วิธีสร้างการแจ้งเตือน Outlook จากสเปรดชีต Excel

บทความนี้พูดถึงการสร้างตัวเตือน Outlook ตามข้อมูลของสเปรดชีต Excel

Crete Outlook ช่วยเตือนจากสเปรดชีต Excel พร้อมรหัส VBA

สร้างการแจ้งเตือน Outlook จากสเปรดชีต Excel ด้วยโค้ด VBA

หากคุณต้องการสร้างตัวเตือน Outlook จาก Excel โปรดทำดังนี้

1. สร้างแผ่นงานที่มีส่วนหัวของคอลัมน์และฟิลด์เตือนความจำที่เกี่ยวข้องดังภาพด้านล่างที่แสดง

หมายเหตุ: สำหรับ สถานะไม่ว่าง คอลัมน์หมายเลข 2 หมายความว่าการแจ้งเตือนจะแสดงเป็น ไม่ว่าง ในปฏิทิน Outlook ของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนเป็น 1 (ไม่แน่นอน), 3 (ไม่อยู่ที่สำนักงาน), 4 (ทำงานที่อื่น),หรือ 5 (ฟรี) ตามที่คุณต้องการ

2 กด อื่น ๆ + F11 คีย์เพื่อเปิด Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน หน้าต่าง

3 ใน Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน หน้าต่างคลิก สิ่งที่ใส่เข้าไป > โมดูล. จากนั้นคัดลอกโค้ด VBA ด้านล่างลงในหน้าต่างรหัส

รหัส VBA: สร้างการแจ้งเตือน Outlook จากสเปรดชีต Excel

Sub AddAppointments()
'Update by Extendoffice 20180608
    Dim I As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutItem As Object
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = Range("A2:G2")
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        Set xOutItem = xOutApp.createitem(1)
        Debug.Print xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Subject = xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Location = xRg.Cells(I, 2).Value
        xOutItem.Start = xRg.Cells(I, 3).Value
        xOutItem.Duration = xRg.Cells(I, 4).Value
        If Trim(xRg.Cells(I, 5).Value) = "" Then
            xOutItem.BusyStatus = 2
        Else
            xOutItem.BusyStatus = xRg.Cells(I, 5).Value
        End If
        If xRg.Cells(I, 6).Value > 0 Then
            xOutItem.ReminderSet = True
            xOutItem.ReminderMinutesBeforeStart = xRg.Cells(I, 6).Value
        Else
            xOutItem.ReminderSet = False
        End If
        xOutItem.Body = xRg.Cells(I, 7).Value
        xOutItem.Save
        Set xOutItem = Nothing
    Next
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

หมายเหตุ: ในโค้ดด้านบน A2: G2 คือช่วงข้อมูลที่คุณต้องการสร้างการนัดหมายตาม

4 กด F5 หรือคลิกปุ่ม Run เพื่อเรียกใช้รหัส จากนั้นการนัดหมายทั้งหมดที่มีฟิลด์เฉพาะจะถูกแทรกลงในปฏิทินของ Outlook ของคุณพร้อมกัน

จากนั้นคุณสามารถไปที่ปฏิทินของ Outlook เพื่อดูผลลัพธ์ดูภาพหน้าจอ:

สุดยอดเครื่องมือเพิ่มผลผลิตในสำนักงาน

Kutools สำหรับ Outlook - คุณสมบัติอันทรงพลังมากกว่า 100 รายการเพื่อเติมพลังให้กับ Outlook ของคุณ

🤖 ผู้ช่วยจดหมาย AI: ส่งอีเมลระดับมืออาชีพทันทีด้วยเวทมนตร์ AI คลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อตอบกลับอย่างชาญฉลาด น้ำเสียงที่สมบูรณ์แบบ การเรียนรู้หลายภาษา เปลี่ยนรูปแบบการส่งอีเมลอย่างง่ายดาย! ...

📧 การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ไม่อยู่ที่สำนักงาน (ใช้ได้กับ POP และ IMAP) / กำหนดการส่งอีเมล / Auto CC/BCC ตามกฎเมื่อส่งอีเมล / ส่งต่ออัตโนมัติ (กฎขั้นสูง) / เพิ่มคำทักทายอัตโนมัติ / แบ่งอีเมลผู้รับหลายรายออกเป็นข้อความส่วนตัวโดยอัตโนมัติ ...

📨 การจัดการอีเมล์: เรียกคืนอีเมลได้อย่างง่ายดาย / บล็อกอีเมลหลอกลวงตามหัวเรื่องและอื่นๆ / ลบอีเมลที่ซ้ำกัน / การค้นหาขั้นสูง / รวมโฟลเดอร์ ...

📁 ไฟล์แนบโปร: บันทึกแบทช์ / การแยกแบทช์ / การบีบอัดแบบแบตช์ / บันทึกอัตโนมัติ / ถอดอัตโนมัติ / บีบอัดอัตโนมัติ ...

