วิธีการจัดหมวดหมู่อีเมลโดยอัตโนมัติตามหัวเรื่องใน Outlook?

ผู้เขียน: อแมนดา ลี แก้ไขล่าสุด: 2022-08-12

หมวดหมู่สีช่วยให้คุณจดจำและจัดกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้องใน Outlook ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้คุณสามารถติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีสร้างกฎใน Outlook เพื่อกำหนดประเภทสีให้กับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติตามหัวข้อ

จัดหมวดหมู่ข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติตามหัวเรื่องใน Outlook

ใน Outlook ของคุณ โปรดเลือกโฟลเดอร์กล่องจดหมายของบัญชีอีเมลที่คุณต้องการใช้กฎการจัดประเภทอัตโนมัติ แล้วเลือกข้อความใดก็ได้จากโฟลเดอร์ หลังจากนั้น โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง

1 เมื่อ หน้าแรก คลิกที่ กฎระเบียบ > สร้างกฎ.

2. ในป๊อปอัป สร้างกฎ กล่องโต้ตอบ คลิกที่ ตัวเลือกขั้นสูง.

3 ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ขอให้ เงื่อนไขใดที่ท่านต้องการตรวจสอบให้ทำดังนี้

In ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข, ตรวจสอบตัวเลือกที่สอง โดยมี (หัวเรื่องของข้อความที่คุณเลือก) ในหัวเรื่อง.
In ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ, คลิกที่ข้อความที่ขีดเส้นใต้สีน้ำเงินเพื่อเปิด ค้นหาข้อความ กล่องโต้ตอบ
ในการป๊อปอัพ ค้นหาข้อความ ให้ป้อนคำหลักหรือวลีในชื่อที่คุณต้องการจัดหมวดหมู่อีเมลโดยอัตโนมัติตาม
คลิก เพิ่ม.
หมายเหตุ หากคุณต้องการจัดหมวดหมู่ข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติตามคำหลักหรือวลีเพิ่มเติม ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ iii และ iv และคุณสามารถเลือกคำหลักหรือวลีใน รายการค้นหา กล่องแล้วคลิก ลบรายการออกจากรถเข็น เพื่อลบสิ่งที่ไม่ต้องการ
คลิก OK ใน ค้นหาข้อความ โต้ตอบเพื่อกลับไปที่ ตัวช่วยสร้างกฎ.
คลิก ถัดไป.

4 ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ขอให้ คุณต้องการทำอะไรกับข้อความให้ทำดังนี้

In ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำตรวจสอบไฟล์ กำหนดให้เป็นหมวดหมู่หมวดหมู่ ตัวเลือก
In ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ, คลิกที่หมวดหมู่ที่ขีดเส้นใต้สีน้ำเงินเพื่อเปิด หมวดหมู่สี กล่องโต้ตอบ
ในการป๊อปอัพ หมวดหมู่สี ให้เลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการกำหนดให้กับข้อความอีเมลที่มีชื่อเรื่องที่มีคำหรือวลีที่คุณระบุไว้ใน ขั้นตอนที่ 3.
คลิก OK ใน หมวดหมู่สี โต้ตอบเพื่อกลับไปที่ ตัวช่วยสร้างกฎ.
คลิก ถัดไป.

5 ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ขอให้ มีข้อยกเว้นหรือไม่, เลือกข้อยกเว้นใน ขั้นตอนที่ 1 หากมีและแก้ไขคำอธิบายข้อยกเว้นใน ขั้นตอนที่ 2. เสร็จแล้วคลิก ถัดไป.

