุณจะกำหนดเป็นข้อยกเว้น
(3) คลิกไฟล์ เพิ่ม ปุ่ม

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการเพิ่มข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติหลายรายการคุณสามารถดำเนินการนี้ซ้ำเพื่อเพิ่มทีละรายการ

4. คลิก OK ปุ่มต่างๆตามลำดับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบทั้งหมด

จนถึงตอนนี้คุณได้เพิ่มข้อยกเว้นการแก้ไขอัตโนมัติแล้ว


5. เปลี่ยนภาษาตรวจการสะกดเริ่มต้น

สมมติว่าภาษาเริ่มต้นของ Microsoft Office ของคุณคือภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) แต่คุณต้องการเขียนเป็นภาษาอังกฤษ (สหราชอาณาจักร) และหวังว่าภาษาตรวจการสะกดจะตรงกับภาษาเขียนของคุณคุณจะจัดการกับมันอย่างไร คุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. ในหน้าต่างการเขียนการตอบกลับหรือการส่งต่อข้อความใหม่ให้คลิก รีวิว > ภาษา > ตั้งค่าภาษาการพิสูจน์อักษร.

2. ในกล่องโต้ตอบภาษาคลิกเพื่อไฮไลต์ภาษาที่ระบุซึ่งคุณจะเปลี่ยนภาษาการพิสูจน์อักษรเริ่มต้นและคลิกที่ไฟล์ ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ปุ่ม

3. ในกล่องโต้ตอบที่โผล่ขึ้นมาให้คลิกที่ไฟล์ OK ปุ่ม

4. คลิก OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบภาษา

จนถึงตอนนี้ภาษาการพิสูจน์อักษรเริ่มต้นได้ถูกเปลี่ยนไปแล้ว

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม:
(1) ภาษาการพิสูจน์อักษรเริ่มต้นจะใช้ร่วมกันภายในแอปพลิเคชัน Microsoft Office ทั้งหมดและจะมีผลในเอกสารงานนำเสนอและอีเมลใหม่ทั้งหมดตามเทมเพลต NORMAL
(2) คุณยังสามารถตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ในภาษาอื่นชั่วคราวสำหรับอีเมลที่แก้ไขในปัจจุบันเท่านั้น: ในกล่องโต้ตอบภาษาคลิกเพื่อไฮไลต์ภาษาใหม่ที่คุณจะเปลี่ยนภาษาการพิสูจน์อักษรและคลิกที่ OK ปุ่มโดยตรง


บทความเพิ่มเติม ...


สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

Kutools สำหรับ Outlook - คุณสมบัติอันทรงพลังมากกว่า 100 รายการเพื่อเติมพลังให้กับ Outlook ของคุณ

📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ไม่อยู่ที่สำนักงาน (ใช้ได้กับ POP และ IMAP)  /  กำหนดการส่งอีเมล  /  Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล  /  ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง)   /  เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ   /  แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...

📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมลได้อย่างง่ายดาย  /  บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ  /  ลบอีเมลที่ซ้ำกัน  /  การค้นหาขั้นสูง  /  รวมโฟลเดอร์ ...

📁 ไฟล์แนบโปรบันทึกแบทช์  /  การแยกแบทช์  /  การบีบอัดแบบแบตช์  /  บันทึกอัตโนมัติ   /  ถอดอัตโนมัติ  /  บีบอัดอัตโนมัติ ...

🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น   /  เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน Outlook ของคุณด้วยมุมมองแบบแท็บ  /  ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...

???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา  /   อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง  /  🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก  /  แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม  /  ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...

เกิน คุณสมบัติ 100 รอการสำรวจของคุณ! คลิกที่นี่เพื่อค้นพบเพิ่มเติม

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations