วิธีผสานผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ผู้เขียน: เคลลี่ แก้ไขล่าสุด: 2024-08-27

เมื่อเราคัดลอก / ย้ายผู้ติดต่อจากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่งใน Outlook ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันมักจะหลุดออกมา การลบผู้ติดต่อที่ซ้ำกันอาจไม่ใช่วิธีที่ดีกว่าเนื่องจากผู้ติดต่อรายหนึ่งอาจมีฟิลด์ที่อีกรายชื่อซ้ำกันปล่อยให้ว่างไว้ เป็นผลให้ผู้ใช้บางคนคิดว่าจะรวมรายการที่ซ้ำกัน ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีการรวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ผสานผู้ติดต่อที่ซ้ำกันระหว่างการย้ายใน Outlook 2010 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า
รวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันระหว่างการย้ายใน Outlook 2007
ผสานผู้ติดต่อที่ซ้ำกันที่มีอยู่ในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่ระบุได้อย่างง่ายดายด้วย Kutools for Outlook

ผสานผู้ติดต่อที่ซ้ำกันระหว่างการย้ายใน Outlook 2010 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

สมมติว่าคุณจะย้ายผู้ติดต่อทั้งหมดจากโฟลเดอร์ A ไปยังโฟลเดอร์ B ใน Outlook ในการรวมรายชื่อที่ซ้ำกันระหว่างการย้ายคุณสามารถทำได้ดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่ม เนื้อไม่มีมัน> Options.

ขั้นตอนที่ 2: ในกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook ให้คลิกไฟล์ คน(หรือ ติดต่อ) ในแถบด้านซ้ายจากนั้นเลือกตัวเลือกของ ตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันเมื่อบันทึกรายชื่อใหม่ใน ชื่อและการกรอก มาตรา.

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-1

ขั้นตอนที่ 3: คลิกปุ่ม OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook

ขั้นตอนที่ 4: เลื่อนไปที่มุมมองบุคคล (หรือผู้ติดต่อ) เปิดโฟลเดอร์ A ในบานหน้าต่างนำทางเลือกผู้ติดต่อหนึ่งรายในโฟลเดอร์จากนั้นเลือกผู้ติดต่อทั้งหมดโดยคลิกที่ Ctrl +Aในขณะเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 5: คลิกขวาที่รายชื่อที่เลือกจากนั้นคลิกที่ไฟล์ ย้าย > B โฟลเดอร์จากเมนูคลิกขวา ดูภาพหน้าจอด้านล่าง:

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-5

หมายเหตุ: หากโฟลเดอร์ปลายทางไม่ปรากฏในเมนูคลิกขวาให้คลิกที่ไฟล์ ย้าย> โฟลเดอร์อื่น ๆ จากเมนูคลิกขวาจากนั้นระบุโฟลเดอร์ปลายทางแล้วคลิก OKในกล่องโต้ตอบย้ายรายการ

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-6

ขั้นตอนที่ 6: หากมีผู้ติดต่อที่ซ้ำกันอยู่จะปรากฏขึ้นในกล่องโต้ตอบที่ตรวจพบผู้ติดต่อซ้ำ เพียงคลิกที่ไฟล์ การปรับปรุงทั้งหมดปุ่ม

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-2

จากนั้นผู้ติดต่อทั้งหมดในโฟลเดอร์ A จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ B โดยมีการรวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมด

AI Mail Assistant ใน Outlook: การตอบกลับที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น การสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งขึ้น (เวทย์มนตร์เพียงคลิกเดียว!) ฟรี

ปรับปรุงงาน Outlook ประจำวันของคุณด้วย AI Mail Assistant จาก Kutools for Outlook เครื่องมืออันทรงพลังนี้เรียนรู้จากอีเมลที่ผ่านมาของคุณเพื่อให้การตอบกลับที่ชาญฉลาดและแม่นยำ เพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาอีเมลของคุณ และช่วยให้คุณร่างและปรับแต่งข้อความได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัตินี้รองรับ:

