ไปยังเนื้อหาหลัก

วิธีสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่มีบุคคลเฉพาะใน Outlook

เต็มไปด้วยกล่องจดหมายที่รกรุงรัง? ในบทช่วยสอนนี้ ฉันจะแนะนำสามวิธีในการจัดระเบียบอีเมลที่มีบุคคลเฉพาะใน Outlook เพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น


ย้ายอีเมลที่มีบางคนไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นเสมอ

1. คลิกขวาที่บัญชีอีเมลที่คุณจะสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมล เลือก แฟ้มใหม่ จากเมนูคลิกขวา และตั้งชื่อโฟลเดอร์

2. ในโฟลเดอร์ Inbox หรือ Sent Items เลือกหนึ่งในข้อความอีเมลที่มีที่อยู่อีเมลเฉพาะที่คุณจะย้ายอีเมลทั้งหมดของเขา/เธอไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้น

3 เมื่อ หน้าแรก ในแท็บ ย้าย กลุ่มคลิกที่ กฎระเบียบ > ย้ายข้อความจาก: ที่อยู่อีเมลเฉพาะเสมอ และ / หรือ กฎระเบียบ > ย้ายข้อความไปที่: ที่อยู่อีเมลเฉพาะเสมอ ตามความต้องการของคุณ

4. ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนป๊อปอัป ให้ระบุโฟลเดอร์ที่คุณจะย้ายข้อความไป จากนั้นคลิก OK.

5. อีเมลในโฟลเดอร์ Inbox หรือ Sent Items ที่ตรงตามเงื่อนไขจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น และข้อความอีเมลในอนาคตจะไปที่โฟลเดอร์โดยตรงด้วยหากตรงตามเงื่อนไข


สร้างโฟลเดอร์ค้นหาเพื่อจัดระเบียบอีเมลโดยอัตโนมัติสำหรับบุคคลที่ต้องการ

หากคุณไม่ต้องการย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ แต่ต้องการดูอย่างง่ายดาย คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ค้นหาใน Outlook ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาข้อความอีเมลที่ตรงกับเกณฑ์ที่ระบุในหลายๆ โฟลเดอร์ แต่เก็บไว้ในโฟลเดอร์เดิม

1 เมื่อ โฟลเดอร์ ในแท็บ ใหม่ กลุ่มคลิกที่ โฟลเดอร์การค้นหาใหม่.

2. ในกล่องโต้ตอบ New Search Folder แบบผุดขึ้น โปรดทำดังนี้:
  • 1) ในช่อง Select a Search Folder ในรายการ Mail from People and Lists ให้เลือก จดหมายจากและถึงบุคคลที่ระบุ,หรือ จดหมายจากบุคคลที่ระบุ ตามที่คุณต้องการ
  • 2) ในกล่อง Customize Search Folder ให้คลิกที่ Choose เพื่อเลือกบุคคลจากรายการที่อยู่ของคุณ
  • 3) ระบุบัญชีอีเมลจากตำแหน่งที่จะค้นหาอีเมล
  • 4) คลิก OK.

3. โฟลเดอร์ค้นหาจะถูกสร้างขึ้นภายใต้โฟลเดอร์การค้นหา ซึ่งมีข้อความอีเมลที่ตรงตามเงื่อนไข


ชุดสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลสำหรับบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณด้วย VBA

ถ้าคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook และต้องการสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละบัญชีอีเมลเป็นชุดสำหรับบางคน คุณสามารถใช้วิธี VBA เพื่อย้ายข้อความที่มีคนที่ระบุจากโฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าหรือโฟลเดอร์ที่ส่งของบัญชีอีเมลของคุณ กรุณาทำดังนี้

1. ใน Outlook ของคุณ คลิก เนื้อไม่มีมัน > Options > ศูนย์ความเชื่อถือจากนั้นคลิกที่ การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ.

2. ในกล่องโต้ตอบป๊อปอัป สลับไปที่ การตั้งค่ามาโครให้เลือก เปิดใช้งานมาโครทั้งหมดและตรวจสอบ ใช้การตั้งค่าความปลอดภัยของแมโครกับโปรแกรมเสริมที่ติดตั้งไว้.

