จะกำหนดและแก้ไขประเภทสีให้กับรายการ Outlook ได้อย่างไร

การกำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook บางรายการ เช่น ข้อความอีเมล เหตุการณ์ และผู้ติดต่อ ช่วยให้คุณจดจำและจัดกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้องใน Outlook ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้คุณสามารถติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย หากมีรายการใดที่เกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่งหมวดหมู่ ให้กำหนดหมวดหมู่สีเพิ่มเติมให้กับหมวดหมู่นั้น ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธีการกำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook และสร้างประเภทของคุณเอง เปลี่ยนสีหรือชื่อของประเภทสีที่มีอยู่ และวิธีการด่วนอื่นๆ เพื่อใช้ประเภทเพื่อเน้นรายการ Outlook

หมายเหตุ หมวดหมู่สีใช้ไม่ได้กับบัญชี IMAP

สร้างประเภทสีและกำหนดคีย์ลัดใน Outlook

กำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook (หรือด้วยปุ่มลัด)

กำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook ด้วย Quick Click

กำหนดประเภทสีให้กับข้อความ Outlook ด้วย Quick Step

แก้ไขประเภทสีและปุ่มลัดใน Outlook

สร้างประเภทสีและกำหนดคีย์ลัดใน Outlook

Outlook มาพร้อมกับชุดของประเภทสีเริ่มต้น แต่จะง่ายกว่าในการสร้างและใช้ประเภทของคุณเอง เพื่อให้คุณระบุรายการที่เกี่ยวข้องได้ดียิ่งขึ้น

1 ใน จดหมาย ดูบน หน้าแรก ในแท็บ แท็ก กลุ่มคลิก จำแนกประเภท > หมวดหมู่ทั้งหมด.

2. ในป๊อปอัป หมวดหมู่สี ให้คลิกที่ไฟล์ ใหม่ ปุ่ม

3. ในรูปแบบใหม่ เพิ่มหมวดหมู่ใหม่ กล่องโต้ตอบ ตั้งชื่อหมวดหมู่ในกล่องป้อนข้อมูล และกำหนดสีที่รู้จักให้กับหมวดหมู่นั้น หากต้องการ ให้ตั้งค่าคีย์ลัด

4 คลิก OK. คุณจะเห็นหมวดหมู่ที่สร้างขึ้นอยู่ในรายการในขณะนี้ หมวดหมู่สี โต้ตอบดังที่แสดงด้านล่าง คลิก OK เพื่อบันทึกหมวดหมู่และปิดกล่องโต้ตอบ

กำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook (หรือด้วยปุ่มลัด)

เมื่อต้องการกำหนดประเภทสีให้กับข้อความ การนัดหมาย ผู้ติดต่อ หรืองานใน Outlook คุณสามารถทำดังนี้:

1. เลือกรายการ Outlook ที่คุณจะกำหนดประเภทสีให้

2. กำหนดประเภทด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งดังต่อไปนี้:

ถ้าคุณ ไม่ได้ตั้งปุ่มลัด สำหรับประเภทสีที่คุณต้องการกำหนดให้กับรายการ Outlook ที่เลือก: คลิกขวาที่รายการใดๆ ที่เลือก คลิก จำแนกประเภท บนเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นเลือกประเภทที่คุณต้องการกำหนด
หมายเหตุ หากคุณกำหนดประเภทสีให้กับรายการโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถเลือกรายการ คลิกขวาที่รายการนั้นแล้วเลือก ล้างหมวดหมู่ทั้งหมด.
ถ้าคุณ ได้ตั้งปุ่มลัด สำหรับประเภทสีที่คุณต้องการกำหนดให้กับรายการ Outlook ที่เลือก: กดปุ่มลัด
หมายเหตุ หากคุณกำหนดหมวดหมู่สีให้กับรายการด้วยปุ่มลัดโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถเลือกและกดคีย์ลัดเดียวกันเพื่อล้างหมวดหมู่นั้น