การตอบกลับอัจฉริยะ: รับการตอบกลับที่สร้างขึ้นจากการสนทนาที่ผ่านมาของคุณ ปรับแต่ง แม่นยำ และพร้อมใช้งาน
เนื้อหาที่ได้รับการปรับปรุง: ปรับแต่งข้อความอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อความชัดเจนและผลกระทบ
องค์ประกอบที่ง่ายดาย: เพียงระบุคำหลัก แล้วปล่อยให้ AI จัดการที่เหลือด้วยสไตล์การเขียนที่หลากหลาย
ส่วนขยายอัจฉริยะ: ขยายความคิดของคุณด้วยคำแนะนำที่คำนึงถึงบริบท
สรุป: รับภาพรวมโดยย่อของอีเมลขนาดยาวทันที
การเข้าถึงทั่วโลก: แปลอีเมลของคุณเป็นภาษาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัตินี้รองรับ:

การตอบกลับอีเมลอัจฉริยะ
เนื้อหาที่ปรับให้เหมาะสม
แบบร่างตามคำหลัก
ส่วนขยายเนื้อหาอัจฉริยะ
การสรุปอีเมล
การแปลหลายภาษา

เหนือสิ่งอื่นใดคุณสมบัตินี้คือ อย่างสมบูรณ์ ฟรี ตลอดไป! อย่ารอช้า—ดาวน์โหลด AI Mail Assistant ตอนนี้และเพลิดเพลิน!

รวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันระหว่างการย้ายใน Outlook 2007

ใน Outlook 2007 หากคุณต้องการผสานผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเมื่อย้ายจากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่งคุณจะต้องเปิดใช้งานตัวเลือกของ ตรวจสอบผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน.

ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่ม เครื่องมือ> Options.

ขั้นตอนที่ 2: ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกการเปิดให้คลิกไฟล์ ตัวเลือกการติดต่อปุ่ม

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-3

ขั้นตอนที่ 3: ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกการติดต่อใหม่ให้เลือกตัวเลือกของ ตรวจสอบผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน ชื่อและตัวเลือกการยื่นสำหรับผู้ติดต่อใหม่มาตรา.

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-4

ขั้นตอนที่ 4: คลิกสอง OKปุ่มเพื่อปิดกล่องโต้ตอบทั้งสอง

จากนั้นคุณสามารถติดตาม ขั้นตอนเดียวกับที่เราแนะนำใน Outlook 2010 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เพื่อรวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเมื่อย้ายจากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่ง

ผสานผู้ติดต่อที่ซ้ำกันที่มีอยู่ในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่ระบุได้อย่างง่ายดายด้วย Kutools for Outlook

ในการรวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมดที่มีอยู่ในโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่ระบุใน Outlook ได้อย่างง่ายดายที่นี่ฉันขอแนะนำ Merge รายชื่อซ้ำ ประโยชน์ของ Kutools สำหรับ Outlook. โปรดทำดังนี้เพื่อให้เสร็จสิ้น

1 คลิก Kutools> ลบรายการที่ซ้ำกัน> รายชื่อซ้ำ เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-01

หมายเหตุหากมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีที่มีโฟลเดอร์รายชื่อติดต่อขนาดใหญ่ใน Outlook ของคุณหน้าต่างโหลดโฟลเดอร์ที่ติดต่อจะปรากฏขึ้น คุณสามารถข้ามบัญชีอีเมลที่โหลดปัจจุบันเพื่อเพิ่มความเร็วในการโหลดตามความต้องการของคุณหรือรอจนกว่าโฟลเดอร์รายชื่อทั้งหมดจะโหลดเสร็จ

2. หลังจากโหลดโฟลเดอร์รายชื่อเสร็จแล้วไฟล์ รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 1 (จาก 4) ตัวช่วยสร้างจะปรากฏขึ้น โปรดตรวจสอบโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่มีรายชื่อซ้ำกันที่คุณจะรวมเข้าด้วยกันจากนั้นคลิกที่ไฟล์ ถัดไป: เลือกฟิลด์ผู้ติดต่อสำหรับการเปรียบเทียบที่ซ้ำกัน ปุ่ม

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-03

ทิปส์:

1. เมื่อเลือกโฟลเดอร์คุณสามารถคลิกขวาที่รายการโฟลเดอร์เพื่อดูตัวเลือกด่วนเพิ่มเติมตามภาพด้านบนที่แสดง
2. โฟลเดอร์ที่เลือกทั้งหมดแสดงอยู่ในช่องด้านขวาคุณสามารถลบจัดเรียงได้ตามที่คุณต้องการ และรายชื่อผู้ติดต่อในโฟลเดอร์ด้านบนจะมีลำดับความสำคัญที่จะถูกเก็บไว้เมื่อจัดการรายการที่ซ้ำกัน

3 ใน โปรดเลือกช่องรายชื่อเพื่อเปรียบเทียบที่ซ้ำกัน กล่องของ รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 2 (จาก 4) วิซาร์ดโปรดเลือกฟิลด์รายชื่อเพื่อกรองรายชื่อที่ซ้ำกันจากนั้นคลิกที่ ถัดไป: เลือกฟิลด์ที่จะแสดงในผลลัพธ์ ปุ่ม

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-04

หมายเหตุ หากคุณตรวจสอบ ค้นหารายการที่ซ้ำกันทั้งหมดในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อที่เลือก ตัวเลือกผู้ติดต่อที่ซ้ำกันภายในโฟลเดอร์ที่เลือกทั้งหมดจะถูกค้นหา มิฉะนั้นรายการที่ซ้ำกันจะถูกค้นหาในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของตนเองแยกจากกัน

4 ใน รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 3 (จาก 4) วิซาร์ดระบุฟิลด์ที่จะแสดงในกล่องผลลัพธ์จากนั้นคลิกที่ไฟล์เริ่มการกรอง ปุ่ม

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-05

5 ใน รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 4 (จาก 4) ตัวช่วยสร้างโปรดกำหนดค่าดังนี้

5.1) ขยายกลุ่มคุณสามารถคลิกผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเพื่อดูตัวอย่างข้อมูลในไฟล์ ดูตัวอย่างข้อมูลติดต่อ กล่อง;
5.2) ใน จะจัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันได้อย่างไร? รายการแบบเลื่อนลงเลือกไฟล์ ผสาน ตัวเลือก;
5.3) คลิกปุ่ม ผสาน ปุ่มเพื่อเริ่มรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-06

6. คลิกตกลงในป๊อปอัป Kutools สำหรับ Outlook กล่องโต้ตอบ

ตอนนี้ผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่ระบุจะถูกรวมเข้าด้วยกัน คุณสามารถเห็นรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันที่จัดการแล้วถูกทำเครื่องหมายด้วยขีดทับในไฟล์ รายการผลลัพธ์. โปรดปิดตัวช่วยสร้างรายชื่อติดต่อซ้ำเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-09

หมายเหตุ :

1. คุณสามารถรวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันที่เลือกไว้ในกลุ่มเท่านั้นโดยคลิกขวาที่กลุ่มจากนั้นเลือก รวมรายการที่เลือกไว้ทั้งหมดในกลุ่ม จากเมนูบริบท

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-07

2. คุณสมบัติ Duplicate Contacts จะจดจำการตั้งค่าทั้งหมด (รวมถึงโฟลเดอร์และช่องรายชื่อที่เลือก) ที่คุณระบุครั้งล่าสุด ครั้งต่อไปเมื่อใช้คุณสมบัตินี้คุณสามารถคลิกไฟล์ เริ่มการกรอง ปุ่มใน รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 1 (จาก 4) วิซาร์ดเพื่อกรองผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยตรงโดยไม่ต้องกำหนดค่าฟิลด์ใหม่

เอกสารผสานผู้ติดต่อ-10

3. คุณลักษณะนี้จะรวมกลุ่มผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมดเข้าด้วยกันหากคุณเลือกช่องกลุ่มผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องตามที่คุณต้องการในไฟล์ รายชื่อซ้ำ - ขั้นตอนที่ 2 (จาก 4) ตัวช่วยสร้าง

หากคุณต้องการทดลองใช้ยูทิลิตีนี้ฟรี (30 วัน) กรุณาคลิกเพื่อดาวน์โหลดแล้วไปใช้การดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้น