เมื่อเขียนอีเมล คุณอาจพบว่าตัวเองมักจะพิมพ์บางวลีซ้ำๆ ด้วยคุณสมบัติ Quick Parts คุณสามารถเขียนอีเมลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องพิมพ์บางวลีซ้ำแล้วซ้ำอีก Kutools for Outlookบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติช่วยปรับปรุงคุณลักษณะนี้ด้วยการแสดงรายการส่วนด่วนทั้งหมด (ข้อความอัตโนมัติ) และหมวดหมู่ส่วนด่วนในบานหน้าต่างที่สร้างขึ้น และช่วยให้คุณสามารถนำส่วนด่วนหรือข้อความอัตโนมัติกลับมาใช้ใหม่ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

สร้างการเลือกอย่างรวดเร็วเป็นข้อความอัตโนมัติ (ส่วนด่วน)

ลบข้อความอัตโนมัติที่มีอยู่ (ส่วนด่วน)

แทรกข้อความอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว (ส่วนด่วน) ลงในเนื้อหาข้อความ

ลบหมวดหมู่ของข้อความอัตโนมัติ

ย้ายบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติ

ปรับขนาดของบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติ

นำเข้าและส่งออกข้อความอัตโนมัติ (ส่วนด่วน)

บานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาทันทีที่คุณคลิกไฟล์ ขนมปัง ปุ่มใน Ribbon ในหน้าต่างข้อความ ดูภาพหน้าจอ:

1. เลือกเนื้อหาที่คุณจะบันทึกเป็นข้อความอัตโนมัติในเนื้อหาข้อความ

2 คลิกที่ ที่ด้านบนของบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติ

3. ในกล่องโต้ตอบข้อความอัตโนมัติใหม่ที่เปิดขึ้น

(1) ป้อนชื่อสำหรับข้อความอัตโนมัติใหม่ในไฟล์ ชื่อ: กล่อง;

(2) คลิกไฟล์ ประเภท: และระบุหมวดหมู่สำหรับข้อความอัตโนมัติใหม่จากรายการแบบหล่นลง คุณสามารถสร้างหมวดหมู่ใหม่ได้โดยตรงโดยคลิก หมวดหมู่ใหม่ จากนั้นเพิ่มชื่อหมวดหมู่ของคุณ

(3) คลิกไฟล์ เพิ่ม ปุ่ม

1. ในบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติขั้นแรกให้คลิกเพื่อเลือกหมวดหมู่ข้อความอัตโนมัติที่คุณจะลบเป็นของจากนั้นคลิกเพื่อเลือกข้อความอัตโนมัติเพื่อแสดงไอคอนแบบเลื่อนลงตามภาพด้านล่างที่แสดง

2 คลิก ลบ จากรายการแบบเลื่อนลงหรือคลิกขวาโดยตรงเพื่อแสดงเมนูบริบท ดูภาพหน้าจอ:

3. ในการโผล่ขึ้นมา Kutools for Outlook ให้คลิกที่ไฟล์ OK ปุ่มเพื่อลบบันทึก

หมายเหตุ: คุณสามารถลบรายการข้อความอัตโนมัติทั้งหมดพร้อมกันได้โดยคลิกที่ไฟล์ ลบทั้งหมด ในรายการแบบเลื่อนลงหรือเมนูคลิกขวา และเปลี่ยนชื่อรายการ AutoText ตามที่คุณต้องการด้วยไฟล์ ตั้งชื่อใหม่ ในรายการแบบเลื่อนลงในเมนูคลิกขวา ดูภาพหน้าจอ:

1. วางเคอร์เซอร์ในเนื้อหาข้อความที่คุณจะแทรกข้อความอัตโนมัติ

2. ในบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติขั้นแรกให้คลิกเพื่อเลือกประเภทข้อความอัตโนมัติที่คุณจะแทรกจากนั้นคลิกรายการข้อความอัตโนมัติเพื่อแทรกลงในอีเมลโดยตรง

หมายเหตุ / รายละเอียดเพิ่มเติม:

คุณสามารถแทรกรายการข้อความอัตโนมัติเป็นไฟล์ Rich Text, ข้อความธรรมดา or ภาพ ตามที่คุณต้องการโดยเลือกรายการใดรายการหนึ่งในรายการแบบหล่นลงหรือเมนูคลิกขวาของรายการ AuoText ดูภาพหน้าจอ:

2. คุณยังสามารถแทรกข้อความอัตโนมัติโดยดับเบิลคลิกในบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติ

1. ในบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติให้คลิกลูกศรข้างปุ่มปิดจากนั้นคลิกปุ่ม ย้าย จากรายการแบบเลื่อนลง ดูภาพหน้าจอ:

2. จากนั้นเคอร์เซอร์จะกลายเป็นกากบาทและคุณสามารถย้ายบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติไปที่ใดก็ได้ในหน้าต่างข้อความปัจจุบัน

1. ในบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติให้คลิกลูกศรข้างปุ่มปิดจากนั้นคลิกปุ่ม ขนาด จากรายการแบบหล่นลง

2. จากนั้นเคอร์เซอร์จะกลายเป็น or คุณสามารถลากเคอร์เซอร์เพื่อปรับขนาดของบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย

1. คลิกเพื่อเลือกหมวดหมู่ที่คุณจะลบในบานหน้าต่างข้อความอัตโนมัติ

2 คลิกที่ ปุ่มท้ายหมวดหมู่ที่เลือก

3. ใน Popping up Kutools for Outlook ใหคลิกปุ the ม OK ปุ่ม

หมายเหตุ: เป็นทางเลือกสำหรับ แสดงตัวอย่างรายการข้อความอัตโนมัติแบบลอยตัว, แสดงตัวอย่างในรายการข้อความอัตโนมัติ และ แสดงไอคอนก่อนรายการข้อความอัตโนมัติ ดังภาพด้านล่างที่แสดง