ลบหรือลบผู้ติดต่อที่ซ้ำกันอย่างรวดเร็วใน Outlook

จัดการผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook: ลบ รวม ย้าย จัดหมวดหมู่

Kutools สำหรับ Outlook

เมื่อคุณนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook จากสเปรดชีต Excel หรือซอฟต์แวร์อื่น อาจมีโอกาสที่จะสร้างรายการที่ซ้ำกันในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของคุณ รายการที่ซ้ำกันดังกล่าวอาจทำให้โฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณเกะกะ ซึ่งทำให้กินพื้นที่โดยไม่จำเป็นใน Outlook สำหรับวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำ รายชื่อซ้ำ ประโยชน์ของ Kutools สำหรับ Outlook. คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสามารถลบ รวม ย้าย และแม้แต่จัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในบัญชีอีเมลต่างๆ ภายในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่เลือกได้อย่างง่ายดาย

ลบ รวม ย้าย หรือจัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับเพิ่มเติมในการใช้ Kutools สำหรับคุณลักษณะผู้ติดต่อซ้ำของ Outlook

การสาธิต: ลบหรือย้ายผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ข้อดีของ Kutools สำหรับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันของ Outlook

🔄 ตัวเลือกการจัดการซ้ำที่ยืดหยุ่น: Kutools for Outlook ยกระดับการจัดการผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยเสนอชุดตัวเลือกที่หลากหลายที่ตอบสนองความต้องการและความชอบของผู้ใช้ที่หลากหลาย:

🗑️ การลบรายการที่ซ้ำกันชั่วคราวหรือถาวร: ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะย้ายรายการที่ซ้ำกันไปยังโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ" ชั่วคราว เปิดใช้งานการกู้คืนหากจำเป็น หรือลบออกอย่างถาวรเพื่อปรับปรุงรายชื่อผู้ติดต่อของพวกเขา สร้างสมดุลระหว่างการปกป้องผู้ติดต่อและการรักษาฐานข้อมูลที่สะอาด
🔗 รวมข้อมูลจากรายการที่ซ้ำกันเป็นรายชื่อติดต่อเดียว: เมื่อรวมรายการที่ซ้ำกัน Kutools จะรวมข้อมูลจากรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันที่เลือกไว้ทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลสูญหาย
📂 การย้ายรายการที่ซ้ำกันอย่างยืดหยุ่น: ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะย้ายสำเนาทั้งหมด รวมถึงอินสแตนซ์แรก หรือเฉพาะสำเนาเพิ่มเติมไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันในภายหลังหรือแยกรายการออกจากกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
🏷️ จัดหมวดหมู่รายการที่ซ้ำกันเพื่อให้ระบุได้ง่ายในภายหลัง: ด้วยการอนุญาตให้ผู้ใช้จัดหมวดหมู่รายการที่ซ้ำกัน Kutools ช่วยให้การจัดการผู้ติดต่อและองค์กรดีขึ้น คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการฐานข้อมูลผู้ติดต่อขนาดใหญ่ ซึ่งการจัดหมวดหมู่ที่มีประสิทธิภาพสามารถประหยัดเวลาและปรับปรุงขั้นตอนการทำงานได้

