วิธีนี้จะแนะนำให้คุณย้ายอีเมลขนาดใหญ่ทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ใหม่ตามขนาดจากนั้นจัดเก็บโฟลเดอร์ใหม่ด้วยตนเองใน Outlook กรุณาดำเนินการดังนี้:

1 ใน จดหมาย มุมมอง (1) เลือกโฟลเดอร์เมลที่คุณจะเก็บถาวรอีเมลขนาดใหญ่ (2) พิมพ์คำสั่งแบบสอบถามขนาด: >5KB ใน การค้นหาทันที กล่อง และ (3) คลิก ค้นหา > โฟลเดอร์ปัจจุบัน (หรือขอบเขตการค้นหาอื่น ๆ ตามที่คุณต้องการ) ดูภาพหน้าจอ:

หมายเหตุ: ในขนาดคำสั่งแบบสอบถาม: >5KB, 5KB คือขนาดที่ระบุที่คุณจะเก็บถาวรอีเมล และคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามที่คุณต้องการ

2. เลือกผลการค้นหาทั้งหมดในรายการเมลคลิกขวาและเลือก ย้าย > โฟลเดอร์อื่น ๆ จากเมนูบริบท ดูภาพหน้าจอ:

หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกผลการค้นหาทั้งหมดได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิกผลการค้นหาใด ๆ จากนั้นกด Ctrl + A คีย์พร้อมกัน

3 ตอนนี้ระบุโฟลเดอร์ปลายทางที่คุณจะย้ายอีเมลไปดังนี้: (1) ในกล่องโต้ตอบย้ายรายการที่เปิดขึ้นโปรดคลิก ใหม่ ปุ่ม (2) ในกล่องโต้ตอบสร้างโฟลเดอร์ใหม่ ตั้งชื่อโฟลเดอร์ใหม่ (3) ระบุตำแหน่งที่จะวางโฟลเดอร์ใหม่ และ (4) คลิก OK ปุ่มสองครั้งเพื่อปิดสองกล่องโต้ตอบ ดูภาพหน้าจอ:

4. ขณะนี้อีเมลทั้งหมดที่มีขนาดใหญ่กว่าขนาดที่ระบุจะถูกย้ายจากขอบเขตการค้นหาที่ระบุไปยังโฟลเดอร์ใหม่ คลิกเลย เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > เครื่องมือ > ทำความสะอาดรายการเก่า (หรือ เนื้อไม่มีมัน > ข้อมูล > เครื่องมือล้างข้อมูล > เอกสารเก่า).

 

5. ในกล่องโต้ตอบการเก็บถาวรโปรดกำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวรตามภาพหน้าจอด้านขวาที่แสดง:
(1) ตรวจสอบไฟล์ เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด ตัวเลือก;
(2) เลือกโฟลเดอร์ใหม่ที่คุณย้ายอีเมลไปตอนนี้ในกล่องรายการด้านล่าง
(3) ประเภท วันพรุ่งนี้ ใน เก็บรายการที่เก่ากว่า กล่อง;
(4) คลิกไฟล์ หมวดหมู่สินค้า ปุ่ม. ดูภาพหน้าจอ:

 

6. ในกล่องโต้ตอบเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook พิมพ์ชื่อสำหรับไฟล์ PST ที่เก็บถาวรใหม่ในไฟล์ ชื่อไฟล์ แล้วคลิกไฟล์ OK ปุ่ม. ดูภาพหน้าจอด้านล่าง:

7. ตอนนี้คุณกลับไปที่กล่องโต้ตอบเก็บถาวรโปรดคลิกที่ไฟล์ OK ปุ่ม. แล้วคลิก ใช่ ในกล่องโต้ตอบเปิด Microsoft Outlook ดูภาพหน้าจอ:

จนถึงตอนนี้คุณได้เก็บอีเมลตามขนาดที่ระบุไว้ใน Outlook เรียบร้อยแล้ว

ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์ทั้งหมดใน Outlook

(อัตโนมัติ) เก็บงานที่เสร็จสมบูรณ์ใน Outlook เท่านั้น

เก็บอีเมลตามปี / เดือน / วันที่ใน Outlook