3 คลิก OK ปุ่มเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

4 กด อื่น ๆ + F11 ปุ่มเพื่อเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications

5 คลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > โมดูล. จากนั้นคัดลอกรหัส VBA ใดรหัสหนึ่งต่อไปนี้ไปที่หน้าต่างโมดูล

รหัส VBA 1: ชุดสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่มีผู้ส่งเฉพาะในกล่องจดหมายของบัญชีอีเมลทั้งหมด

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

หมายเหตุ: คุณควรแทนที่ข้อมูลโค้ดเฉพาะตามความคิดเห็นในแถวที่ 12, 16 และ 35 ของโค้ด VBA ด้านบน

รหัส VBA 2: ชุดสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่มีผู้รับเฉพาะในกล่องจดหมายของบัญชีอีเมลทั้งหมด

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

หมายเหตุ

  • 1) คุณควรแทนที่ข้อมูลโค้ดเฉพาะตามความคิดเห็นในแถวที่ 12, 16 และ 35 ของโค้ด VBA ด้านบน
  • 2) หากต้องการเก็บถาวรข้อความที่มีผู้รับ CC หรือ BCC เฉพาะ ให้ยกเลิกการแสดงความคิดเห็นแถวที่ 28 และ 33 โดยลบเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') ที่จุดเริ่มต้นของแถว

6 กด F5 เพื่อเรียกใช้โค้ด VBA และโฟลเดอร์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นหากมีข้อความตรงตามเงื่อนไข

หมายเหตุ วิธีการ VBA ใช้ได้กับข้อความอีเมลที่มีอยู่ หากมีข้อความใหม่จาก/ถึงบุคคลที่คุณต้องการเก็บถาวร โปรดทำซ้ำขั้นตอนที่ 4-6

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีสร้างโฟลเดอร์ค้นหาในไฟล์ข้อมูล Outlook / Pst / บัญชีอีเมลหลายไฟล์

อย่างที่คุณทราบ โฟลเดอร์การค้นหาสามารถค้นหาอีเมลในขอบเขตของกล่องจดหมายปัจจุบันใน Outlook เท่านั้น อย่างไรก็ตาม Outlook สามารถค้นหาในกล่องจดหมายทั้งหมดด้วยคุณลักษณะการค้นหาทันที ดังนั้น คุณสามารถลองใช้วิธีแก้ปัญหาด้านล่างเพื่อสร้างโฟลเดอร์ค้นหาในบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook

จะสร้างโฟลเดอร์ค้นหาสำหรับอีเมลภายในใน Outlook ได้อย่างไร?

ไม่ยากที่จะสร้างโฟลเดอร์ค้นหาโดยผู้ส่งหรือโดเมนผู้ส่งที่ระบุในบัญชีอีเมล POP3 ปกติใน Outlook อย่างไรก็ตามวิธีเดียวกันนี้ใช้ไม่ได้กับบัญชีแลกเปลี่ยน ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีสร้างโฟลเดอร์การค้นหาเพื่อแสดงอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งภายในภายในบัญชีแลกเปลี่ยน

วิธีจัดกลุ่มข้อความอีเมลตามประเภทสีที่ระบุใน Outlook?

บางครั้งคุณทำเครื่องหมายข้อความอีเมลด้วยหมวดหมู่สีที่ระบุจากนั้นคุณสามารถปกครองหรือค้นหาข้อความอีเมลเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายหรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่น เมื่อข้อความอีเมลจำนวนมากมารวมตัวกันในโฟลเดอร์อีเมลจึงเป็นการยากที่จะค้นหาข้อความอีเมลที่ทำเครื่องหมายตามหมวดหมู่สีที่ระบุได้อย่างรวดเร็ว จริงๆแล้วมีเทคนิคสองสามข้อในการจัดกลุ่มข้อความอีเมลตามประเภทสีที่ระบุใน Microsoft Outlook อย่างรวดเร็ว

วิธีสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลตามช่วงวันที่ใน Outlook

ในบทช่วยสอนนี้ ฉันจะแนะนำสองวิธีในการจัดระเบียบอีเมลตามช่วงวันที่ด้วยโฟลเดอร์ใน Outlook เพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น


สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

Kutools สำหรับ Outlook - คุณสมบัติอันทรงพลังมากกว่า 100 รายการเพื่อเติมพลังให้กับ Outlook ของคุณ

📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ไม่อยู่ที่สำนักงาน (ใช้ได้กับ POP และ IMAP)  /  กำหนดการส่งอีเมล  /  Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล  /  ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง)   /  เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ   /  แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...

📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมลได้อย่างง่ายดาย  /  บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ  /  ลบอีเมลที่ซ้ำกัน  /  การค้นหาขั้นสูง  /  รวมโฟลเดอร์ ...

📁 ไฟล์แนบโปรบันทึกแบทช์  /  การแยกแบทช์  /  การบีบอัดแบบแบตช์  /  บันทึกอัตโนมัติ   /  ถอดอัตโนมัติ  /  บีบอัดอัตโนมัติ ...

🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น   /  เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน Outlook ของคุณด้วยมุมมองแบบแท็บ  /  ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...

???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา  /   อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง  /  🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก  /  แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม  /  ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...

เกิน คุณสมบัติ 100 รอการสำรวจของคุณ! คลิกที่นี่เพื่อค้นพบเพิ่มเติม

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations