ไปยังเนื้อหาหลัก

จัดการผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook: ลบ รวม ย้าย จัดหมวดหมู่

ผู้เขียน : ซิลูเวีย แก้ไขล่าสุด: 2024-06-21

เมื่อคุณนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook จากสเปรดชีต Excel หรือซอฟต์แวร์อื่น อาจมีโอกาสที่จะสร้างรายการที่ซ้ำกันในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของคุณ รายการที่ซ้ำกันดังกล่าวอาจทำให้โฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณเกะกะ ซึ่งทำให้กินพื้นที่โดยไม่จำเป็นใน Outlook สำหรับวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำ รายชื่อซ้ำ ประโยชน์ของ Kutools สำหรับ Outlook. คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสามารถลบ รวม ย้าย และแม้แต่จัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในบัญชีอีเมลต่างๆ ภายในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่เลือกได้อย่างง่ายดาย


ข้อดีของ Kutools สำหรับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันของ Outlook

    • 🔄 ตัวเลือกการจัดการซ้ำที่ยืดหยุ่น: Kutools for Outlook ยกระดับการจัดการผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยเสนอชุดตัวเลือกที่หลากหลายที่ตอบสนองความต้องการและความชอบของผู้ใช้ที่หลากหลาย:
    • 🗑️ การลบรายการที่ซ้ำกันชั่วคราวหรือถาวร: ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะย้ายรายการที่ซ้ำกันไปยังโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ" ชั่วคราว เปิดใช้งานการกู้คืนหากจำเป็น หรือลบออกอย่างถาวรเพื่อปรับปรุงรายชื่อผู้ติดต่อของพวกเขา สร้างสมดุลระหว่างการปกป้องผู้ติดต่อและการรักษาฐานข้อมูลที่สะอาด
    • 🔗 รวมข้อมูลจากรายการที่ซ้ำกันเป็นรายชื่อติดต่อเดียว: เมื่อรวมรายการที่ซ้ำกัน Kutools จะรวมข้อมูลจากรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันที่เลือกไว้ทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลสูญหาย
    • 📂 การย้ายรายการที่ซ้ำกันอย่างยืดหยุ่น: ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะย้ายสำเนาทั้งหมด รวมถึงอินสแตนซ์แรก หรือเฉพาะสำเนาเพิ่มเติมไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันในภายหลังหรือแยกรายการออกจากกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
    • 🏷️ จัดหมวดหมู่รายการที่ซ้ำกันเพื่อให้ระบุได้ง่ายในภายหลัง: ด้วยการอนุญาตให้ผู้ใช้จัดหมวดหมู่รายการที่ซ้ำกัน Kutools ช่วยให้การจัดการผู้ติดต่อและองค์กรดีขึ้น คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการฐานข้อมูลผู้ติดต่อขนาดใหญ่ ซึ่งการจัดหมวดหมู่ที่มีประสิทธิภาพสามารถประหยัดเวลาและปรับปรุงขั้นตอนการทำงานได้
  • 🌐 การจัดการข้ามบัญชีและโฟลเดอร์ซ้ำ: Kutools มีความสามารถในการจัดการรายการที่ซ้ำกันในบัญชีอีเมลหลายบัญชีและโฟลเดอร์ผู้ติดต่อพร้อมกัน ความสามารถนี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการที่อาจยุ่งยากและใช้เวลานานด้วยเครื่องมือดั้งเดิมของ Outlook ทำให้ผู้ใช้มีแนวทางที่เป็นหนึ่งเดียวในการจัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งภายใน Outlook
  • 🔍 การตรวจจับซ้ำที่ปรับแต่งได้: แตกต่างจากการตรวจจับรายการซ้ำขั้นพื้นฐานของ Outlook Kutools อนุญาตให้ปรับแต่งโดยละเอียดในการระบุรายการที่ซ้ำกันโดยให้ผู้ใช้เลือกฟิลด์ผู้ติดต่อเฉพาะเพื่อเปรียบเทียบ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการตรวจจับรายการซ้ำที่แม่นยำยิ่งขึ้นตามเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้มากที่สุด
  • 🧭 การกรองซ้ำเพื่อประหยัดเวลา: Kutools จดจำการตั้งค่าก่อนหน้าสำหรับโฟลเดอร์และช่องผู้ติดต่อที่เลือก ทำให้ผู้ใช้สามารถกรองรายการที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกำหนดการตั้งค่าใหม่ คุณลักษณะนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการจัดการข้อมูลซ้ำได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ทำงานนี้เป็นประจำ
  • 👥 การจัดการกลุ่มผู้ติดต่อซ้ำ: ยูทิลิตีขยายการจัดการซ้ำไปยังกลุ่มผู้ติดต่อ โดยเสนอทางเลือกในการจัดการกลุ่มผู้ติดต่อซ้ำตามชื่อกลุ่ม ชื่อสมาชิก หรือที่อยู่อีเมลของสมาชิก

ลบ รวม ย้าย หรือจัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook อย่างรวดเร็ว

นี่คือวิธีการสมัคร รายชื่อซ้ำ คุณสมบัติในการลบ รวม ย้าย หรือจัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

Kutools สำหรับ Outlook: ปลดล็อกเครื่องมือที่มีประโยชน์ 100 รายการสำหรับ Outlook กลุ่มคนเหล่านี้, ฟีเจอร์มากกว่า 70 รายการใช้งานได้ฟรีอย่างถาวรรวมถึงฟีเจอร์ AI อันทรงพลัง
ค้นพบเพิ่มเติม... ลองตอนนี้!

  1. เกี่ยวกับ Kutools พลัส แทป คลิก ลบรายชื่อซ้ำ.

  2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 1 (จาก 5): ระบุไฟล์ข้อมูล ตัวช่วยสร้าง เลือกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการลบ รวม ย้าย หรือจัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน เมื่อเลือกแล้วให้คลิกที่ ขั้นตอนต่อไป: ระบุโฟลเดอร์ผู้ติดต่อ ปุ่ม

    หมายเหตุ หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook ที่มีโฟลเดอร์ผู้ติดต่อขนาดใหญ่ หน้าต่างโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่กำลังโหลดจะปรากฏขึ้นตามภาพด้านล่างที่แสดง คุณสามารถเลือกที่จะคลิก ข้ามบัญชีอีเมลที่โหลดปัจจุบัน ปุ่มหรือเพียงแค่รอให้โฟลเดอร์ผู้ติดต่อทั้งหมดโหลดเสร็จ

  3. เมื่อโฟลเดอร์ผู้ติดต่อโหลดเสร็จแล้ว โฟลเดอร์ผู้ติดต่อทั้งหมดจะปรากฏในกล่องด้านซ้ายของ ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 2 (จาก 5) หน้าต่าง. เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่มีผู้ติดต่อซ้ำที่คุณต้องการระบุ จากนั้นคลิกที่ ถัดไป: เลือกฟิลด์ผู้ติดต่อสำหรับการเปรียบเทียบที่ซ้ำกัน ปุ่ม

    ทิปส์:
    • สำหรับตัวเลือกที่รวดเร็วยิ่งขึ้นเช่น ตรวจสอบทั้งหมด ในการเลือกโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่รายการโฟลเดอร์
    • โฟลเดอร์ที่เลือกทั้งหมดจะปรากฏในช่องด้านขวา คุณสามารถลบหรือจัดเรียงได้ตามต้องการ ผู้ติดต่อจากโฟลเดอร์ที่แสดงด้านบนจะถูกจัดลำดับความสำคัญให้คงไว้เมื่อจัดการรายการที่ซ้ำกัน
    • หากคุณเคยใช้เครื่องมือนี้และกำหนดเกณฑ์ตัวกรองไว้แล้ว คุณสามารถคลิกที่ เริ่มการกรอง ปุ่มเพื่อใช้เกณฑ์ที่มีอยู่เหล่านี้เพื่อกรองผู้ติดต่อที่ซ้ำกันออก
  4. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 3 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง โปรดเลือกฟิลด์ผู้ติดต่อเพื่อระบุรายการที่ซ้ำกัน (ผู้ติดต่อจะถือว่าซ้ำกันหากข้อมูลในฟิลด์เหล่านี้ตรงกันทุกประการ) ใน โปรดเลือกช่องรายชื่อเพื่อเปรียบเทียบที่ซ้ำกัน จากนั้นคลิกที่ไฟล์ ถัดไป: เลือกฟิลด์ที่จะแสดงในผลลัพธ์ ปุ่ม