🌟 อินเตอร์เฟซเมจิก: 😊อีโมจิที่สวยและเจ๋งยิ่งขึ้น / เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน Outlook ของคุณด้วยมุมมองแบบแท็บ / ลดขนาด Outlook แทนที่จะปิด ...

???? เพียงคลิกเดียวสิ่งมหัศจรรย์: ตอบกลับทั้งหมดด้วยไฟล์แนบที่เข้ามา / อีเมลต่อต้านฟิชชิ่ง / 🕘 แสดงโซนเวลาของผู้ส่ง ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 รายชื่อและปฏิทิน: แบทช์เพิ่มผู้ติดต่อจากอีเมลที่เลือก / แบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่ม / ลบการแจ้งเตือนวันเกิด ...

เกิน คุณสมบัติ 100 รอการสำรวจของคุณ! คลิกที่นี่เพื่อค้นพบเพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติม ดาวน์โหลดฟรี การซื้อ

Comments (66)

Rated 5 out of 5 · 2 ratings

JAIME GARCIA

about 1 month ago

#44964

This comment was minimized by the moderator on the site

How can I make this module run automatically when I close Excel? That way I can input data, and only have to close the file without having to manually run the code?

crystal JAIME GARCIA

about 1 month ago

#45008

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi JAIME GARCIA，
To make the AddAppointments subroutine run automatically when you close the Excel workbook, you can apply the following VBA code. This event is triggered right before the workbook is closed. Here's how you can adjust the code to run when the workbook is closed:
1. Open the Excel workbook where you want this functionality.
2. Press Alt + F11 to open the VBA editor.
3. In the Project Explorer on the left side, find ThisWorkbook under the VBAProject for your workbook.
4. Double-click ThisWorkbook to open its code module.
5. In the code window for ThisWorkbook, insert the following code.
6. Now you need to save this workbook as Excel Macro-Enabled Workbook (click File > Save As > choose Excel Macro-Enabled Workbook from Save as Type drop-down list > click Save).

Note: In this code, be sure to replace "SheetName" with the actual name of the worksheet containing your appointment data.

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    AddAppointments
End Sub

Sub AddAppointments()
    ' Updated by Extendoffice 20180608
    Dim I As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutItem As Object
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = ThisWorkbook.Sheets("SheetName").Range("A2:G2") ' Replace "SheetName" with the actual name of your sheet
    
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        Set xOutItem = xOutApp.createitem(1)
        xOutItem.Subject = xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Location = xRg.Cells(I, 2).Value
        xOutItem.Start = xRg.Cells(I, 3).Value
        xOutItem.Duration = xRg.Cells(I, 4).Value
        xOutItem.BusyStatus = IIf(Trim(xRg.Cells(I, 5).Value) = "", 2, xRg.Cells(I, 5).Value)
        xOutItem.ReminderSet = xRg.Cells(I, 6).Value > 0
        xOutItem.ReminderMinutesBeforeStart = IIf(xOutItem.ReminderSet, xRg.Cells(I, 6).Value, 0)
        xOutItem.Body = xRg.Cells(I, 7).Value
        xOutItem.Save
        Set xOutItem = Nothing
    Next I
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

Report

Jdavidde

about 5 months ago

#44317

This comment was minimized by the moderator on the site

Hello:

Thank you all for this amazing forum. I hope you will forgive me if this has already been asked, but is there a way to tweak the code to create an Outlook TASK instead of an appointment?

Please advise.

David

Rated 5 out of 5

Kristen Miller

about 5 months ago

#44236

This comment was minimized by the moderator on the site

How can I revise the code to include multiple rows?

crystal Kristen Miller

about 5 months ago

#44280

This comment was minimized by the moderator on the site

HI Miller,

In this line Set xRg = Range("A2:G2") of the code, simply change the range "A2:G2" to a range containing multiple rows, such as "A2:G10"

Report

Kate

about 6 months ago

#44005

This comment was minimized by the moderator on the site

This is a great tool. Was wondering if there is a way to add the appointments to a shared calendar, instead of my personal outlook calendar.

Sushant Gawali

about 7 months ago

#43862

This comment was minimized by the moderator on the site

HI Crystal,
the code worked find, but I made some changes in Table & run the code again, now I have 2 reminders for same event, how to remove 1st reminder from my outlook calendar.

crystal Sushant Gawali

about 6 months ago

#43976

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi Sushant Gawali,

The code only helps you to create reminders from Excel. If a duplicate reminder is created, you will need to go to the Outlook calendar to delete it manually. Sorry for the inconvenience.

Report

nitiksha

about 9 months ago

#43414

This comment was minimized by the moderator on the site

If we share the excel with other user and they run this micro-enabled filed, will they have all the invites saved?

Report

crystal nitiksha

about 8 months ago

#43523

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi,
If you save this Excel file as an Excel Macro-Enabled Workbook and send it to someone else, the invitation will be saved in their Outlook calendar after running the VBA code.

Report