6 ใน ตัวช่วยสร้างกฎ เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่ากฎ โปรดกำหนดค่าดังนี้:

In ขั้นตอนที่ 1ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ในช่องป้อนข้อมูล
In ขั้นตอนที่ 2ตรวจสอบไฟล์ เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ใน “กล่องจดหมาย” เพื่อกำหนดหมวดหมู่สีให้กับข้อความในกล่องจดหมายของคุณที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณระบุ ตรวจสอบ เปิดใช้กฎนี้ ตัวเลือกในการกำหนดประเภทสีให้กับข้อความอีเมลขาเข้าที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณระบุ
In ขั้นตอนที่ 3คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดกฎที่คุณระบุได้ หากคุณต้องการเปลี่ยนเกณฑ์ใดๆ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้เพื่อแก้ไข
เมื่อเสร็จแล้วคลิก เสร็จสิ้น.

7. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่ากฎจะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณตรวจสอบอีเมลใน Outlook คลิก OK.

8. ตอนนี้สร้างกฎสำเร็จแล้ว หากคุณต้องการตรวจสอบหรือแก้ไขในอนาคต โปรดไปที่ กฎระเบียบ > สร้างกฎ. และอย่าลืมเลือกโฟลเดอร์ที่ถูกต้องตามที่แสดงภาพหน้าจอด้านล่าง

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีกำหนดและแก้ไขประเภทสีให้กับรายการ Outlook?

การกำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook บางรายการ เช่น ข้อความอีเมล เหตุการณ์ และผู้ติดต่อ ช่วยให้คุณจดจำและจัดกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้องใน Outlook ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้คุณสามารถติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย หากมีรายการใดที่เกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่งหมวดหมู่ ให้กำหนดหมวดหมู่สีเพิ่มเติมให้กับหมวดหมู่นั้น ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธีการกำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook และสร้างประเภทของคุณเอง เปลี่ยนสีหรือชื่อของประเภทสีที่มีอยู่ และวิธีการด่วนอื่นๆ เพื่อใช้ประเภทเพื่อเน้นรายการ Outlook

วิธีกำหนดประเภทสีให้กับการประชุมโดยอัตโนมัติหลังจากยอมรับใน Outlook แล้ว

ในการทำงานประจำวันของคุณคุณอาจได้รับอีเมลการประชุมหลายฉบับใน Outlook บางครั้งคุณต้องการกำหนดประเภทสีเฉพาะให้กับการประชุมโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับการยอมรับ โดยปกติคุณสามารถกำหนดได้ด้วยตนเอง แต่การตั้งค่าทีละรายการจะยุ่งยาก ในบทความนี้ฉันจะพูดถึงวิธีทำให้สำเร็จโดยอัตโนมัติใน Outlook

วิธีจัดกลุ่มข้อความอีเมลตามประเภทสีที่ระบุใน Outlook?

บางครั้งคุณทำเครื่องหมายข้อความอีเมลด้วยหมวดหมู่สีที่ระบุจากนั้นคุณสามารถปกครองหรือค้นหาข้อความอีเมลเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายหรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่น เมื่อข้อความอีเมลจำนวนมากมารวมตัวกันในโฟลเดอร์อีเมลจึงเป็นการยากที่จะค้นหาข้อความอีเมลที่ทำเครื่องหมายตามหมวดหมู่สีที่ระบุได้อย่างรวดเร็ว จริงๆแล้วมีเทคนิคสองสามข้อในการจัดกลุ่มข้อความอีเมลตามประเภทสีที่ระบุใน Microsoft Outlook อย่างรวดเร็ว

วิธีการยุบหรือขยายหมวดหมู่สีทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นใน Outlook?

สมมติว่าคุณได้กำหนดประเภทสีให้กับข้อความอีเมลใน Outlook และได้จัดกลุ่มข้อความทั้งหมดของคุณตามหมวดหมู่ต่างๆ อย่างไรก็ตาม ทุกครั้งที่คุณขยายหรือยุบโฟลเดอร์ใน Outlook จากนั้นมีอยู่แล้วและกลับไปที่โฟลเดอร์ คุณอาจพบว่าประเภทกลุ่มกลับไปที่มุมมองเดิม ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงวิธีการทำให้ Outlook ยุบหรือขยายหมวดหมู่สี โปรดอ่านเพื่อหาวิธี