🌐 การจัดการข้ามบัญชีและโฟลเดอร์ซ้ำ: Kutools มีความสามารถในการจัดการรายการที่ซ้ำกันในบัญชีอีเมลหลายบัญชีและโฟลเดอร์ผู้ติดต่อพร้อมกัน ความสามารถนี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการที่อาจยุ่งยากและใช้เวลานานด้วยเครื่องมือดั้งเดิมของ Outlook ทำให้ผู้ใช้มีแนวทางที่เป็นหนึ่งเดียวในการจัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งภายใน Outlook
🔍 การตรวจจับซ้ำที่ปรับแต่งได้: แตกต่างจากการตรวจจับรายการซ้ำขั้นพื้นฐานของ Outlook Kutools อนุญาตให้ปรับแต่งโดยละเอียดในการระบุรายการที่ซ้ำกันโดยให้ผู้ใช้เลือกฟิลด์ผู้ติดต่อเฉพาะเพื่อเปรียบเทียบ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการตรวจจับรายการซ้ำที่แม่นยำยิ่งขึ้นตามเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้มากที่สุด
🧭 การกรองซ้ำเพื่อประหยัดเวลา: Kutools จดจำการตั้งค่าก่อนหน้าสำหรับโฟลเดอร์และช่องผู้ติดต่อที่เลือก ทำให้ผู้ใช้สามารถกรองรายการที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกำหนดการตั้งค่าใหม่ คุณลักษณะนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการจัดการข้อมูลซ้ำได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ทำงานนี้เป็นประจำ
👥 การจัดการกลุ่มผู้ติดต่อซ้ำ: ยูทิลิตีขยายการจัดการซ้ำไปยังกลุ่มผู้ติดต่อ โดยเสนอทางเลือกในการจัดการกลุ่มผู้ติดต่อซ้ำตามชื่อกลุ่ม ชื่อสมาชิก หรือที่อยู่อีเมลของสมาชิก

ลบ รวม ย้าย หรือจัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook อย่างรวดเร็ว

นี่คือวิธีการสมัคร รายชื่อซ้ำ คุณสมบัติในการลบ รวม ย้าย หรือจัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

Kutools สำหรับ Outlook: ปลดล็อกเครื่องมืออันทรงพลัง 100 รายการสำหรับ Outlook ทดลองใช้งานฟรี 60 วัน ไม่มีข้อจำกัดค้นพบเพิ่มเติม... ลองตอนนี้!

เกี่ยวกับ Kutools ในแท็บ ลบ กลุ่มคลิก รายชื่อซ้ำ (คุณยังสามารถคลิก Kutools พลัส > รายชื่อซ้ำ).
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 1 (จาก 5): ระบุไฟล์ข้อมูล ตัวช่วยสร้าง เลือกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการลบ รวม ย้าย หรือจัดหมวดหมู่ผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน เมื่อเลือกแล้วให้คลิกที่ ขั้นตอนต่อไป: ระบุโฟลเดอร์ผู้ติดต่อ ปุ่ม