    ทิปส์:
    1. ฟิลด์ที่เลือกที่แสดงในภาพด้านบนแสดงถึงการตั้งค่าเริ่มต้นที่ Kutools ให้ไว้ คุณสามารถเลือกค่าเริ่มต้นเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายโดยคลิกที่ ฟิลด์เริ่มต้น ปุ่ม
    2. หากคุณตรวจสอบ ค้นหารายการที่ซ้ำกันทั้งหมดในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่เลือก ตัวเลือกยูทิลิตี้นี้จะค้นหาผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในทุกโฟลเดอร์ที่คุณเลือก หากคุณไม่เลือกตัวเลือกนี้ ระบบจะค้นหารายการที่ซ้ำกันภายในโฟลเดอร์ที่ติดต่อแต่ละโฟลเดอร์แยกกัน
  5. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 4 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง เลือกตัวเลือกเพื่อระบุฟิลด์ที่จะแสดงรายการในกล่องผลลัพธ์ จากนั้นคลิกปุ่ม เริ่มการกรอง ปุ่ม

    ทิปส์:
    • ค่าเริ่มต้น: ตัวเลือกนี้จะเลือกช่องที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ได้แก่ ชื่อกลุ่มผู้ติดต่อ (กลุ่มผู้ติดต่อ), ชื่อสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ), ที่อยู่อีเมลของสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ)และ ชื่อเต็ม.
    • ประเพณี: ตัวเลือกนี้จะเปิดใช้งาน เนื้อหาที่กำหนดด้วยตนเอง ปุ่ม ช่วยให้คุณสามารถเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการแสดงในผลลัพธ์ได้
    • ช่องที่เลือก: ตัวเลือกนี้จะเลือกฟิลด์ที่คุณเลือกในขั้นตอนก่อนหน้า
  6. ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมดจะปรากฏใน รายชื่อผู้ติดต่อ/รายชื่อผู้ติดต่อซ้ำ (กล่องซ้าย) ของ ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 5 (จาก 5) ตัวช่วยสร้างซึ่งแสดงฟิลด์ที่คุณเลือกที่จะแสดง ในตัวช่วยสร้างนี้ คุณสามารถ:
    1. ขยายรายการที่ซ้ำกัน และเลือกหรือยกเลิกการเลือกผู้ติดต่อเพื่อตัดสินใจว่าจะรวมหรือแยกผู้ติดต่อออกจากกระบวนการจัดการรายการที่ซ้ำกัน เคล็ดลับ: คุณสามารถขยายกลุ่มได้โดยคลิกที่กลุ่ม จากนั้นเลือกผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเพื่อดูรายละเอียดใน ดูตัวอย่างข้อมูลติดต่อ กล่อง.
    2. จาก จะจัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันได้อย่างไร? รายการแบบเลื่อนลง เลือกการดำเนินการเพื่อใช้กับรายการที่ซ้ำกันที่เลือก
      • ลบ (ย้ายไปที่โฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ"): การดำเนินการนี้จะย้ายรายการที่ซ้ำกันไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบโดยไม่ต้องลบออกอย่างถาวร
      • ลบถาวร: การดำเนินการนี้จะลบรายการที่ซ้ำกันที่เลือกทั้งหมดออกอย่างถาวร
      • ผสาน: เป็นการรวมรายชื่อผู้ติดต่อที่ซ้ำกันที่เลือกไว้ทั้งหมดเข้าด้วยกัน และรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน
      • ย้ายผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมด (ยกเว้นรายแรก): การดำเนินการนี้จะโอนรายการที่ซ้ำกัน ยกเว้นอินสแตนซ์แรกไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ
      • ย้ายผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมด (รวมรายชื่อแรก): วิธีนี้จะย้ายอินสแตนซ์ทั้งหมดที่ซ้ำกันไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด
      • เพิ่มหมวดหมู่: แท็กนี้เลือกผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมดพร้อมหมวดหมู่ที่กำหนดเพื่อให้ระบุตัวตนได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
    3. คลิก ลงทะเบียนเลย เพื่อประมวลผลรายการที่ซ้ำกันตามการกระทำที่คุณเลือก

หลังจากกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ ที่อยู่ติดต่อที่ซ้ำกันที่ระบุที่อยู่ทั้งหมดจะแสดงโดยมีขีดทับใน รายชื่อผู้ติดต่อ/รายชื่อผู้ติดต่อซ้ำ. กรุณาปิดไฟล์ รายชื่อซ้ำ ตัวช่วยสร้างเพื่อจบกระบวนการ