กำหนดประเภทสีให้กับรายการ Outlook ด้วย Quick Click

ในการกำหนดประเภทสีให้กับข้อความอีเมล คุณควรไปที่ รายละเอียด > เปลี่ยนมุมมอง > เดียว or ดูตัวอย่าง. หากต้องการกำหนดประเภทสีให้กับงานกิจกรรมหรือผู้ติดต่อ โปรดคลิก รายละเอียด > เปลี่ยนมุมมอง > รายการ. เมื่อเสร็จแล้วโปรดทำดังนี้:

1 ใน จดหมาย ดูบน หน้าแรก ในแท็บ แท็ก กลุ่มคลิก จำแนกประเภท > ตั้งค่าคลิกด่วน.

2 ใน ตั้งค่าคลิกด่วน กล่องโต้ตอบ เลือกประเภทสีที่คุณจะกำหนดด้วยการคลิกด่วน

3. หากคุณเลือกหมวดหมู่ที่คุณไม่เคยใช้มาก่อน a เปลี่ยนชื่อหมวดหมู่ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อถามว่าคุณต้องการเปลี่ยนชื่อหมวดหมู่หรือไม่:

คลิก ใช่ เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและบันทึกการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณเปลี่ยนชื่อเสร็จ กำหนดเป็นสีอื่น หรือตั้งค่าปุ่มลัดสำหรับกล่องโต้ตอบ
คลิก ไม่ ถ้าคุณไม่จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ

4. ตอนนี้ ฉันจะใช้ข้อความอีเมลเป็นตัวอย่าง ในโฟลเดอร์อีเมลของคุณ ให้วางเคอร์เซอร์เมาส์ไว้เหนือข้อความที่คุณจะกำหนดหมวดหมู่ด้วยการคลิกด่วน คุณจะเห็นช่องว่างบน หมวดหมู่ คอลัมน์ดังแสดงด้านล่าง คลิกเพียงครั้งเดียวก็จะกำหนดหมวดหมู่ให้กับข้อความ

หมายเหตุ หากคุณกำหนดประเภทสีให้กับรายการโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถเลือกรายการนั้นและคลิกที่กล่องประเภทอีกครั้ง

กำหนดประเภทสีให้กับข้อความ Outlook ด้วย Quick Step

Outlook มีฟีเจอร์ Quick Steps ที่ให้คุณกำหนดประเภทสีให้กับข้อความอีเมลหนึ่งหรือหลายข้อความใน Outlook ได้ด้วยคลิกเดียว โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1 ใน จดหมาย ดูบน หน้าแรก คลิกแท็บ สร้างใหม่ ใน ขั้นตอนง่ายๆ กล่อง.

2 คลิก เลือกการดำเนินการ เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์ของการดำเนินการต่างๆ จากนั้นเลือก จัดหมวดหมู่ข้อความ.

3 คลิก เลือกหมวดหมู่ เพื่อเลือกประเภทสีที่คุณจะกำหนดให้กับข้อความใน Outlook ด้วยขั้นตอนด่วน

4. ชื่อของการดำเนินการจะถูกเติมลงในช่อง Name โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเพื่อให้เป็นที่รู้จักมากขึ้น นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าปุ่มลัดสำหรับการดำเนินการนี้ (ที่นี่ฉันตั้งค่า CTRL+SHIFT+2 เป็นปุ่มลัด) หรือแก้ไขข้อความคำแนะนำเครื่องมือ จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น.

5. ทำซ้ำสี่ขั้นตอนข้างต้นหากคุณต้องการสร้างขั้นตอนด่วนสำหรับหมวดหมู่อื่นๆ

6. ตอนนี้ กลับไปที่รายชื่ออีเมลของคุณ เลือกข้อความที่คุณจะกำหนดหมวดหมู่สีให้ จากนั้นคลิกที่การดำเนินการด่วน (ฟอรัม EO) ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นใน ขั้นตอนง่ายๆ กล่อง. ข้อความที่เลือกจะถูกจัดหมวดหมู่

หมายเหตุ: หากคุณกำหนดประเภทสีให้กับรายการโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถเลือกรายการ คลิกขวาที่รายการนั้นแล้วเลือก ล้างหมวดหมู่ทั้งหมด จากเมนูแบบเลื่อนลง หรือในขั้นตอนที่ 2 ข้างต้น คุณสามารถเลือก หมวดหมู่ที่ชัดเจน แทนที่จะจัดหมวดหมู่เพื่อสร้างการดำเนินการด่วนที่ล้างหมวดหมู่

แก้ไขประเภทสีและปุ่มลัดใน Outlook

2. ในป๊อปอัป หมวดหมู่สี กล่องโต้ตอบ โปรดทำดังนี้เพื่อแก้ไขหมวดหมู่:

เลือกหมวดหมู่ที่คุณจะแก้ไข
คลิก ตั้งชื่อใหม่ และพิมพ์ชื่อใหม่
คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงใต้ สี เพื่อให้มันเป็นสีที่แตกต่าง
คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงใต้ คีย์ลัด เพื่อให้มีปุ่มลัดอื่น

3. หากคุณต้องการแก้ไขหมวดหมู่เพิ่มเติม ให้ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้น เสร็จแล้วคลิก OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีการจัดหมวดหมู่อีเมลโดยอัตโนมัติตามหัวเรื่องใน Outlook?

หมวดหมู่สีช่วยให้คุณจดจำและจัดกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้องใน Outlook ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้คุณสามารถติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีสร้างกฎใน Outlook เพื่อกำหนดประเภทสีให้กับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติตามหัวข้อ

วิธีกำหนดประเภทสีให้กับการประชุมโดยอัตโนมัติหลังจากยอมรับใน Outlook แล้ว

ในการทำงานประจำวันของคุณคุณอาจได้รับอีเมลการประชุมหลายฉบับใน Outlook บางครั้งคุณต้องการกำหนดประเภทสีเฉพาะให้กับการประชุมโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับการยอมรับ โดยปกติคุณสามารถกำหนดได้ด้วยตนเอง แต่การตั้งค่าทีละรายการจะยุ่งยาก ในบทความนี้ฉันจะพูดถึงวิธีทำให้สำเร็จโดยอัตโนมัติใน Outlook

วิธีจัดกลุ่มข้อความอีเมลตามประเภทสีที่ระบุใน Outlook?

บางครั้งคุณทำเครื่องหมายข้อความอีเมลด้วยหมวดหมู่สีที่ระบุจากนั้นคุณสามารถปกครองหรือค้นหาข้อความอีเมลเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายหรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่น เมื่อข้อความอีเมลจำนวนมากมารวมตัวกันในโฟลเดอร์อีเมลจึงเป็นการยากที่จะค้นหาข้อความอีเมลที่ทำเครื่องหมายตามหมวดหมู่สีที่ระบุได้อย่างรวดเร็ว จริงๆแล้วมีเทคนิคสองสามข้อในการจัดกลุ่มข้อความอีเมลตามประเภทสีที่ระบุใน Microsoft Outlook อย่างรวดเร็ว

วิธีการยุบหรือขยายหมวดหมู่สีทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นใน Outlook?

สมมติว่าคุณได้กำหนดประเภทสีให้กับข้อความอีเมลใน Outlook และได้จัดกลุ่มข้อความทั้งหมดของคุณตามหมวดหมู่ต่างๆ อย่างไรก็ตาม ทุกครั้งที่คุณขยายหรือยุบโฟลเดอร์ใน Outlook จากนั้นมีอยู่แล้วและกลับไปที่โฟลเดอร์ คุณอาจพบว่าประเภทกลุ่มกลับไปที่มุมมองเดิม ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงวิธีการทำให้ Outlook ยุบหรือขยายหมวดหมู่สี โปรดอ่านเพื่อหาวิธี