หมายเหตุ หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook ที่มีโฟลเดอร์ผู้ติดต่อขนาดใหญ่ หน้าต่างโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่กำลังโหลดจะปรากฏขึ้นตามภาพด้านล่างที่แสดง คุณสามารถเลือกที่จะคลิก ข้ามบัญชีอีเมลที่โหลดปัจจุบัน ปุ่มหรือเพียงแค่รอให้โฟลเดอร์ผู้ติดต่อทั้งหมดโหลดเสร็จ
เมื่อโฟลเดอร์ผู้ติดต่อโหลดเสร็จแล้ว โฟลเดอร์ผู้ติดต่อทั้งหมดจะปรากฏในกล่องด้านซ้ายของ ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 2 (จาก 5) หน้าต่าง. เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่มีผู้ติดต่อซ้ำที่คุณต้องการระบุ จากนั้นคลิกที่ ถัดไป: เลือกฟิลด์ผู้ติดต่อสำหรับการเปรียบเทียบที่ซ้ำกัน ปุ่ม
ทิปส์:
- สำหรับตัวเลือกที่รวดเร็วยิ่งขึ้นเช่น ตรวจสอบทั้งหมด ในการเลือกโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่รายการโฟลเดอร์
- โฟลเดอร์ที่เลือกทั้งหมดจะปรากฏในช่องด้านขวา คุณสามารถลบหรือจัดเรียงได้ตามต้องการ ผู้ติดต่อจากโฟลเดอร์ที่แสดงด้านบนจะถูกจัดลำดับความสำคัญให้คงไว้เมื่อจัดการรายการที่ซ้ำกัน
- หากคุณเคยใช้เครื่องมือนี้และกำหนดเกณฑ์ตัวกรองไว้แล้ว คุณสามารถคลิกที่ เริ่มการกรอง ปุ่มเพื่อใช้เกณฑ์ที่มีอยู่เหล่านี้เพื่อกรองผู้ติดต่อที่ซ้ำกันออก
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 3 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง โปรดเลือกฟิลด์ผู้ติดต่อเพื่อระบุรายการที่ซ้ำกัน (ผู้ติดต่อจะถือว่าซ้ำกันหากข้อมูลในฟิลด์เหล่านี้ตรงกันทุกประการ) ใน โปรดเลือกช่องรายชื่อเพื่อเปรียบเทียบที่ซ้ำกัน จากนั้นคลิกที่ไฟล์ ถัดไป: เลือกฟิลด์ที่จะแสดงในผลลัพธ์ ปุ่ม
ทิปส์:
1. ฟิลด์ที่เลือกที่แสดงในภาพด้านบนแสดงถึงการตั้งค่าเริ่มต้นที่ Kutools ให้ไว้ คุณสามารถเลือกค่าเริ่มต้นเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายโดยคลิกที่ ฟิลด์เริ่มต้น ปุ่ม
2. หากคุณตรวจสอบ ค้นหารายการที่ซ้ำกันทั้งหมดในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่เลือก ตัวเลือกยูทิลิตี้นี้จะค้นหาผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในทุกโฟลเดอร์ที่คุณเลือก หากคุณไม่เลือกตัวเลือกนี้ ระบบจะค้นหารายการที่ซ้ำกันภายในโฟลเดอร์ที่ติดต่อแต่ละโฟลเดอร์แยกกัน
ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 4 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง เลือกตัวเลือกเพื่อระบุฟิลด์ที่จะแสดงรายการในกล่องผลลัพธ์ จากนั้นคลิกปุ่ม เริ่มการกรอง ปุ่ม
ทิปส์:
- ค่าเริ่มต้น: ตัวเลือกนี้จะเลือกช่องที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ได้แก่ ชื่อกลุ่มผู้ติดต่อ (กลุ่มผู้ติดต่อ), ชื่อสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ), ที่อยู่อีเมลของสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ)และ ชื่อเต็ม.
- ประเพณี: ตัวเลือกนี้จะเปิดใช้งาน เนื้อหาที่กำหนดด้วยตนเอง ปุ่ม ช่วยให้คุณสามารถเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการแสดงในผลลัพธ์ได้
- ช่องที่เลือก: ตัวเลือกนี้จะเลือกฟิลด์ที่คุณเลือกในขั้นตอนก่อนหน้า
ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมดจะปรากฏใน รายชื่อผู้ติดต่อ/รายชื่อผู้ติดต่อซ้ำ (กล่องซ้าย) ของ ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 5 (จาก 5) ตัวช่วยสร้างซึ่งแสดงฟิลด์ที่คุณเลือกที่จะแสดง ในตัวช่วยสร้างนี้ คุณสามารถ:
1. ขยายรายการที่ซ้ำกัน และเลือกหรือยกเลิกการเลือกผู้ติดต่อเพื่อตัดสินใจว่าจะรวมหรือแยกผู้ติดต่อออกจากกระบวนการจัดการรายการที่ซ้ำกัน เคล็ดลับ: คุณสามารถขยายกลุ่มได้โดยคลิกที่กลุ่ม จากนั้นเลือกผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเพื่อดูรายละเอียดใน ดูตัวอย่างข้อมูลติดต่อ กล่อง.
2. จาก จะจัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันได้อย่างไร? รายการแบบเลื่อนลง เลือกการดำเนินการเพื่อใช้กับรายการที่ซ้ำกันที่เลือก
  - ลบ (ย้ายไปที่โฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ"): การดำเนินการนี้จะย้ายรายการที่ซ้ำกันไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบโดยไม่ต้องลบออกอย่างถาวร
  - ลบถาวร: การดำเนินการนี้จะลบรายการที่ซ้ำกันที่เลือกทั้งหมดออกอย่างถาวร
  - ผสาน: เป็นการรวมรายชื่อผู้ติดต่อที่ซ้ำกันที่เลือกไว้ทั้งหมดเข้าด้วยกัน และรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน
  - ย้ายผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมด (ยกเว้นรายแรก): การดำเนินการนี้จะโอนรายการที่ซ้ำกัน ยกเว้นอินสแตนซ์แรกไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ
  - ย้ายผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมด (รวมรายชื่อแรก): วิธีนี้จะย้ายอินสแตนซ์ทั้งหมดที่ซ้ำกันไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด
  - เพิ่มหมวดหมู่: แท็กนี้เลือกผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมดพร้อมหมวดหมู่ที่กำหนดเพื่อให้ระบุตัวตนได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
3. คลิก ลงทะเบียนเลย เพื่อประมวลผลรายการที่ซ้ำกันตามการกระทำที่คุณเลือก

หลังจากกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ ที่อยู่ติดต่อที่ซ้ำกันที่ระบุที่อยู่ทั้งหมดจะแสดงโดยมีขีดทับใน รายชื่อผู้ติดต่อ/รายชื่อผู้ติดต่อซ้ำ. กรุณาปิดไฟล์ รายชื่อซ้ำ ตัวช่วยสร้างเพื่อจบกระบวนการ

เคล็ดลับเพิ่มเติมในการใช้ Kutools สำหรับคุณลักษณะผู้ติดต่อซ้ำของ Outlook

จัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยเฉพาะ
คุณสามารถจัดหมวดหมู่ ย้าย ลบ หรือลบผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเพียงรายการเดียวอย่างถาวร โดยการคลิกขวาที่ผู้ติดต่อแล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากเมนูบริบท
จัดการรายการซ้ำที่เลือกทั้งหมดในกลุ่ม
คุณสามารถจัดหมวดหมู่ ย้าย ผสาน ลบหรือลบรายการที่ซ้ำกันที่เลือกไว้ทั้งหมดในกลุ่มอย่างถาวร โดยการคลิกขวาที่กลุ่มและเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากเมนูบริบท
การกรองผู้ติดต่อที่ซ้ำกันอีกครั้งอย่างง่ายดาย
พื้นที่ รายชื่อซ้ำ ยูทิลิตี้จะคงการตั้งค่าก่อนหน้าของคุณไว้ รวมถึงโฟลเดอร์ที่เลือกและฟิลด์ผู้ติดต่อ ครั้งต่อไปที่คุณใช้คุณสมบัตินี้ เพียงกดปุ่ม เริ่มการกรอง ปุ่มใน ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 2 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง วิธีนี้จะกรองรายการที่ซ้ำกันโดยตรงโดยไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าฟิลด์ผู้ติดต่อใหม่
จะทำอย่างไรถ้าไม่พบผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน
หากไม่พบผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกที่จะเลือกฟิลด์อีกครั้งเพื่อระบุผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน หรือยุติกระบวนการตามที่คุณต้องการ
จัดการกลุ่มผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน

หากมีกลุ่มผู้ติดต่อซ้ำกันภายในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก คุณสามารถจัดการกลุ่มผู้ติดต่อเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใน ผู้ติดต่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 3 (จาก 5) ตัวช่วยสร้าง เพียงเลือกเกณฑ์ที่ต้องการ - ไม่ว่าจะเป็น ชื่อกลุ่มผู้ติดต่อ (กลุ่มผู้ติดต่อ), ชื่อสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ) or ที่อยู่อีเมลของสมาชิก (กลุ่มผู้ติดต่อ). เลือกตามความต้องการของคุณเพื่อจัดการกลุ่มที่ซ้ำกันเหล่านี้

การสาธิต: ลบหรือย้ายผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ปลาย: ในวิดีโอนี้ Kutools เพิ่มแท็บโดย Kutools สำหรับ Outlook. หากคุณต้องการโปรดคลิก โปรดคลิกที่นี่เพื่ออ่านรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อทดลองใช้ฟรี 60 วันโดยไม่มีข้อ จำกัด !