วิธีพิมพ์เอกสารแนบโดยอัตโนมัติเมื่ออีเมลมาถึง Outlook?

บทช่วยสอนนี้สาธิตวิธีการรวมสคริปต์ VBA และกฎของ Outlook เพื่อช่วยให้คุณพิมพ์เอกสารแนบของอีเมลบางฉบับโดยอัตโนมัติเมื่อมาถึง Outlook

พิมพ์เอกสารแนบโดยอัตโนมัติเมื่อมีอีเมลบางฉบับมาถึง

สมมติว่า คุณต้องการพิมพ์เอกสารแนบของอีเมลขาเข้าจากผู้ส่งบางรายโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำได้ดังนี้

ขั้นที่ 1: สร้างสคริปต์ใน Outlook

ประการแรก คุณต้องสร้างสคริปต์ VBA ใน Outlook

1. เปิดโปรแกรม Outlook ของคุณกดปุ่ม อื่น ๆ + F11 พร้อมกันเพื่อเปิดไฟล์ Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน หน้าต่าง

2 ใน Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน หน้าต่าง ดับเบิลคลิกที่ Project1 > วัตถุ Microsoft Outlook > นี้OutlookSession เพื่อเปิด ThisOutlookSession (รหัส) หน้าต่าง แล้วคัดลอกรหัสต่อไปนี้ลงในหน้าต่างรหัสนี้

รหัส VBA 1: พิมพ์ไฟล์แนบโดยอัตโนมัติ (ไฟล์แนบทุกประเภท) เมื่อมีอีเมลมาถึง

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

หมายเหตุ รหัสนี้รองรับการพิมพ์ไฟล์แนบทุกประเภทที่ได้รับในอีเมล หากคุณต้องการพิมพ์เฉพาะไฟล์แนบประเภทที่ระบุ เช่น ไฟล์ pdf โปรดใช้โค้ด VBA ต่อไปนี้

รหัส VBA 2: พิมพ์ไฟล์แนบที่ระบุโดยอัตโนมัติเมื่ออีเมลมาถึง

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม:

3. ไปข้างหน้าและคลิก เครื่องมือ > อ้างอิง ในการโผล่ขึ้นมา ข้อมูลอ้างอิง – Project1 ให้ทำเครื่องหมายที่ รันไทม์การเขียนสคริปต์ของ Microsoft จากนั้นคลิกที่ไฟล์ OK ปุ่ม

4. บันทึกรหัสแล้วกดปุ่ม อื่น ๆ + Q ปุ่มเพื่อปิดไฟล์ Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน หน้าต่าง

หมายเหตุ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า เปิดใช้งานมาโครทั้งหมด เปิดใช้งานตัวเลือกใน Outlook ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบตัวเลือกนี้โดยทำตามขั้นตอนที่แสดงด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2: สร้างกฎเพื่อใช้สคริปต์

หลังจากเพิ่มสคริปต์ VBA ใน Outlook แล้ว คุณต้องสร้างกฎเพื่อใช้สคริปต์ตามเงื่อนไขบางประการ

1. ไปที่แท็บหน้าแรก คลิก กฎระเบียบ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

2 ใน กฎและการแจ้งเตือน ใหคลิกปุ the ม กฎใหม่ ปุ่มเพื่อสร้างกฎ

ทิปส์: หากคุณได้เพิ่มบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook ของคุณ โปรดระบุบัญชีใน ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้ รายการแบบหล่นลงที่คุณต้องการใช้กฎ มิฉะนั้น จะนำไปใช้กับกล่องจดหมายของบัญชีอีเมลที่เลือกในปัจจุบัน

3. ในครั้งแรก ตัวช่วยสร้างกฎ ใหเลือก ใช้กฎเกี่ยวกับข้อความที่ฉันได้รับ ใน ขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิก ถัดไป

4. ในวินาทีที่ ตัวช่วยสร้างกฎ คุณต้อง:

5. ในข้อที่สาม ตัวช่วยสร้างกฎ คุณต้องกำหนดค่าดังต่อไปนี้

ทิปส์: หาก "เรียกใช้สคริปต์” ตัวเลือกหายไปในของคุณ ตัวช่วยสร้างกฎคุณสามารถแสดงได้โดยทำตามวิธีการที่กล่าวถึงในบทความนี้: กู้คืน Run A Script pption ที่ขาดหายไปในกฎของ Outlook.

6. แล้วอีกอย่าง ตัวช่วยสร้างกฎ ปรากฏขึ้นเพื่อขอข้อยกเว้น คุณสามารถเลือกข้อยกเว้นได้หากจำเป็น หรือมิฉะนั้น ให้คลิกปุ่ม ถัดไป ปุ่มโดยไม่ต้องเลือกใดๆ。

7. ในช่วงสุดท้าย ตัวช่วยสร้างกฎคุณต้องระบุชื่อสำหรับกฎ จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น ปุ่ม

8. จากนั้นจะกลับไปที่ กฎและการแจ้งเตือน ไดอะล็อกบ็อกซ์ คุณสามารถดูกฎที่คุณสร้างอยู่ในรายการ คลิก OK เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่าทั้งหมด

จากนี้ไปเมื่อได้รับอีเมลจากบุคคลที่ระบุ ไฟล์ที่แนบมาจะถูกพิมพ์โดยอัตโนมัติ

บทความที่เกี่ยวข้อง

---

สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

Kutools สำหรับ Outlook - คุณสมบัติอันทรงพลังมากกว่า 100 รายการเพื่อเติมพลังให้กับ Outlook ของคุณ

🤖 ผู้ช่วยจดหมาย AI: ส่งอีเมลระดับมืออาชีพทันทีด้วยเวทมนตร์ AI คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อตอบกลับอย่างชาญฉลาด น้ำเสียงที่สมบูรณ์แบบ การเรียนรู้หลายภาษา เปลี่ยนรูปแบบการส่งอีเมลอย่างง่ายดาย! ...

📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ไม่อยู่ที่สำนักงาน (ใช้ได้กับ POP และ IMAP)  /  กำหนดการส่งอีเมล  /  Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล  /  ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง)   /  เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ   /  แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...

📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมลได้อย่างง่ายดาย  /  บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ  /  ลบอีเมลที่ซ้ำกัน  /  การค้นหาขั้นสูง  /  รวมโฟลเดอร์ ...

📁 ไฟล์แนบโปร: บันทึกแบทช์  /  การแยกแบทช์  /  การบีบอัดแบบแบตช์  /  บันทึกอัตโนมัติ   /  ถอดอัตโนมัติ  /  บีบอัดอัตโนมัติ ...

🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น   /  เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน Outlook ของคุณด้วยมุมมองแบบแท็บ  /  ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...

???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา  /   อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง  /  🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก  /  แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม  /  ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...

เกิน คุณสมบัติ 100 รอการสำรวจของคุณ! คลิกที่นี่เพื่อค้นพบเพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติม       ดาวน์โหลดฟรี      การซื้อ