เคล็ดลับเพิ่มเติมในการใช้ Kutools สำหรับคุณลักษณะผู้ติดต่อซ้ำของ Outlook

  1. จัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยเฉพาะ
    คุณสามารถจัดหมวดหมู่ ย้าย ลบ หรือลบผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเพียงรายการเดียวอย่างถาวร โดยการคลิกขวาที่ผู้ติดต่อแล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากเมนูบริบท

  2. จัดการรายการซ้ำที่เลือกทั้งหมดในกลุ่ม
    คุณสามารถจัดหมวดหมู่ ย้าย ผสาน ลบหรือลบรายการที่ซ้ำกันที่เลือกไว้ทั้งหมดในกลุ่มอย่างถาวร โดยการคลิกขวาที่กลุ่มและเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากเมนูบริบท

  3. การกรองผู้ติดต่อที่ซ้ำกันอีกครั้งอย่างง่ายดาย
    พื้นที่ รายชื่อซ้ำ ยูทิลิตี้จะคงการตั้งค่าก่อนหน้าของคุณไว้ รวมถึงโฟลเดอร์ที่เลือกและฟิลด์ผู้ติดต่อ ครั้งต่อไปที่คุณใช้คุณสมบัตินี้ เพียงกดปุ่ม เริ่มการกรอง ปุ่มใน ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 2 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง วิธีนี้จะกรองรายการที่ซ้ำกันโดยตรงโดยไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าฟิลด์ผู้ติดต่อใหม่

  4. จะทำอย่างไรถ้าไม่พบผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน
    หากไม่พบผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกที่จะเลือกฟิลด์อีกครั้งเพื่อระบุผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน หรือยุติกระบวนการตามที่คุณต้องการ
  5. จัดการกลุ่มผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน
    หากมีกลุ่มผู้ติดต่อซ้ำกันภายในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก คุณสามารถจัดการกลุ่มผู้ติดต่อเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใน ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 3 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง เพียงเลือกเกณฑ์ที่ต้องการ - ไม่ว่าจะเป็น ชื่อกลุ่มผู้ติดต่อ (กลุ่มผู้ติดต่อ), ชื่อสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ) or ที่อยู่อีเมลของสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ). เลือกตามความต้องการของคุณเพื่อจัดการกลุ่มที่ซ้ำกันเหล่านี้


การสาธิต: ลบหรือย้ายผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ค้นพบ Kutools / Kutools พลัส แท็บในวิดีโอนี้ เพิ่มโดย Kutools สำหรับ Outlook- ตอนนี้ฟีเจอร์ส่วนใหญ่ รวมถึงฟังก์ชัน AI ใช้งานได้ฟรี! คุณสมบัติระดับโปรมาพร้อมกับการทดลองใช้ 30 วันโดยไม่มีข้อจำกัด!


สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

ข่าวด่วน: Kutools สำหรับ Outlook เปิดตัว เวอร์ชันฟรี!

สัมผัสประสบการณ์ Kutools ใหม่สำหรับ Outlook เวอร์ชันฟรีพร้อมฟีเจอร์ที่น่าทึ่งกว่า 70 รายการ ให้คุณใช้งานได้ตลอดไป! คลิกดาวน์โหลดเลย!

🤖 Kutools AI : ส่งอีเมลระดับมืออาชีพทันทีด้วยเวทมนตร์ AI คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อตอบกลับอย่างชาญฉลาด น้ำเสียงที่สมบูรณ์แบบ การเรียนรู้หลายภาษา เปลี่ยนรูปแบบการส่งอีเมลอย่างง่ายดาย! ...

📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ตอบกลับอัตโนมัติ (ใช้ได้กับ POP และ IMAP)  /  กำหนดการส่งอีเมล  /  Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล  /  ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง)   /  เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ   /  แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...

📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมล  /  บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ  /  ลบอีเมลที่ซ้ำกัน  /  การค้นหาขั้นสูง  /  รวมโฟลเดอร์ ...

📁 ไฟล์แนบโปรบันทึกแบทช์  /  การแยกแบทช์  /  การบีบอัดแบบแบตช์  /  บันทึกอัตโนมัติ   /  ถอดอัตโนมัติ  /  บีบอัดอัตโนมัติ ...

🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น   /  เตือนคุณเมื่อมีอีเมลสำคัญมาถึง  /  ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...

???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา  /   อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง  /  🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก  /  แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม  /  ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...

ปลดล็อค Kutools for Outlook ทันทีด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว—ฟรีอย่างถาวร- อย่ารอช้า ดาวน์โหลดตอนนี้และเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ!

 

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations